Gestión Eficaz de la Correspondencia y Sistemas de Archivo Empresarial

Gestión Integral de la Correspondencia Empresarial

Correspondencia de Entrada: Recepción, Clasificación, Registro y Distribución

El proceso de correspondencia de entrada implica las siguientes fases:

• Recepción: Los documentos se reciben por correo, fax u otros medios. Su manipulación debe realizarse siguiendo estrictos principios de seguridad y confidencialidad. Es fundamental abrir el correo ordinario y comprobar que la información contenida en el sobre es completa.
• Clasificación: Se utilizan bandejas o estantes clasificados. Si un documento afecta a más de un departamento, se realizan fotocopias. Si el documento no está debidamente identificado, se aparta para aclarar su procedencia.
• Registro: Se sigue el protocolo interno de cada departamento. Se estampa el sello con un número correlativo y la fecha en la parte superior del documento. No se registran documentos de carácter publicitario o comercial.
• Distribución: Se planifica el recorrido que se va a realizar para entregar la documentación a los departamentos antes de comenzar el reparto.

Correspondencia de Salida: Preparación y Expedición

La correspondencia de salida es la comunicación que se establece con el exterior mediante correo, fax u otros medios.

Fases de la Correspondencia de Salida

1. Preparación y Comprobaciones Previas:
   • Se redacta el documento.
   • Se revisa que esté correcto en su forma y contenido.
   • Se firma y se añaden los anexos necesarios.
   • Conviene guardar una copia de todo lo enviado.
2. Recogida: Se recoge la correspondencia destinada a ser enviada, generalmente gestionada por conserjería o secretaría.
3. Registro: Se anota la salida del documento (incluyendo fecha, destinatario, tipo y asunto) siguiendo las normas internas de la empresa.
4. Expedición o Envío: Se comprueba que los datos del destinatario sean correctos, se ensobra, se franquea y se envía por correo o servicio de mensajería.

Servicios de Correspondencia y Paquetería

Existen diversas opciones para el envío de documentos y paquetes:

• Correos: Es el servicio postal público que gestiona el envío de cartas y paquetes, ofreciendo modalidades como el certificado o el reembolso.
• Compañías Privadas: Son empresas de mensajería que suelen ser más rápidas y flexibles, resultando útiles para envíos urgentes o internacionales.

Clasificación de los Tipos de Archivo Empresariales

Según el Soporte

• Archivo en Papel: Documentos físicos guardados en carpetas o archivadores. Su desventaja es que puede ocupar mucho espacio y dificultar la búsqueda.
• Archivo Informático: Documentos digitales. Facilita enormemente la búsqueda, ahorra papel y reduce costes operativos.

Según la Frecuencia de Uso

• Archivo Activo: Documentos que se utilizan con frecuencia. Deben estar ubicados cerca y ser de fácil acceso.
• Archivo Semiactivo: Documentos que se usan poco, pero que deben conservarse por razones legales o administrativas.
• Archivo Inactivo: Documentos que apenas se consultan. Se guardan por su valor legal o histórico y, una vez que dejan de tener valor, deben ser destruidos.

Según el Sistema de Gestión

• Gestión Centralizada: Toda la documentación se guarda en un único lugar bajo la supervisión de un responsable designado.
• Gestión Descentralizada: Cada departamento se encarga de guardar y organizar su propia documentación.
• Gestión Mixta: Combina ambos sistemas, manteniendo parte de la documentación centralizada y otra parte gestionada por los departamentos.

Definición de Archivo

Archivo: Es el conjunto ordenado y clasificado de documentos producidos en el ejercicio y desarrollo de unas funciones o actividades empresariales concretas, puesto al servicio de la empresa con el fin de facilitar su actividad.

Pasos Fundamentales para la Comunicación Escrita Efectiva

Para asegurar una comunicación escrita clara y profesional, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Analizar Previamente el Contexto del mensaje a transmitir.
2. Pensar con Antelación las ideas principales que se desean comunicar.
3. Ordenar las Ideas en los distintos párrafos que conformarán el texto.
4. Elegir Adecuadamente las frases y expresiones que se van a utilizar.
5. Leer y Revisar con atención el texto antes de enviarlo definitivamente.