Gestión Eficaz de la Correspondencia y Archivos: Normativas y Procedimientos

Gestión de la Correspondencia

Entrada de Documentos

Recepción de la correspondencia: Se recibe toda la correspondencia, independientemente del medio utilizado.

Apertura y verificación:

• Se abre y verifica la correspondencia.
• Se entregan cerrados los sobres confidenciales, personales o reservados.
• Se comprueba la existencia de anexos y se adjuntan al documento principal.

Registro

• Se anotan los datos relevantes en un libro de registro.
• Se asigna un número correlativo a cada envío.
• No se registra la correspondencia cerrada o publicitaria.

Distribución interna

• Se clasifica y distribuye según la urgencia y tipo de correo.
• Se resuelven dudas sobre la clasificación mediante consultas internas o con el remitente.

Salida

Preparación de salida

• Elaboración: Se redacta y firma la correspondencia en cada departamento.
• Se generan copias, tanto físicas como digitales.
• Recolección: Se recolecta la correspondencia de los diferentes departamentos.
• Registro: Se registra siguiendo las normas internas de la organización.
• Envío: Se envía utilizando servicios de correos o mensajería para su entrega al destinatario.

Registro

Igual que el registro de la entrada.

Plegado y Ensobrado

Se doblan los documentos y se introducen en los sobres correspondientes, prestando atención a detalles como la visibilidad de la dirección del destinatario en sobres de tipo ventana.

Franqueo y Envío

Se entrega o deposita la correspondencia para su distribución posterior, utilizando servicios de correos o mensajería privada.

Clasificación de Archivos

Según el grado de utilización

• Archivo Activo: Se conservan documentos de uso frecuente.
• Archivo Semiactivo: Contiene documentación que carece de uso frecuente y que tiene una antigüedad relativa.
• Archivo Definitivo: Es donde va a parar la documentación cuando es poco probable que vuelva a ser consultada pero, sin embargo, se considera necesario conservarla.

Según la organización

• Centralizado: Que ocupa un único espacio de departamento.
• Descentralizado: Que no se encuentra unificado en un único espacio físico, sino que está dividido entre los distintos departamentos de una empresa.
• Mixto: Que combina características de los archivos centralizados y archivos descentralizados.

Destrucción de Documentos

Para documentos confidenciales, se recomienda utilizar máquinas destructoras de papel o recurrir a empresas especializadas en destrucción.

Para documentos no confidenciales, se pueden destruir utilizando cualquier método.

Ningún documento debe ser arrojado a la papelera, ya que podría contener datos que comprometan a la empresa. Los datos personales deben ser cancelados cuando dejan de ser necesarios para la finalidad para la que fueron registrados.

Niveles de Seguridad

Básico

• Documento de Seguridad detallando procedimientos.
• Conocimiento del personal sobre sus funciones y obligaciones.
• Registro detallado de incidencias.
• Verificación o autorización de acceso a datos personales.
• Realización de copias de seguridad semanalmente.

Medio (incluye medidas del básico)

• Control continuo del tratamiento de documentos.
• Registro de entrada y salida de archivos.
• Auditoría interna o externa al menos cada dos años.

Alto (incluye medidas de básico y medio)

• Encriptación de datos.
• Conservación de múltiples copias de seguridad en diferentes equipos.
• Control y registro de todos los accesos de usuarios por al menos dos años.
• Almacenamiento bajo llave de información no automatizada, con copias solo por personal autorizado.

Almacenamiento en Soporte Informático

Un archivo informático es un conjunto de información guardada en un formato que permite la lectura y almacenamiento en un ordenador u otro dispositivo informático.

El Cloud Computing:

• Almacenamiento y procesamiento masivo de datos en servidores remotos.
• Acceso a través de internet con clave y contraseña.
• Ofrece servicios gratuitos y de pago.
• Accesible desde diversos dispositivos móviles.

• Disco Duro - Dispositivo
• Directorio - Carpetas
• Archivos - Ficheros

Sanciones

Según la Ley 2/2011, de 4 de marzo de Economía Sostenible, que modificó la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos, las multas por infracciones quedan así:

• Infracciones leves: multas de 900 a 40.000€.
• Infracciones graves: multas de 40.001 a 300.000€.
• Infracciones muy graves: multas de 300.001 a 600.000€.

