Gestión Eficiente de Almacén y Documentación en Entornos Clínicos

Gestión del Almacén en Centros Sanitarios

¿Qué es el almacén?

Lugar donde se colocan, clasifican y custodian todos los artículos o materiales adquiridos para su consumo en el centro hospitalario o consulta.

Funciones del Almacén

• Recepción de materiales: Recibir los materiales procedentes del exterior y realizar un control sobre los mismos, devolviendo aquellos que no cumplan lo acordado.
• Organización y ubicación: Colocar los elementos de forma organizada para que se conozca su ubicación y se pueda acceder a ellos rápidamente. Los más perecederos y de mayor movimiento deben estar cerca de la puerta.
• Conservación: Conservar los materiales en perfecto estado, manteniendo envases, embalajes y temperatura adecuados.
• Registro de existencias: Llevar un registro de existencias en el almacén para conocer el número de artículos y asegurar que las existencias coincidan con las reales. La relación de todos los artículos se llama inventario, y se realiza periódicamente un recuento para ajustar el registro.

Gestión del Archivo Clínico

Funciones del Archivo

• Revisión de la documentación clínica antes de su archivo.
• Codificación clínica.
• Almacén y custodia de la documentación.
• Control de préstamos y devoluciones.
• Tratamiento de los pasivos, es decir, de aquellos documentos que tienen muy pocas posibilidades de ser utilizados.
• Custodias especiales.

¿Qué se incluye dentro del control de préstamos y devoluciones?

Tramitación de las solicitudes de préstamos de la historia clínica (HC). Para poder realizar esta función, el archivo debe tener definidos los siguientes apartados:

• Horario de los préstamos.
• Personas autorizadas.
• Motivo por el que se autoriza el préstamo.

Además, incluye:

• Recepción, registro y archivo de las historias devueltas.
• Localización de la documentación, conociendo en todo momento a quién y para qué se ha prestado y cuándo debe ser devuelta.

La Carta Comercial

Funciones de la Carta Comercial

• Permite a la empresa ponerse en contacto con el exterior.
• Contribuye a crear una imagen de la empresa.
• Tiene carácter documental.

Partes de la Carta Comercial

• Inicio: Membrete, fecha y destinatario.
• Contenido: Saludo y texto.
• Final: Despedida, cierre y referencia a anexos.

Gestión de Pedidos en el Sector Salud

¿Qué es el Pedido?

Es la orden en firme que realiza la consulta médica o el hospital para solicitar al proveedor los productos o materiales necesarios, informando también de los detalles de la compra.

Consideraciones al Realizar un Pedido

• Catálogo de productos y precios: Nos informa de las características, precio, denominación y referencia del artículo.
• Plazos de aprovisionamiento: Tiempo transcurrido desde que se envía el pedido hasta que se recibe en el almacén; debe ser corto.
• Cantidad:
  • Necesidades futuras.
  • Caducidad.
  • Plazo de suministros.
  • Stock de seguridad.
  • Capacidad de los almacenes.
• Condiciones de pago.

Contenido Esencial del Pedido

• Datos de identificación de ambas partes.
• Número de pedido.
• Fecha de emisión.
• Descripción de los materiales.
• Cantidad y precio de los productos.
• Lugar de entrega.
• Plazo de entrega.
• Forma de envío.
• Firma del emisor.
• Otros datos relevantes.