Gestión Eficiente de Almacenes Sanitarios: Optimización de Recursos y Flujo de Materiales

La Importancia del Almacén en la Prestación de Servicios Sanitarios

El almacén es el espacio físico fundamental que alberga los artículos necesarios para la prestación de un servicio sanitario. Su función principal es la compra, el depósito y la distribución del material sanitario requerido por los distintos servicios y unidades, sin perseguir ningún beneficio económico.

Las funciones del almacén deben estar perfectamente coordinadas para evitar cualquier fallo en la asistencia a los pacientes. Debido al elevado coste de los productos sanitarios y a la limitación de recursos, es imprescindible planificar y gestionar los almacenes de manera eficaz. Esto permite, por un lado, evitar la interrupción de la asistencia por falta de materiales y, por otro, prevenir el almacenamiento excesivo de productos, lo cual dificulta la gestión, incrementa la necesidad de personal y requiere más espacio.

En los hospitales, un departamento específico se encarga de mantener el equilibrio entre las entradas y salidas de material, evitando así el almacenamiento en exceso.

Estructura y Zonas Clave de un Almacén Sanitario

Un almacén sanitario se organiza en distintas zonas para optimizar sus operaciones:

• Zona de Carga y Descarga: Espacio habilitado para la maniobra de los vehículos que acceden al almacén.
• Zona de Recepción y Control: Una vez descargados los materiales, se comprueba la exactitud del pedido, su estado y se clasifica para su posterior colocación.
• Zona de Stock o Almacenamiento: Espacio donde se depositan los productos. Debe contar con estanterías, armarios y, si es necesario, cámaras frigoríficas para mantener las condiciones adecuadas de conservación.
• Zona de Picking y Preparación: Área donde se recuperan los productos de sus lugares de almacenamiento y se preparan para su correcta distribución.
• Zona de Salida y Verificación: Última etapa antes de la distribución, donde se verifica la preparación de los pedidos.
• Zona de Oficinas y Servicios: Espacios destinados al personal administrativo y de gestión del almacén.

Clasificación de Materiales: Fungible e Inventariable

La gestión de materiales se divide en dos categorías principales:

• Material Fungible: Aquel que se consume con su uso. Incluye material desechable de un solo uso, así como material reutilizable pero frágil.
• Material Inventariable: Material de larga duración. Su uso continuado puede deteriorarlo, pero puede ser reparado mediante intervenciones adecuadas.

Factores que Influyen en el Consumo

El consumo de material sanitario varía significativamente según la época del año y la ubicación geográfica del hospital. Por ejemplo, un hospital en una zona costera puede experimentar un mayor consumo de ciertos productos durante el verano.

Tipos de Almacenes según su Acceso

• Almacén Abierto: Ubicado en planta, servicio o áreas pequeñas y accesibles al personal. Contiene material de uso inmediato en planta. Presenta un mayor riesgo de robos.
• Almacén Cerrado: Generalmente de mayor tamaño, requiere personal autorizado para su acceso. Permite el almacenamiento de todo tipo de material y ofrece un mayor control sobre el inventario.

Funciones Clave del Registro y Control de Inventario

El registro y control son esenciales para una gestión eficaz:

• Fichas del Almacén: Documentos donde se registran todos los movimientos del almacén: entradas, salidas, consumo y compras.
• Programas Informáticos: Sistemas que registran el número de unidades entrantes y salientes, facilitando el seguimiento del inventario.
• Inventario: Proceso de contar y revisar manualmente todos los materiales almacenados. Permite controlar las salidas e ingresos de mercancías, estimar gastos y ganancias, y supervisar todos los aspectos relacionados con el producto.

Metodología Just-In-Time (JIT)

El modelo Just-In-Time (JIT) implica que el distribuidor se encarga del almacenamiento del material. Esto representa una ventaja significativa para el hospital, ya que le permite ahorrar espacio, dado que el distribuidor entrega los productos de forma inmediata y los almacena en sus propias instalaciones.