Gestión Eficiente del Aprovisionamiento y Almacenamiento en Centros Sanitarios

Gestión del Aprovisionamiento Sanitario

El aprovisionamiento consiste en suministrar los artículos necesarios para poder realizar nuestra actividad, garantizando en todo momento que el suministro esté disponible para cualquier emergencia. Un adecuado aprovisionamiento implica calcular las necesidades, comprar productos, obtener pedidos, almacenarlos, conservarlos y distribuirlos adecuadamente, considerando siempre el plazo de aprovisionamiento.

Los Almacenes: Tipos y Funciones

Los almacenes son los lugares donde acumulamos la mercancía necesaria para poder ofrecer un servicio de calidad; es el espacio físico donde colocamos los productos que debemos mantener en stock.

Tipos de Almacenes

• Almacenes centrales: Ámbito de comunidad autónoma o provincia.
• Almacenes completos en el hospital: Guardan la mayor parte de los materiales. Su ventaja es que se dispone de ellos de manera rápida; el inconveniente es que se requiere invertir mucho dinero para la compra y el almacenamiento, corriendo el riesgo de que los productos caduquen.
• Almacén pequeño: Con control garantizado de los proveedores.
• Almacenillos: Contienen el material suficiente para realizar el trabajo diario.

El Funcionamiento de un Almacén

El proceso operativo sigue estas etapas:

1. Solicitud del pedido.
2. Recepción: El personal del almacén lo recepciona y comprueba que el envío recibido es el solicitado. Se sitúa en la entrada del almacén.
3. Comprobación de la mercancía recepcionada.
4. Colocación del pedido:
   • Los materiales pesados se ubican en zonas determinadas.
   • En las cabeceras de las estanterías habrá guías donde figurarán los grupos de materiales, los códigos y los estantes donde se encuentran.
   • Los productos de más uso se colocarán más próximos a la salida.
   • Los artículos con fecha de caducidad más próxima se colocarán en los lugares de más fácil acceso.
   • No se aconseja el cambio de colocación frecuente.
   • Es vital conservar una temperatura concreta y, si es necesario, introducirlos en frigoríficos o locales con aire acondicionado.
   • Los productos tóxicos deben guardarse en armarios de seguridad.
5. Despacho y suministro: Existen dos pautas para suministrar:
   • Sistema programado: Productos que habrán de distribuirse según las hojas de pedido.
   • Sistema imprevisto o urgente: No necesita programación, responde a la necesidad inmediata. Ambos sistemas se complementan.
6. Distribución y reparto: Se hará en función de las necesidades específicas de cada servicio asistencial y de los pedidos previamente solicitados, estableciendo rutas de reparto y reposición de cada uno de los productos (control de stock).

Principios Básicos del Control de Stock

• Stock mínimo fijado por el almacén.
• Cantidades pendientes de suministro.
• Número de pedido y fecha.
• Plazo de entrega previsto.

Clasificación de los Materiales

Clasificación ABC

• A: Productos caros y de pocas existencias (ej. equipo de electrocardiograma).
• B: Productos en una posición intermedia.
• C: Productos numerosos y de menor importancia económica (ej. guantes).

Otras Clasificaciones

• Índice de rotación, uso y duración:
  • Material fungible: Se gasta con su uso (ej. jeringas desechables).
  • Material inventariable: De larga vida (ej. mobiliario).
• Tipo de material de construcción: Por ejemplo, materiales de plástico.

Catálogo y Homologación de Productos

El catálogo es la relación de todos y cada uno de los artículos sanitarios que se encuentran homologados. Su elaboración depende de la Comisión de Adquisiciones y Homologación de Productos del hospital, la cual decide qué artículos se catalogan. Su utilidad radica en que define cada uno de los artículos susceptibles de uso en el hospital; cada artículo llevará un código o clave para que el personal sanitario lo pueda reconocer.

Ficha de Artículo

Debe contener la siguiente información:

• Grupo, subgrupo y familia.
• Descripción del artículo.
• Unidad: Servicios hospitalarios autorizados al consumo.
• Precio medio de las existencias.
• Rango: Se señala alguna de las categorías de la clasificación ABC y técnica.