Gestión Eficiente de Bases de Datos y Organización de la Información Empresarial
Concepto y Ventajas de las Bases de Datos
Una base de datos es un conjunto de información cuyos datos están agrupados y organizados.
La utilización de las bases de datos por parte de las empresas presenta una serie de ventajas: como la independencia de los datos, la posibilidad de compartir información, la accesibilidad limitada a algunos usuarios, la rapidez y mejora en el cambio de datos y la facilidad para el cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos.
Creación y Diseño de Bases de Datos
Para hacer una base de datos, lo que la empresa debe realizar es: definir los datos, clasificar la información, decidir cuál es la información que se desea compartir dentro de la empresa y la información que se desea distribuir fuera de la misma.
Diseños de Base de Datos
- Lógico: se realiza a través de la descripción que la empresa hace de los datos que tiene.
- Físico: es el diseño que realizan los especialistas en bases de datos y que identifica los elementos de datos y la manera de agruparlos usando la estructura de las bases de datos.
Estructura y Funciones Principales
Estructura de una Base de Datos
La estructura de una base de datos se compone de: tablas (que se dividen en filas y columnas), campos (es la información sobre cada elemento de la columna), registros (cada fila contiene la totalidad de los datos) y el lenguaje SQL.
Funciones de las Bases de Datos
- Poder especificar los tipos de datos, consultar y actualizar la información.
- Permitir el acceso de varios usuarios.
- Establecer la restricción de acceso.
- Poder hacer copias de seguridad.
Normativa y Seguridad de la Información
Toda empresa que realice una actividad mercantil en España y maneje datos de carácter personal está obligada a cumplir la normativa sobre protección de datos.
Niveles de Seguridad en Protección de Datos
- Básico: si los datos personales que posee la empresa son solo identificativos.
- Medio: si con esos datos podemos realizar un perfil de esa persona.
- Alto: si poseen datos referentes a la salud, religión, origen racial, vida sexual, etc.
Gestión de Archivos y Correo Electrónico
Los Archivos y su Organización
Los archivos son un conjunto de datos que están almacenados en el disco duro del ordenador. Los ordenadores organizan, ordenan y estructuran los archivos en jerarquías llamadas carpetas o directorios, de tal manera que se guardan los archivos en carpetas; por ello, a cada carpeta se le asigna un nombre por el cual podemos identificarla.
Clases de Software de Correo Electrónico
- Windows: Outlook Express
- Macintosh: Mail
- Netscape: Messenger
- Unix: Pine
Los mensajes en el correo electrónico se organizan en carpetas: las predeterminadas y las personalizadas.