Gestión Eficiente de la Recepción de Mercancías: Claves y Procesos

Puntos Críticos en la Recepción de Mercancías

La recepción de mercancías implica dos puntos críticos fundamentales:

• La transferencia de la propiedad de la mercancía del vendedor al comprador.
• La conclusión del contrato de transporte.

Documentación de Envío: Variaciones según el Transportista

Los documentos emitidos varían según quién realice el envío, debido a que las funciones son distintas:

• Si el envío es realizado con vehículos propios, la transmisión de dominio se realiza con la firma del albarán.
• Si el transporte es contratado, el comprador, con la firma de la carta de porte, realiza el acuse de recibo de la mercancía y el estado de la misma.

Objetivos de la Gestión de Recepción de Mercancías

Los principales objetivos al gestionar la recepción de la mercancía son:

• Agilizar el proceso.
• Minimizar errores.
• Reducir retrasos o demoras.

Documentación en la Entrega de Mercancías

¿Qué documento entrega el transportista al comprador si el vendedor encarga el transporte propio?

¿Quién elabora el packing list si el transporte es contratado por un tercero?

El documento que se entrega es el albarán. El vendedor es siempre el responsable de su elaboración, independientemente de la figura que deba pagar o contratar el transporte.

Actividades en la Fase de Revisión y Control Cualitativo

Las actividades que se realizan en la fase de revisión o control cualitativo del envío incluyen:

• Contar los paquetes o bultos descargados.
• Comprobar que no existen daños visibles o externos.
• Expresar reservas por escrito en caso de no conformidad.
• Desempaquetar las mercancías.
• Comprobar la concordancia de los artículos recibidos con los solicitados.
• Anotar en la ficha de registro de entrada.

Naturaleza del Control Cualitativo en la Recepción de Mercancías

El control cualitativo en la recepción de mercancía es una etapa básica en los productos industriales, pero no así en la recepción de empresas comerciales, donde no es habitual; su necesidad dependerá del tipo de producto.

Acciones ante Discrepancias en la Recepción de Pedidos

Si al recibir un pedido, compruebas que los datos que figuran en el albarán de entrega no coinciden con lo que se ha descargado, se pueden realizar dos acciones:

1. Rechazar el envío en su totalidad y comunicárselo en ese mismo momento al vendedor.
2. Aceptar el envío, pero manifestando por escrito la situación. También conviene comunicárselo por teléfono al vendedor.

La Recepción de Pedidos como Fase Crítica del Proceso Comercial

La recepción de los pedidos es una fase crítica del proceso comercial por varias razones:

1. Por el resultado de las estadísticas: el 23% de las entregas en tienda tienen devolución.
2. Porque de ella se genera la obligación de pago, con la emisión de la factura.
3. Porque existen unos plazos limitados para ejercer reclamaciones que se derivan en ese momento.
4. Porque es el punto donde se transmite el dominio de la mercancía.

Etapas o Fases de la Recepción de Pedidos

Las etapas o fases de la recepción de pedidos son:

• Recepción simple
• Revisión documental
• Control cualitativo
• Control de calidad

Fase del Desempaquetado de Mercancías

El desempaquetado de mercancías se cumple en la fase del control cualitativo.

Registro de Mercancías en la Ficha de Almacén

Se procede a dar de alta la mercancía recibida en la ficha de almacén después de finalizar el proceso de control cualitativo, es decir, en la última fase.

Propósito del Recuento y Revisión de Bultos

Los bultos o paquetes descargados se recuentan y revisan para que se complete el proceso de comprobación y que se refleje en la carta de porte o en la copia del albarán. De esta forma, se pueden delimitar responsabilidades.