Gestión Eficaz de la Correspondencia y Archivos Empresariales

La Correspondencia Comercial

Características

• Perdura en el tiempo.
• Es muy numerosa.

Consecuencias

• Requiere muchas tareas.
• Absorbe mucho tiempo y esfuerzo.
• Hace que se acumulen papeles que hay que clasificar, guardar o destruir.

Trabajos que Conlleva

• Manipulación y tratamiento de la correspondencia.
• Tareas relacionadas con la entrada de documentos.
• Elaboración de documentos de ámbito interno y externo.
• Tareas relacionadas con la salida de documentos al exterior.
• Clasificación, archivo y custodia de los documentos y sus copias.

Contenido del Registro de Entrada

• Número de entrada: El que corresponde en orden de llegada.
• Fecha de entrada: Día y mes en que se recibe el documento.
• Remitente: Nombre de la persona que lo envía.
• Clase de envío: Carta, impreso, revista, etc.
• Anexos.
• Destinatario: Persona o departamento al que va dirigido.
• Asunto: Síntesis del contenido.
• Observaciones: Para cualquier anotación de interés.

Contenido del Registro de Salida

• Fecha de salida.
• Destino: Nombre de la persona a quien se dirige y la localidad.
• Fecha del documento: Puede ser anterior a la de salida.
• Clase de envío: Carta, impreso, etc.
• Anexos.
• Asunto: Síntesis del contenido.
• Origen: Persona o departamento de la empresa que emite el documento.
• Observaciones: Anotaciones de interés.

El Archivo: Definición

Local en que se guarda la documentación o conjunto ordenado de documentos.

Funciones del Archivo

• Guardar, conservar y custodiar la documentación.
• Facilitar la localización rápida y eficiente de documentos.
• Constituir un centro activo de información.
• Cumplir con las disposiciones legales.

Documentación Clave para Archivar

Libros Oficiales

• Libros de inventarios y cuentas anuales.
• Libro diario.
• Libro de actas.

Documentos Mercantiles

• Facturas.
• Libro de registro (de facturas recibidas y de emitidas).
• Documentos relacionados con la constitución de la empresa.
• Justificantes del pago de impuestos.
• Contratos de compra-venta.

Documentos Sociolaborales

• Contratos de trabajo.
• Justificantes de salarios o nóminas.
• Liquidación de Seguridad Social (S.S.).

Sistemas de Archivo

Archivo Centralizado

Ventajas:

• Puede ser atendido por profesionales especialistas.
• Puede establecerse criterios únicos para la clasificación.
• La documentación está concentrada en un solo lugar.
• Se necesita menos tiempo para la búsqueda de los documentos.

Desventajas:

• Todos los departamentos dependen del archivo central.
• Puede hacer que las gestiones se demoren.
• Es necesario disponer de algún sistema para controlar la documentación.

Archivo Descentralizado

Ventajas:

• Mayor proximidad y accesibilidad desde cada una de las secciones de la empresa.
• Localización más rápida.

Desventajas:

• Se repiten las tareas de archivo.
• Se multiplican los espacios, equipos y materiales.
• El personal realiza también otras tareas y no es especialista en archivos.

Clasificación de Archivos por Frecuencia de Uso

Archivo Activo

Para guardar los documentos que se consultan con frecuencia.

Archivo Semiactivo

Recoge la documentación procedente del archivo activo, que ha dejado de estar vigente, pero que no se va a destruir de inmediato, por interés propio o por imperativo de la ley.

Archivo Inactivo

Para guardar los documentos que aunque hayan perdido su vigencia siguen teniendo un valor histórico o documental para la empresa.