Gestión Eficiente de Archivos Documentales

El Archivo

El Archivo es el conjunto ordenado de documentos que una persona, sociedad o institución produce en el ejercicio de sus funciones o actividades.

Utilidad del Archivo

Es muy importante archivar correctamente porque va asociado a la rapidez en la búsqueda. El archivo ha de ser tan sencillo de manejar que cualquier persona que necesite la información depositada en él pueda encontrarla rápidamente y de una forma simple. Debemos ser selectivos y capaces de distinguir lo que es útil de lo poco relevante.

Funciones y Finalidades del Archivo

Este debe cumplir al menos las siguientes funciones:

• Almacenar: la información recibida.
• Conservar: la información correctamente.
• Recuperar: rápidamente y en el momento oportuno.

En cuanto a las finalidades del archivo, deben ser:

• Ser el núcleo de la información y documentación de la organización, así el trabajo se realiza de manera más eficaz posible.
• Proporcionar los mejores servicios al menor coste.
• Ser una herramienta que facilite la conservación de los documentos.

Clases de Archivos

Existen diversos criterios para clasificar los archivos, si bien, los más importantes son frecuencia y lugar.

Según la Frecuencia

• Archivos activos: contienen la documentación más usada y que debe estar al alcance del trabajador.
• Archivos semiactivos: contienen la información no activa que utilizamos de manera circunstancial y que debe estar próxima al archivo activo.
• Archivos pasivos: contienen aquella información que no se utiliza casi nunca y que se guarda por cuestiones legales o de valor histórico.

Según el Lugar

• Archivos centralizados: documentación que concierne a toda la empresa en su conjunto.
• Archivos descentralizados: documentación que afecta a una parte de la empresa o departamento.

Sistemas de Ordenación de Archivos

Ordenar documentos es juntarlos de acuerdo con una norma o criterio conocido, que permitirá localizarlos fácilmente en una búsqueda posterior.

Los sistemas más utilizados son:

1. Ordenación alfabética: consiste en colocar las palabras elegidas siguiendo el orden que establece el alfabeto.
2. Ordenación numérica: consiste en archivar los documentos asignando a cada uno de ellos un número correlativo. Este número puede ser una parte del documento (Nº factura) o uno asignado por el gestor.
3. Ordenación alfanumérica: consiste en archivar documentos combinando letras y números.
4. Ordenación geográfica: consiste en asociar los documentos según la situación geográfica, empezando por países, comunidades autónomas, provincias, localidades y, por último, domicilios. Y en caso de que coincidiesen varios datos se ordenaría alfabéticamente.
5. Ordenación cronológica: coloca la documentación siguiendo un orden cronológico, de acuerdo con una fecha.

Procedimiento para Archivar Documentos

Un buen procedimiento para archivar la documentación podría ser:

1. Revisar los documentos: observar que cumplen los requisitos para ser clasificados y archivados.
2. Clasificar los documentos: distinguir los útiles de los que no lo son.
3. Ordenar los documentos clasificados como útiles: ordenarlos siguiendo alguno de los sistemas estudiados.
4. Archivar los documentos previamente ordenados: colocar los documentos en su lugar correcto.