Gestión Eficaz de la Correspondencia Empresarial: Recepción, Registro y Distribución

La Correspondencia en la Empresa: Un Pilar de la Comunicación

Las empresas se relacionan con el exterior, y la correspondencia es uno de los principales medios con los que cuentan para hacerlo, mediante el intercambio de paquetes y cartas. Es fundamental que se gestione de manera que su consulta posterior sea sencilla y ágil.

Tipos de Correspondencia

La correspondencia se puede clasificar en:

• Correspondencia de Entrada: Es la que recibe la organización. Debe ser recepcionada, clasificada, registrada y distribuida a los diferentes servicios, departamentos o personas de la empresa o entidad pública de un modo que garantice su puntual recepción y circulación interna.
• Correspondencia de Salida: Es la que envía la empresa u organismo público. Debe ser recogida de los diferentes servicios o departamentos de la organización, clasificada, registrada y enviada en los plazos y formas requeridos.
• Correspondencia Interna: Es la que circula dentro de la propia organización. Debe ser distribuida entre los diferentes servicios, departamentos o personas de la entidad.

Tratamiento de la Correspondencia de Entrada

La correspondencia de entrada es la que se recibe en la empresa u organismo público procedente del exterior, tanto por medio del servicio de Correos como de las diferentes empresas privadas de mensajería, así como por fax o correo electrónico.

Etapas del Tratamiento de la Correspondencia de Entrada

El proceso de gestión de la correspondencia de entrada se divide en las siguientes etapas:

1. Recepción: En el momento en que se recibe la correspondencia y otros tipos de envíos postales, se debe verificar su buen estado e informar, en su caso, de posibles daños a efectos de reclamaciones.
2. Registro: La correspondencia y la paquetería se registran conforme a las normas internas de la empresa.
3. Clasificación: El correo y la paquetería recibidos deben clasificarse de acuerdo con los criterios establecidos.
4. Distribución: El correo y la paquetería se reparten a los destinatarios correspondientes en tiempo y forma precisos.

Pasos Detallados de la Recepción

Para una correcta recepción de la correspondencia, siga estos pasos:

1. Firmar el albarán o acuse de recibo que pueda acompañar a la correspondencia.
2. Abrir el correo ordinario. Antes de proceder a la apertura del correo, debe tenerse en cuenta que existen comunicaciones de carácter privado.
3. En caso de que falte la fecha en algún documento, se puede escribir en su borde superior derecho la que aparezca en los matasellos del sobre.
4. Revisar que aparezca la dirección del remitente en el documento. Si no aparece, se debe grapar a los documentos el sobre con la dirección del remitente.
5. Comprobar el contenido del sobre o paquete. Es crucial verificar que esté toda la documentación a la que hace referencia la correspondencia.
6. Una vez que se ha abierto y comprobado el contenido, la correspondencia se coloca en la bandeja de entrada para poder proceder a su registro.

El Registro de Correspondencia

El primer paso del registro de la correspondencia de entrada consiste en estampar un sello en la parte superior del documento, asignando un número correlativo y anotando la fecha de la recepción.

Datos Esenciales para el Registro

Los datos que deben incluirse en el registro son:

1. Número de Registro: Es el número correlativo que se le ha asignado a la comunicación.
2. Fecha: Es la fecha de llegada a la empresa u organismo público.
3. Remitente: Se anota el nombre y la dirección de la persona que envía la comunicación.
4. Clase: Se indicará si es carta, telegrama, tarjeta postal, libros, etc.
5. Destinatario: Se apuntará la persona o departamento al que va dirigida la correspondencia.
6. Anexos: Se indicará si se adjuntan otros documentos, como pedidos, facturas, etc.
7. Asunto: Se debe indicar brevemente el tema de la comunicación (ej. pedidos, cobros, pagos). Si el escrito trata de más de un asunto, se puede indicar con la palabra "varios".

La Clasificación de la Correspondencia

Una vez recibida la correspondencia, se clasifica según su tipo: cartas, impresos, facturas, periódicos, revistas o algún tipo de paquetería.

Apartado de Correos

Un apartado de correos es una caja o sección reservada en una oficina de correos que se identifica con un número y en la que se depositan las cartas y paquetes enviados a un destinatario hasta que este pase a recogerlos.