Gestión Eficiente de Correspondencia y Archivo Documental en la Empresa

1. La correspondencia y tipos de mensajería

La correspondencia se define como el conjunto de cartas, documentos o paquetes que se envían o reciben mediante un servicio postal o telemático.

En cuanto a la mensajería, se clasifica principalmente en:

• Mensajería interna: Circula dentro de la propia organización, entre sus departamentos o personas.
• Mensajería externa: Se divide en mensajería de entrada (la que recibe la organización desde el exterior) y mensajería de salida (la que la empresa envía al exterior).

2. Tratamiento de la correspondencia de entrada y salida

El proceso para gestionar la documentación varía según su dirección:

• Correspondencia de entrada: Sigue cuatro etapas fundamentales: recepción, verificación del estado, registro (anotación de datos en libros de entrada), clasificación, ordenación según criterios establecidos y distribución a sus destinatarios finales.
• Correspondencia de salida: El proceso incluye la elaboración, redacción y firma, la recogida de los documentos en los departamentos, el registro de salida, estampado de sello y anotación de datos, y el envío final a través del servicio elegido.

3. Medios de envío

Existen diversas opciones para hacer llegar la documentación al destinatario:

• Servicios de Correos: Ofrece múltiples modalidades como carta ordinaria, carta urgente, carta certificada con firma del destinatario, burofax (entrega fehaciente), telegrama y servicios de paquetería como el Postal Exprés.
• Compañías de mensajería privada: Proporcionan servicios nacionales, urgentes, entrega en el mismo día o al día siguiente e internacionales, adaptándose a las necesidades horarias del cliente.
• Medios telemáticos: Incluyen el correo electrónico, el fax y servicios de oficina virtual que permiten gestionar envíos de forma online.

4. El archivo: definición y objetivos

Un archivo es el conjunto ordenado de documentos producidos por una empresa en el ejercicio de su actividad con el fin de facilitar su gestión diaria.

Sus objetivos principales son:

• Guardar y conservar correctamente la documentación para evitar pérdidas de información.
• Localizar de manera rápida y ágil cualquier documento guardado.
• Controlar la documentación que entra y sale de la organización.

5. Tipos de archivos según su localización física

Dependiendo de cómo se organice el espacio y la responsabilidad de los documentos, el archivo puede ser:

• Gestión centralizada: Existe un único archivo bajo un responsable que custodia toda la información de la empresa. Ahorra espacio, pero puede ser más lento burocráticamente.
• Gestión descentralizada: Cada departamento tiene su propio archivo cerca de sus usuarios. Permite un acceso rápido, pero aumenta los costes y el riesgo de pérdida o duplicación.
• Gestión mixta: Los archivos activos y semiactivos se mantienen de forma descentralizada en los departamentos, mientras que la documentación inactiva se centraliza en un único lugar.