Gestión Eficaz de la Correspondencia: Entrada, Registro y Distribución

Gestión de la Correspondencia de Entrada

Pasos para la Recepción y Apertura

1. Fecha: Registrar la fecha de recepción.
2. Dirección: Si no aparece en el documento, grapar los documentos al sobre con la dirección del remitente.
3. Comprobar el contenido: Verificar que esté toda la documentación a la que hace referencia la correspondencia. Cuando se adjuntan documentos, suele indicarse al pie del escrito.
4. Bandeja de entrada: Una vez abierto y comprobado el contenido, la correspondencia se coloca en la bandeja de entrada para proceder a su registro.

Anexo: Elemento que acompaña a otro (va grapado).

Registro de la Correspondencia

Los documentos publicitarios, comerciales o informativos no necesitan ser registrados. La correspondencia cerrada solo puede ser abierta por la persona a la que va dirigida y tampoco será registrada. Los correos electrónicos de los que la organización quiera guardar constancia escrita, así como los documentos que llegan a través de fax, suelen registrarse junto con la correspondencia en el registro de entrada.

El primer paso en el registro de la correspondencia de entrada consiste en estampar un sello en la parte superior del documento, asignando un número correlativo y anotando la fecha de recepción. En algunos organismos públicos, el sello se sustituye por una pegatina o impresión mecánica.

Una vez numerada y fechada la correspondencia, hay que registrarla en el libro de registro de entrada con los siguientes datos:

• Número de registro: Es el número correlativo que se le ha asignado a la comunicación.
• Fecha: Es la fecha de llegada a la empresa u organismo público.
• Remitente: Se anota el nombre y dirección de la persona que envía la comunicación.
• Clase: Se indicará si es carta, telegrama, tarjeta postal, libro, paquete, etc.
• Destinatario: Se apuntará la persona o el departamento al que va dirigida la correspondencia.
• Anexos: Se indicará si se adjuntan otros documentos, como pedidos, facturas, cheques, catálogos, etc.
• Asunto: Indicar el tema con palabras clave (ej: 'pedidos', 'cobros').

Distribución de la Correspondencia

Una vez registrada y clasificada, la correspondencia debe ser distribuida a los departamentos o personas correspondientes, teniendo en cuenta lo siguiente:

• Definir un recorrido especificando los despachos y destinos.
• En algunas empresas y organismos públicos, la entrega no se hace en mano, sino en bandejas especiales para dejar la correspondencia (una para la correspondencia de salida y otra para la de entrada).

Tratamiento de la Correspondencia de Salida

Es la que se origina en la empresa u organismo público para comunicarse con el exterior. Etapas:

1. Elaboración: Incluye la redacción, firma y preparación de los anexos que puedan acompañarla.
2. Recogida: Se recoge la correspondencia que los diferentes departamentos de la empresa quieren enviar.
3. Registro: La correspondencia de salida, al igual que la de entrada, se registra de acuerdo con las normas internas de la organización.
4. Envío: Se envía al servicio de Correos o a la agencia de mensajería para que la remita al destinatario.

Elaboración y Comprobaciones Previas

Una vez confeccionada la correspondencia, se presentará para que la firme la persona responsable. Cuando el documento haya sido firmado, se preparan e incluyen los anexos. Es costumbre archivar una copia del documento en el expediente o en una carpeta destinada para ello, para poder realizar comprobaciones posteriores.

Recogida

Dependerá del personal de conserjería o secretaría. Es importante hacer al menos un recorrido diario por los diferentes departamentos. En algunos organismos, la correspondencia de salida se deposita en bandejas para que sea recogida.

Compañías Privadas de Mensajería

• La compañía envía un mensajero para recoger el envío.
• El cliente firma un albarán de recogida, del cual se queda la copia.
• La compañía entrega el envío en la dirección asignada junto con un albarán de entrega, que debe firmar el destinatario.