Gestión Empresarial: Claves para la Eficiencia Organizacional

La Organización y sus Objetivos

Una organización se define como una unidad productiva o de servicio integrada por recursos humanos, materiales, técnicos o financieros, que se coordinan para alcanzar objetivos específicos. Estos objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener, establecidos cuantitativamente y en un tiempo determinado.

Las finalidades básicas de una organización son:

• Producir bienes y servicios para satisfacer las necesidades sociales.
• Generar valor económico.
• Satisfacer las necesidades de las personas que la integran.
• Asegurar su continuidad a través del tiempo.

La Dirección y sus Niveles

La dirección determina el sentido de la organización, estableciendo una visión clara a ser seguida por los empleados y ayudándoles a entender el papel que juegan en el cumplimiento de las metas. Existen diferentes niveles directivos:

• Altos directivos: Responsables del desempeño de todos los departamentos, establecen metas organizacionales y monitorean a los directivos intermedios.
• Directivos intermedios: Responsables de hallar la mejor forma de usar los recursos departamentales para cumplir las metas.
• Directivos de primera línea: Responsables de las operaciones diarias, supervisan el desempeño del personal en las actividades para generar un bien o servicio.

Habilidades Directivas

Las habilidades directivas se pueden clasificar en:

• Conceptuales: Habilidad para analizar y diagnosticar una situación, distinguiendo entre causa y efecto.
• Técnicas: Conocimiento específico del trabajo y técnicas necesarias.
• Humanas: Habilidad de entender, alternar, dirigir y controlar el comportamiento de individuos y grupos. Incluyen:
  • Motivación de equipos y liderazgo.
  • Dirección de reuniones productivas.
  • Competencia e inteligencia emocional.
  • Administración efectiva del tiempo.
  • Comunicación.
  • Desarrollo del proceso creador.
  • Negociación.
  • Proceso de decisión.

Toma de Decisiones

La toma de decisiones es el proceso de identificar problemas, oportunidades y resolverlos. Existen dos tipos de decisiones:

• Programadas: Decisiones que han ocurrido con frecuencia, para las cuales hay respuestas objetivamente correctas.
• No programadas: Decisiones que son únicas, no están definidas y no hay respuestas aprobadas.

Etapas de la toma de decisiones:

1. Identificación del problema u oportunidad.
2. Diagnóstico y análisis de las causas.
3. Desarrollo de alternativas.
4. Selección de la alternativa.
5. Implementación.
6. Evaluación y retroalimentación de la decisión.

Supervisión, Control y Autoridad

La supervisión es la actividad que se desarrolla al dirigir un grupo de subordinados en quienes se ejerce autoridad. Incluye:

• Establecer metas y objetivos.
• Delegar responsabilidades.
• Asignación del trabajo.
• Instruir al subordinado.

Tipos de controles:

• Preventivo: Se implementa antes de iniciar operaciones, para evitar problemas.
• Recurrente: Tiene lugar durante la fase de acción.
• Correctivo: Se enfoca en la información para corregir desviaciones cuando ya ha ocurrido el evento.

Tipos de autoridad:

• Formal: Concedida por la organización y depende del nivel en la estructura organizacional.
• De línea: Poder formal para dirigir y controlar a los subordinados inmediatos.
• De staff: Especialistas de apoyo en sus áreas de experiencia.

Tipos de poderes:

• Legítimo: Poseído por una persona como resultado de su posición jerárquica.
• Coercitivo: Basado en el temor, la amenaza o la sanción.
• De recompensa: Basado en la capacidad de otorgar beneficios.
• Referente: Basado en rasgos personales agradables.
• Experto: Basado en una destreza particular o conocimiento.

Grupos y Equipos de Trabajo

Desarrollo de Grupos

1. Formación:
   1. Los individuos ingresan al grupo porque se les asigna trabajo o porque esperan un beneficio.
   2. Se definen propósitos, estructura y liderazgo.
2. Adaptación: Conflicto y enfrentamientos, competencia y desacuerdos.
3. Regulación: Cooperación y colaboración, cohesión del grupo, aceptación de diferencias de opinión y esfuerzos por alcanzar las metas.
4. Desempeño: Grupo funcional, aceptación de las funciones de cada integrante.
5. Desintegración: Terminación de las actividades del grupo.

Delegación y Empowerment

La delegación es la obligación de realizar una tarea o actividad asignada. El empowerment es el proceso de facultar poder y autoridad a los empleados.

Tipos de Conflicto

• Latente.
• Interpersonales.
• Internos de grupo.
• Interorganizacionales.

Negociación

La negociación es el proceso que se usa para satisfacer necesidades cuando otra persona controla lo que nosotros queremos.

Aspectos de la negociación:

• Tener una idea clara de la negociación.
• Verla como un proceso que requiere una planeación previa.
• Mantener un manejo interpersonal equilibrado entre la razón y la emoción.
• En la negociación de conflictos, es muy importante mantenerse orientado a los resultados concretos.
• El propósito es resolver un problema en conjunto, con ventajas para ambas partes.
• Equilibrio entre asertividad y empatía.

Inteligencia Emocional

La inteligencia emocional es la capacidad para reconocer nuestros propios sentimientos, los de los demás, motivarnos y manejar adecuadamente las relaciones que sostenemos con los demás y con nosotros mismos.

Beneficios de la inteligencia emocional:

• Manejo del estrés.
• Menor soledad y ansiedad.
• Tolerancia ante frustraciones y control del enojo.
• Menor comportamiento agresivo y autodestructivo.

Motivación

La motivación es la habilidad de la empresa para crear un entorno en el cual los empleados estén dispuestos a trabajar para conseguir el cumplimiento de las metas de la empresa.

• Intrínseca: Se desempeña para beneficio de la persona en cuanto a logros y reconocimientos.
• Extrínseca: Se desempeña para adquirir gratificaciones materiales como el salario, vacaciones, etc.