Gestión eficiente de almacenes sanitarios y control de existencias

Clasificación de material sanitario

Productos sanitarios: gasas, sondas, guantes, agujas. Fármacos o medicamentos.

Tipos y funciones de los almacenes sanitarios

Las funciones principales son:

• Comprar suministros.
• Gestionar la mercancía.
• Almacenar los artículos en buen estado.
• Controlar los envíos realizados.
• Controlar los productos almacenados (realizando inventarios periódicamente).

Tipos de almacenes

Almacén general

Grandes, de acceso restringido; se registra lo que entra y lo que sale. Se encuentra en el mismo edificio pero separado de las instalaciones sanitarias.

Almacén de planta

Son pequeños, puede acceder todo el personal. Están en las plantas de hospitales y en departamentos y servicios como esterilización, urgencias, etc. Los celadores son los que transportan los artículos.

Formas de hacer pedidos

• Urgente: cuando una unidad se ha quedado desabastecida; se hace por teléfono ante una urgencia.
• De forma programada: se hace el pedido con tiempo, antes de que se acaben los artículos.

Existencias: productos guardados en el almacén en espera de su uso. Abastecimiento: suministro de productos.

Gestión y valoración de existencias. Aprovisionamiento

Métodos para anticipar el momento en que debe hacerse el pedido:

• Punto de pedido: cuando los productos llegan a una cantidad determinada y se necesita volver a comprar.
• Reaprovisionamiento periódico: la compra de productos se hace en un plazo determinado.

Para hacer un seguimiento de productos se utiliza la ficha de almacén y se realizan inventarios.

Ficha de almacén

Se utiliza para llevar un registro de entradas y salidas de los artículos. Datos a incluir:

• Logotipo del centro.
• Nombre del producto.
• Variedad y cantidad.
• Fecha de pedido.
• Nombre del proveedor.
• Fecha de entrega.
• Nº de factura.
• Coste.
• Nº de serie y lote.
• Cantidad de productos que salen del almacén.
• Fecha de entrada y de salida.
• Unidad o paciente a quien se administra.
• Existencias restantes.

En un control más exhaustivo se añadirían: fecha de entrega del proveedor, punto de pedido, stock de seguridad y fecha de caducidad.

Inventario

Inventario: relación detallada de todos los artículos. Consiste en contabilizar todos los artículos y verificar su existencia. Se debe hacer como mínimo una vez al año. En caso de que no coincidan los datos se analizarán las causas y se tomarán medidas.

Pasos para hacer un inventario

1. Fijar una fecha.
2. Localizar cada producto.
3. Identificar cada uno.
4. Contar el total de artículos de cada clase.
5. Comprobar la existencia de los artículos reseñados.
6. Anotar toda la información obtenida.

Tipos de inventarios

• Físico: registro del producto que se tiene.
• Contable: registro del producto y del dinero asociado.

Nivel de existencias

Los stocks o existencias son los artículos que se encuentran en el almacén a la espera de su uso y deben estar disponibles cuando sean solicitados por algún departamento o servicio del hospital.

Para facilitar la gestión se definen varios niveles:

• Stock óptimo: el que debemos tener diariamente.
• Stock máximo: cantidad máxima de determinados productos.
• Stock mínimo: cantidad mínima de determinados productos.
• Stock de seguridad: material guardado por si hay un aumento de solicitudes de productos o se retrasan los proveedores.
• Stock cero o just-in-time: los productos llegan al almacén cuando se van necesitando.

Rotura de stock: cuando no hay productos en el almacén cuando están solicitados.

Pedido óptimo o lote económico de pedido: cantidad de artículos que se compran con el menor coste posible.

Proveedores

Se localizan a través de catálogos, revistas especializadas del sector, guías telefónicas, fabricantes, exposiciones e internet. En el almacén debe haber un fichero con fichas de proveedores y productos. Datos a incluir en la ficha: datos del proveedor y del artículo.