Gestión Eficaz de la Historia Clínica: Archivación y Sistemas de Ordenación

Archivado de Historias Clínicas: Custodia y Tipos de Archivos

Como ya se indicó, las Historias Clínicas (HC) son propiedad de las instituciones asistenciales y estas tienen el derecho y la obligación de custodiarlas y conservarlas. Por ello, cada centro asistencial, después de su uso, archiva las HC de sus pacientes/clientes, cualquiera que sea el soporte empleado (papel, audiovisual, informático o de otro tipo), manteniéndolas en custodia un mínimo de cinco años después de la fecha de alta de cada proceso asistencial.

En relación con los tipos de archivos existentes, no todos son iguales. Así, encontramos:

Tipos de Archivos por su Ubicación

• Archivo centralizado: todos los documentos se concentran en un único lugar.
• Archivo descentralizado: los documentos se reparten en secciones. Suele coexistir con el anterior.

Tipos de Archivos por su Uso

• Activo: los documentos que contiene se consultan de forma frecuente (recientes, procesos en fase activa, etc.). Su tiempo de permanencia en él depende de cada caso.
• Definitivo o Pasivo: recoge los documentos que debemos guardar pero que se consultan muy poco.
• Semiactivos: Es el sistema intermedio. En él se recogen los documentos procedentes del archivo activo que no son utilizados, pero que debemos conservar por la normativa legal vigente o por nuestro propio interés. Cuando transcurra el tiempo o ya no nos interesen, pasarán al archivo definitivo o serán destruidos.

Tipos de Archivos por su Soporte Físico

• Manual.
• Informático: no tiene por qué excluir al anterior y puede coexistir con este (por ejemplo, un archivo manual de pruebas complementarias).

Clasificación y Ordenación de Historias Clínicas

Los archivos clínicos, sobre todo en grandes hospitales, pueden llegar a contener un gran número de HC. Para que puedan ser almacenadas y custodiadas adecuadamente, deben tener un sistema apropiado de organización que permita saber en todo momento dónde se encuentra cualquiera de ellas. Recordemos que cuando un paciente es atendido de nuevo, ya sea para ingreso o consulta, es necesario localizar su HC y, una vez finalizada la atención, incluir la información reciente y los nuevos documentos. Por ello, la identificación precisa de la HC es imprescindible.

Entre los principales sistemas de clasificación y ordenación, encontramos:

• Sistema dígito terminal.
• Por fecha de nacimiento: Se emplea la fecha de nacimiento del paciente para guardar la HC.
• Por fecha de atención: Las HC se ordenan cronológicamente teniendo en cuenta la fecha en que ha sucedido la asistencia.
• Alfabético: El archivo se organiza por secciones por letras.