Gestión Efectiva de Stocks: Claves para Optimizar Recursos Empresariales

Concepto y Clasificación de Stocks

Stock de una empresa: conjunto de mercancías que se encuentran en ella, acumuladas, en tránsito o en el proceso de producción, cuyo objetivo es su aplicación empresarial en procesos industriales o comerciales.

Stock óptimo: es el nivel de stock ideal que garantiza una adecuada atención a la demanda o al consumo de materiales para la producción y minimiza los costes de mantenimiento.

Composición de stocks: denominación: materias primas, otros aprovisionamientos, productos en curso, productos semiterminados, productos terminados, subproductos, residuos, materiales recuperados, existencias comerciales.

Necesidad de Gestionar Stock

La gestión de stock tiene como objetivo determinar las cantidades de productos que debe tener la empresa, de forma que se cumpla el principio logístico básico: disponer en cada momento de los materiales necesarios con el menor coste posible. Debe dotar a la empresa de flexibilidad en niveles de existencias para poder servir a tiempo tanto los pedidos previstos como los imprevistos. Para lograr el objetivo de rentabilidad hay que combinar dos conceptos: margen comercial e índice de rotación.

Costes de Posesión de Stocks

Son aquellos en los que debe incurrir la empresa para conservar sus stocks. Los más importantes son:

• Administrativos
• Operativos
• De espacio
• Económico
• Financiero

Margen Comercial

El margen comercial es la diferencia que existe entre los ingresos que se obtienen en la comercialización de un producto y el coste total de las mercancías o materiales necesarios.

Para aumentar el margen comercial hay que disminuir los costes de posesión; la mejor forma será almacenar el mínimo de producto durante el menor tiempo posible.

Índice de Rotación

Es el número de veces que un producto se repone en el almacén, recuperando la inversión realizada y obteniendo el margen comercial en un periodo determinado de tiempo.

Estimación de la Demanda

En las previsiones de demanda es necesario tener en cuenta:

• Ningún método de previsión es perfecto: es imposible determinar los acontecimientos futuros.
• La previsión de la demanda reduce la incertidumbre y, por tanto, el riesgo en la toma de decisiones logísticas y comerciales.
• Es más importante identificar los factores que hacen variar la demanda que cuantificar su posible variación.
• Los datos obtenidos en las previsiones servirán como base para la toma de decisiones estratégicas relativas a la gestión de stock.

Previsión de la Demanda

La primera fase del proceso de gestión de stock consiste en prever la demanda futura. Las empresas consideran variables como la evolución de sus ventas, la situación general del mercado y la evolución de la competencia.

Existen diversos métodos de previsión que se utilizarán en función de:

• El plazo de previsión de la demanda.
• La disponibilidad de datos históricos fiables.
• La exactitud exigida en la previsión, que dependerá del tipo de producto, del mercado y de la estrategia comercial de la empresa.
• En los casos en que no se puedan utilizar datos históricos de ventas.

Los métodos cualitativos más empleados a la hora de establecer estimaciones sobre la demanda de productos nuevos o de productos con demanda muy variable son los estudios de mercado.

Análisis de Stock

Parte de la observación del comportamiento que presentan los stocks de una empresa, cíclico.

• Stock activo: cantidad de activo necesario para atender las necesidades normales del proceso productivo.
• Stock comercial: unidades de producto que se encuentran en el punto de venta para atender la demanda inmediata.
• Stock de anticipación: el que trata de satisfacer las necesidades de aprovisionamiento en un momento determinado.
• Stock medio: media de la cantidad de mercancía que entra en cada periodo más el stock de seguridad.

Rotura de Stock

Puede resultar en pérdida de clientes, pérdida de rentabilidad, aumento de costes, o rotura programada.

Mantenimiento de Stock

Tiene como finalidad determinar el número de unidades que es preciso comprar para mantener los niveles de stock previstos bajo condiciones de coste eficiente. Se utiliza el método Wilson.

Control de Stock y Reposición de Mercancías

Para llevar a efecto la gestión de stock es preciso controlar en cada momento el stock real de la empresa. Se utilizan los siguientes sistemas:

• Revisión periódica
• Revisión continua
• Picking (preparación de pedidos de forma automatizada)

Inventarios

Son documentos que tienen las siguientes características:

• Indican la valoración económica de las mercancías de la empresa.
• Requieren el recuento físico de los stocks.
• Se refieren a un momento concreto, por lo que es preciso efectuarlo cada vez que sea necesario tener un conocimiento exacto de las mercancías de la empresa.
• Localizan las existencias allá donde estén.
• Contribuyen de forma decisiva al control de la gestión de stock.

Los más habituales son:

• Por secciones (recuento físico por secciones o grupos de productos de la misma naturaleza).
• Por artículos (recuento físico por tallas o colores).
• Valorado (registra el valor de stock, según el coste de entrada).