Gestión Eficiente de Almacenes: Stock, Inventarios y Procesos Logísticos Esenciales

La gestión de stocks es el conjunto de procesos por los cuales se determina el intervalo dentro del cual debe estar el stock de cada artículo del almacén y las operaciones para mantener el stock dentro de esos límites.

La Ficha de Almacén: Información Clave para la Gestión

La ficha de almacén de un artículo incluye toda la información necesaria para gestionarlo y está disponible para todo el personal que necesite consultarla.

Contenido de Cada Ficha de Almacén:

• Número de referencia: Código alfanumérico que identifica el artículo.
• Identificación del producto: Por principio activo, por nombre, etc.
• Datos del producto: Fecha de entrada, de caducidad y lote.
• Datos del stock: Stock en el momento de la consulta, máximo, de seguridad, mínimo y punto de pedido.
• Datos del proveedor: Nombres, teléfonos, direcciones de correo electrónico y tiempo de reposición del producto.
• Precios: Precio medio anual y precio unitario.
• Condiciones de conservación: Requisitos especiales (temperatura de conservación, humedad, etc.).

Tipos de Almacenes y Zonas Operativas

Almacenes Centrales y Distribución

Generalmente pertenecen a los proveedores y almacenan grandes cantidades de productos.

Zonas Clave del Almacén:

• Recepción y entrada: Área destinada a la supervisión, control y registro de las mercancías entrantes.
• Zona de almacenamiento: Área destinada al depósito de las mercancías, de acuerdo con sus características de volumen y conservación.
• Zona de salida: Área en la que se preparan los pedidos para su distribución y se registran las salidas.

Control de Caducidades y Métodos de Gestión

Por control de caducidades entendemos todos los procesos y operaciones necesarios para detectar los productos caducados y proceder a su sustitución.

• Se utiliza el método FIFO (First In, First Out) o FEFO (First Expired, First Out).

Procesos Clave en la Gestión Básica del Almacén

• Planificación de necesidades.
• Tramitación de un pedido.
• Recepción del pedido y entrada de los artículos al almacén.
• Recepción de solicitud por parte de profesionales o almacenes dependientes.
• Salida de los artículos solicitados.

Conceptos Fundamentales de Stock y Aprovisionamiento

La gestión de stocks es el conjunto de procesos por los cuales se determina el intervalo dentro del cual debe estar el stock de cada artículo del almacén y las operaciones para mantener el stock dentro de esos límites.

Definiciones de Tipos de Stock:

• Stock mínimo: Cantidad mínima de una referencia que puede haber en el almacén sin correr el riesgo de que se agote, mientras el consumo es el habitual.
• Stock de seguridad: Cantidad de una referencia, superior al stock mínimo, que se considera necesaria para atender no solo las necesidades, sino también las incidencias que se puedan producir.
• Punto de pedido: Es el stock que, teniendo en cuenta las necesidades y el tiempo de entrega del proveedor, obliga a realizar un nuevo pedido para evitar que el artículo se agote.
• Stock máximo: Cantidad máxima de una referencia que puede haber en el almacén. Depende de la capacidad de la instalación para mantener las condiciones de almacenamiento y de los costes que representa.

Aprovisionamiento y Rotura de Stock

El aprovisionamiento es el conjunto de actividades destinadas a conseguir que en todo momento haya en el almacén una cantidad igual o superior al stock de seguridad de cada una de sus referencias.

Se produce la rotura de stock de un artículo cuando su provisión se agota en el almacén.

Los Inventarios: Herramientas para el Control de Stock

Un inventario es el recuento manual de todas las referencias, la comparación de las cifras obtenidas con las que tiene registradas el sistema informático y la regularización en el sistema de las desviaciones encontradas.

Tipos de Inventarios:

• Inventario anual: A final de año se cuenta y no puede haber movimientos durante el inventario. Si hay errores importantes, se rastrean las causas. Una vez cuadrado, se regularizan los datos en el sistema.
• Inventario rotativo: El inventario rotativo se realiza continuamente durante el año en ciclos programados, evitando la necesidad de paralizar todo el almacén. Se detectan y corrigen errores de manera constante, manteniendo el sistema actualizado en tiempo real sin esperar al cierre anual.
• Inventario permanente: Se realiza diariamente sobre las referencias con movimientos. Permite detectar y corregir errores el mismo día, evitando roturas de stock y grandes ajustes contables al cierre anual. Su conveniencia debe evaluarse caso a caso.