Gestión Eficaz de Compras: Optimización de Procesos y Documentación

Gestión Eficaz de Compras

Descripción de Tareas

Elaboración de Fichas

• Elaboración de Fichas de Producto (Elab.F.Prod): Indicar las empresas suministradoras y el precio. Archivar en carpetas colgantes las fichas de productos, ordenadas alfabéticamente por nombre y código de producto. También archivar información relevante.
• Elaboración de Fichas de Proveedor (Elab.F.Prov): Registrar las condiciones pactadas con el proveedor, condiciones comerciales, condiciones de entrega, pago y precios. Archivar en carpetas colgantes las fichas de proveedor y también archivar información relevante.

Análisis de Mercado

• Analizar necesidades, buscar proveedores y acreedores, y pedir ofertas:
• Búsqueda de información: Investigar empresas que puedan ser útiles para solicitar información sobre precios, condiciones y catálogos.
• Solicitud de información.

Selección de Proveedor/Acreedor

• Comparación de ofertas: Una vez recibida la información de diferentes proveedores, realizar un cuadro comparativo para analizar las ofertas, valorando las coincidencias y los aspectos diferenciadores.
• Elegir el proveedor que más convenga.
• Negociación de las condiciones de compra.
• Elaborar la ficha del proveedor.
• Comunicar a la dirección los resultados del análisis de ofertas para autorizar la compra.
• Archivar las ofertas y catálogos en carpetas A-Z de catálogos.

Emisión de Pedidos

• Confección del pedido: Una vez recibida la orden de compra (OIC) de almacén o la nota interna de dirección, cumplimentar el pedido con dos copias y una carta, una copia para almacén y la otra con la carta para recepción.
• Registrar el pedido en el libro de pedidos emitidos. Archivar la OIC más el pedido con la carta en la carpeta colgante de pedidos emitidos pendientes de recibir.

Reclamación de Pedidos Atrasados

• Localización y reclamación del pedido. Si pasado un tiempo el pedido no se ha recibido, contactar con la empresa para saber qué ha pasado y solucionar el problema.
• Archivar la carta adjunta al pedido en la carpeta colgante de pedidos emitidos pendientes de recibir. Registrar también en el libro de registro de pedidos.

Control de la Documentación

Albaranes

• Correcto: Coger el pedido de la carpeta colgante de pedidos pendientes de recibir albarán y archivarlo en la carpeta colgante de pedidos pendientes de recibir facturas.
• Incorrecto: Realizar la reclamación para aclarar lo sucedido y buscar una solución antes de que se emita la factura. Dos casos:

Mercancía Defectuosa

• Devolver toda la mercancía con una nota de devolución (3 copias): una para el proveedor, otra para almacén y otra para nosotros. Seguir archivado en pendientes de recibir junto con la nota, el albarán incorrecto y la carta de reclamación.

Diferencias en la Cantidad

• De más: Solicitar una rebaja en el precio original. Si no se acepta, devolver toda la mercancía.
• De menos: Se admite y se espera el resto.

Facturas

• Recepción de la factura enviada por el proveedor, entregada por recepción. Buscar el albarán y comprobar.
• Correcta: Una copia a contabilidad, otra a tesorería y otra para nosotros. Archivar en A-Z de proveedores.
• Incorrecta: Realizar reclamación aclarando lo que ha pasado y buscar una solución satisfactoria. Solicitar factura rectificativa.
• Registro: Registrar en el libro de registro de facturas recibidas. Archivar (OIC, pedido, carta, albarán, factura, carta) en carpeta.