Derechos de los Ciudadanos según la Ley de Protección de Datos

Los ciudadanos tienen varios derechos en virtud de la Ley de Protección de Datos Personales:

• Derecho de Acceso: Acceder gratuitamente a información sobre cómo se tratan sus datos personales, con qué finalidad y quién tiene acceso a ellos.
• Derecho de Rectificación: Corregir de forma gratuita cualquier información personal que sea incorrecta o incompleta.
• Derecho de Cancelación: Eliminar de forma gratuita los datos personales que sean inadecuados, excesivos o innecesarios, o que se conserven durante más tiempo del necesario.
• Derecho de Oposición: Solicitar gratuitamente que no se traten sus datos personales, especialmente en casos de publicidad y prospección comercial, siempre que exista un motivo legítimo y no se requiera consentimiento.

A nivel nacional, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) supervisa el cumplimiento de la legislación sobre protección de datos. A nivel europeo, la Autoridad Europea de Protección de Datos (AEPD) desempeña un papel similar.

Diferencias entre Burofax y Carta Certificada

El Burofax es un servicio postal que certifica el contenido, el remitente, el destinatario y la fecha de envío de documentos urgentes, con valor probatorio ante terceros y los tribunales. No requiere un número de fax, sino una dirección postal.

La carta certificada solo confirma la entrega de una carta al destinatario mediante una firma o acuse de recibo, pero no certifica el contenido.

La diferencia es que el Burofax certifica el contenido del envío y la carta certificada solo confirma la entrega. El Burofax proporciona una prueba legal más sólida al documentar tanto la recepción como el contenido del documento enviado.

Procedimientos de Seguridad y Confidencialidad

En relación a la ley de protección de datos:

• Definir una política de seguridad y realizar copias de seguridad de los datos.
• En el caso de grandes empresas, elaborar un plan de contingencia ante posibles catástrofes.
• Establecer una política adecuada de copias de seguridad.
• Protegerse contra el acceso no autorizado a los datos.
• Utilizar antivirus y firewall para proteger los equipos.
• Cumplir con requisitos físicos, como tener espacios ignífugos que soporten altas temperaturas y equipos de respaldo para evitar interrupciones del servicio en caso de fallos o roturas.
• Restringir el acceso a la información mediante medidas de control adecuadas.

Finalidad de la Clasificación de Documentos en un Archivo

• Acceder a la documentación con facilidad y rapidez.
• Controlar toda la documentación que entra y sale de la empresa.
• Cumplir las exigencias legales de conservación de algunos documentos durante un plazo determinado.

Funciones del Archivo

• Guardar, conservar y custodiar la documentación.
• Facilitar la localización rápida y eficiente de los documentos.
• Constituir un centro de información para la empresa.
• Cumplir con las disposiciones legales.

Definición de Archivo

Archivo: Es el conjunto de documentos recibidos o producidos por una empresa, organismo público, individuo u otra institución como consecuencia de su actividad y que se conserva para su posterior utilización.

Formas de Clasificación de los Archivos

Alfabética

• Usa las letras del alfabeto como criterio de ordenación.
• Ordenar expedientes con información de personas, como clientes o proveedores.
• Ventajas: Sencillo, permite añadir documentos fácilmente, localización rápida.
• Desventajas: Puede generar dudas, la falta de un documento puede pasar inadvertida.
• Criterios de ordenación: Nombres de personas físicas o empresas.

Numérica

• Asigna un número correlativo y progresivo a cada documento o expediente.
• Documentos que necesitan una ordenación exacta y fácil de identificar.
• Ventajas: Clasificación exacta, fácil detección de documentos faltantes.
• Desventajas: Requiere un índice-guía, dificultad para intercalar nuevos documentos.
• Criterios de ordenación: Números correlativos.

Alfanumérica

• Combina sistemas alfabéticos y numéricos, utilizando letras y cifras.
• Situaciones que necesitan la precisión numérica y la ordenación alfabética.

Geográfica

• Ordenación basada en criterios geográficos: país, región, población, calle.
• Archivos que necesitan ser organizados por ubicación geográfica.
• Ventajas: Facilita la gestión de documentos por ubicación.
• Desventajas: Puede ser complicado si hay muchas ubicaciones similares.
• Criterios de ordenación: País, región, municipio, calle, número.

Temática

• Clasificación basada en el tema o asunto de los documentos.
• Documentos agrupados por temas y subtemas.
• Ventajas: Fácil de organizar y utilizar.
• Desventajas: Dificultad si el tema es desconocido, un documento puede estar relacionado con más de un asunto.
• Criterios de ordenación: Alfabético, numérico o cronológico dentro de cada tema.

