Gestión Eficiente de la Recepción de Pedidos y Control de Mercancías

1. Proceso de Recepción de Pedidos

1.1 Documentos de Recepción

Durante la transferencia de propiedad de la mercancía entre el proveedor y el cliente se emplea el albarán. La responsabilidad del transportista se limita a entregar la mercancía en las mismas condiciones; el vendedor garantiza el contenido y la calidad.

• Transportes: Vehículo propio o contratado a un tercero.
• Denominación: Albarán, carta de porte, packing list.
• Documento emitido: Proveedor o transportista.
• Entregado: Comprador.

1.2 Etapas de Recepción de Mercancía

• Recepción simple de mercancía: Se realiza en el momento de la llegada del transportista al almacén y antes de la descarga. Consiste en comprobar la mercancía.
• Revisión de documentación y control cuantitativo: Recuento de paquetes para verificar que no hay daños. Se debe escribir en la carta de porte y se verifica en presencia del transportista.
• Control cualitativo: Se desempaqueta la mercancía para comprobar su estado y verificar su integridad. Se registra en la ficha de entrada la mercancía recepcionada.
• Control de calidad: Lo realiza el departamento de compras. Debe informar al proveedor o transportista, según los términos de compra, en el plazo fijado.

1.3 Intervinientes de Recepción

• Supervisor de entrada: Controla los accesos y recepciona los vehículos para la descarga.
• Responsable de recepción: Encargado de la recepción física de la mercancía, del control cualitativo y de los productos entregados a proveedores.
• Transportista: Su responsabilidad por pérdidas y averías es limitada.
• Proveedor: Responsable de la calidad y cantidad, así como de la documentación.
• Personal de compras: Asegura la conformidad cualitativa según las condiciones establecidas en el contrato.

2. Incidencias en la Recepción de Pedidos

• Aceptación o rechazo de los bultos de envío.
• Aceptación o rechazo de mercancías enviadas.
• Devolución con posterioridad a la entrega.
• Rechazo: La mercancía no ha sido entregada en perfectas condiciones.
• Devolución: El rechazo se produce con posterioridad a la entrega, cuando el proveedor o transportista ya han puesto a disposición del comprador la mercancía.

2.1 Medios de Comunicación de Incidencias

1. Soporte papel: Carta de reclamación que se envía por correo o fax. Consta de los elementos comunes a todo documento comercial: encabezamiento, cuerpo y pie.
2. Formato electrónico: Ya sea por correo electrónico o sistema EDI (Electronic Data Interchange) de envío y recepción de documentos comerciales de ordenador-comprador a ordenador-vendedor.

3. Pérdida Desconocida

• Errores en el proceso logístico: Fallos de gestión involuntarios.
• Sustracciones externas: Hurtos o robos realizados por personas ajenas a la empresa.
• Sustracciones internas: Hurtos o robos realizados por los propios empleados.

3.1 Cuantificación de la Pérdida

• Inventario teórico: Es el número de unidades registradas en una empresa por cada producto en un momento concreto. Se obtiene mediante la suma de existencias iniciales y entradas, deduciendo las salidas.
• Diferencia de inventario: Se obtiene al restar al inventario teórico el inventario real.

3.2 Factores de Riesgo

• Preparación de pedidos.
• Proceso de entrega y recepción de la mercancía.
• Gestión de devoluciones de producto.
• Mermas y roturas de productos.