Gestión Eficiente de Correspondencia: Procesos Postales y Documentación Empresarial

Gestión de Correspondencia: Procesos y Servicios Postales

La correspondencia se define como la comunicación escrita entre dos personas o entidades de empresas diferentes.

Circulación Interna de la Correspondencia

La gestión eficaz de la circulación interna del correo se organiza en las siguientes fases:

• Recepción de correspondencia: Primer punto de contacto para el correo entrante.
• Selección de correspondencia: Identificación y separación de los diferentes tipos de envíos.
• Clasificación de correspondencia: Organización de los documentos según su naturaleza o destino.
• Anotación en el registro de entrada: Documentación formal de la llegada de cada envío.
• Distribución: Entrega final a los destinatarios internos.

Servicios Postales del Sector Público

El Servicio del Sector Público presta sus servicios o productos a través de la Red de Correos y Telégrafos, dependiente del Ministerio de Fomento (actualmente Ministerio de Transportes, Movilidad y Agenda Urbana).

Tipos de Servicios Postales

• Correspondencia Ordinaria (o Descuento): Se refiere a los envíos estándar entregados en el domicilio del destinatario. Incluye:
  • Tarjetas postales
  • Cartas normales
  • Cartas certificadas
  • Y otros formatos de comunicación escrita.
• Paquetería Urgente: Servicio que prioriza la rapidez y la calidad en el envío de paquetes, destacando por su preferencia en la entrega.

Proceso de Entrada de Documentos

La correcta gestión de la documentación entrante es crucial y sigue una serie de pasos definidos:

1. Recepción y Clasificación

   Los servicios de reparto entregan la correspondencia, la cual es clasificada inmediatamente según el tipo de envío (ordinario, certificado, urgente, etc.).

2. Análisis y Comprobación

   Una persona designada se encarga de abrir los sobres y distribuir los documentos a los departamentos correspondientes, verificando su contenido y destino.

3. Registro

   Los documentos reciben un sello con el número de envío y la fecha de entrada. Posteriormente, son anotados en el registro de entradas (ya sea en formato papel o informático) utilizando el número asignado y el día de llegada. Es importante destacar que el Estado tiene la obligación legal de registrar la correspondencia (según la Ley 30/1992, actualmente Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas), mientras que para las empresas, este registro es recomendable cuando el volumen de correspondencia es elevado, ya que facilita la organización, la localización del destinatario y el seguimiento de los envíos.

4. Distribución Interna

   Consiste en el reparto de la documentación entre las personas o departamentos destinatarios finales. Si un documento afecta a varios departamentos, se anota en la sección de "Observaciones" a quién se entrega cada copia o a quién se notifica.

Campos del Registro de Entrada

Un registro de entrada de correspondencia completo debe incluir los siguientes campos:

• Nº de entrada: Número secuencial asignado según el orden de llegada.
• Fecha de entrada: Día en que el documento fue recibido.
• Remitente: Nombre de la persona o empresa que envía el documento.
• Clase de envío: Tipo de documento (ej. carta, impreso, factura, etc.).
• Anexos: Descripción de cualquier material adjunto (ej. catálogo, lista de precios, folleto).
• Destinatario: Persona o departamento interno que recibe el documento una vez registrado.
• Asunto: Breve síntesis del contenido principal del documento.
• Observaciones: Anotaciones adicionales de interés o detalles relevantes.

Preparación de la Correspondencia para Envío

¿Quién Elabora la Correspondencia?

Las personas de cada sección o departamento son las encargadas de preparar la correspondencia que se origina en distintos puntos de la empresa.

¿Cuántas Copias de Cada Documento?

Es una práctica habitual generar dos copias de cada documento: el original, destinado al destinatario externo, y una copia para el archivo interno de la empresa.

¿Cuándo Firmar la Correspondencia?

El documento definitivo debe ser firmado por la persona o autoridad correspondiente antes de su expedición o salida de la empresa.

Expedición del Correo

Registro de Salida

La normativa para el registro de salida es similar a la de las entradas, pero el orden está marcado por la fecha de salida, sin un número de registro asignado de forma secuencial como en la entrada. Este registro solo es obligatorio para los organismos oficiales.

Plegado y Ensobrado

Las empresas con un volumen considerable de documentación suelen disponer de medios mecánicos (máquinas plegadoras y ensobradoras) para optimizar este proceso.

Franqueo y Envío

La expedición es el acto de entrega o depósito de objetos postales para su posterior distribución. Franquear significa pagar previamente el porte del objeto remitido por correo, generalmente mediante sellos. Es decir, las cartas enviadas por Correos son franqueadas para aplicarles los sellos, ya sea por el sistema convencional, mediante sobres prefranqueados o a través de un contrato de franqueo concertado con el servicio postal.