Cronológica

• Clasificación por orden de fechas.
• Documentos que se gestionan por fecha de recepción o generación.
• Ventajas: Fácil de organizar y añadir nuevos documentos.
• Desventajas: Necesario conocer la fecha, dificultad si se extrae un documento.
• Criterios de ordenación: Fechas en orden ascendente o descendente.

Mixta

• Combinación de dos o más sistemas de clasificación.
• Situaciones que requieren más de un criterio para una organización óptima.
• Ventajas: Flexibilidad y adaptabilidad a diversas necesidades.
• Desventajas: Puede ser más complejo de implementar y mantener.

El Ciclo de Vida de los Documentos

Creación

Es el primer paso donde se genera el documento, ya sea redactándolo, recopilando datos o recibiendo información externa.

Importancia: Garantiza que la información se registre adecuadamente desde el inicio.

Clasificación, Ordenación y Utilización

• Clasificación: Asignar una categoría o tema al documento.
• Ordenación: Organizar los documentos dentro de su categoría asignada.
• Utilización: Los documentos se consultan y utilizan activamente para necesidades operativas y administrativas.

Importancia: Facilita el acceso rápido y eficiente a la información.

Archivado y Conservación

• Archivado: Guardar el documento en un archivo una vez cumplida su función operativa.
• Conservación: Mantener los documentos archivados en buenas condiciones.

Importancia: Preserva la información para consultas futuras y cumplimiento legal.

Transferencia

Cuando los documentos ya no son necesarios en su ubicación original pero deben conservarse, se transfieren a un archivo intermedio o histórico.

Importancia: Libera espacio en archivos activos y mantiene la información accesible.

Eliminación

Cuando los documentos ya no tienen valor operativo, legal o histórico, se eliminan de manera segura.

Importancia: Protege la información sensible y cumple con políticas de retención y eliminación.

Valor de los Documentos

Valor Primario

Es el que se fundamenta en la utilidad o finalización para la que éste ha sido diseñado. Se divide entre:

• Valor administrativo: Apoya la gestión administrativa de una actividad. Ejemplo: el valor de un albarán en el proceso de compra.
• Valor jurídico o probatorio: Documentos que respaldan un acto jurídico y prueban obligaciones y derechos entre partes. Ejemplo: el valor de un contrato de compraventa.
• Valor financiero o económico: Documentos creados como herramientas de pago.

Valor Secundario

Es el que puede adquirir un documento una vez finalizado el período de tiempo de vigencia de la utilidad para la que fue creado.

Incluye el valor que los documentos pueden adquirir como fuente de documentación histórica o de investigación. Ese valor es poco relevante en el mundo de la gestión de la empresa.

Niveles de Protección de Datos

• Nivel Básico: Datos identificativos, como el NIF, NºSS, nombre, apellidos, dirección, teléfono, firma, imagen, e-mail, nombre de usuario, número de tarjeta, matrícula, etc.
• Nivel Medio: Datos sobre infracciones administrativas o penales, solvencia o crédito, datos tributarios o de la Seguridad Social, datos de prestación de servicios financieros, y datos referentes a la personalidad o comportamiento de las personas, como gustos, costumbres, aficiones, etc.
• Nivel Alto: Datos sobre ideología, religión, creencia, origen racial, salud, vida sexual o violencia de género.

Procedimientos de Seguridad y Confidencialidad

• Las empresas deben aplicar procedimientos para asegurar la confidencialidad de los datos en su correspondencia y prevenir el acceso no autorizado.
• Es obligatorio informar a los terceros sobre la inclusión de sus datos en un fichero y su propósito.
• Se debe informar sobre los derechos ARCO (nuevos derechos RGPD).
• El responsable del fichero debe adaptar medidas de seguridad para evitar la alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado de los datos.
• Sanciones por incumplimiento: 900€ a 600.000€.

Ventajas e Inconvenientes de un Archivo en Soporte Informático Respecto al Físico

• Ventajas:
  • Ahorra espacio en almacenamiento.
  • Facilita organización, actualización, búsqueda y eliminación de datos.
  • Permite consultas rápidas y automáticas.
  • Acceso y reproducción sencillos desde distintos usuarios y lugares.
  • Ayuda en copias de seguridad y recuperación de errores.
  • Menor gasto en impresiones.
  • La información es duradera.
• Desventajas:
  • Requiere conocimientos informáticos.
  • Costoso en equipos y programas.
  • Menos comodidad.
  • Riesgo de acceso no autorizado y pérdida de datos.
  • Posibles problemas técnicos.
  • No siempre válido legalmente.