Gestión de documentos y correspondencia empresarial

Recepción y archivo en soporte papel:

• Se debe confirmar que el documento que se ha de archivar no va a ser requerido en ese momento por ningún empleado o departamento empresarial. Un buen sistema de archivo está a disposición de la empresa y, por tanto, la actividad diaria no puede verse entorpecida por un excesivo celo en la guardia y custodia de documentación.

• Habrá que_determinar el valor presente y futuro de los documentos susceptibles de archivo.

- Por un lado, se clasificarán aquellos documentos que, por su escaso valor, no necesiten& conservados, los cuales serán destruidos.

- Por otra parte, se continuará trabajando en la siguiente fase con aquellos documentos q presenten un cierto valor legal u operativo presente o futuro para la organización.

• En el siguiente paso se procederá a realizar las copias de seguridad de los documentos originales que el responsable del archivo considere oportuno. Así se intentará evitar una posible pérdida de información en caso de extravío del original.

• Posteriormente se procederá a referenciar aquellos documentos que, por su contenido, deberan estar guardados en más de un expediente. En estos casos se archiva el doc. original en una localización concreta y se colocan referencias a él en el resto de localizanes posibles del mismo.

• El último paso será_prearchivar la documentación susceptible de archivo. El prearchivo sr pone la ordenación de la documentación aplicando el mismo sistema de archivo que e' establecido en la documentación ya archivada.

• Finalmente, se procederá al archivo definitivo de los documentos. 

Materiales de archivo soporte de papel:

Carpetas simples: sirven para proteger y clasificar expedientes en estanterias. los doc pueden quedar sueltos dentro de ellas o fijos.

Carpetas clasificadoras: son amplias, con varios compartimentos q permiten la clasificacion y orden de doc. el sistema de fuelle + conocido.

Archivadores A-Z: carpetas de anillas con apertura mediante un sistema d palanca. Se perfora el margen izq de los documentos o se guardan estos en fundas plastico trans con un margen izquierdo ya perforado. Se alojan dentro de una caja contenedora q facilita su colocación vertical en estanterías.

• Cajas de archivo: son de cartón o de plástico y se utilizan para el archivo definitivo de documentos. suele realizarse una anotación en un lugar visible, a fin de identificar su contenido sin proceder a abrirla.

• Carpetas colgantes: tienen soportes en sus solapas y pestañas o visores en el borde superior, y pueden colocarse de forma suspendida sobre los bastidores de un armario. Asi w facilita la movilidad de los expedientes y su rápida localización.

• Armarios de carpetas suspendidas: archivadores con guias en los extremos, donde se colocan las carpetas colgantes. Algunos modelos Incluyen ruedas en su base, a fin de + movilidad.

• Estanterías: serle de baldas horizontales donde se colocan tanto carpetas como archivadores en posición horizontal o vertical. Pueden tener o no puertas, según se desee o no restringir el acceso a la documentación.

• Armario de seguridad: en el caso de documentación especialmente sensible se suele utilizar mobiliario con claves de seguridad y sistemas de alarma. Asi se intenta proteger la información de accesos no autorizados. En su fabricación se suelen utilizar materiales que protejan su interior de incendios o inundaciones. 

Herramientas de hardware:

• Disco duro interno del equipo informático. unidad interna de almacenamiento donde el equipo informático guarda la información del sistema. de las aplicaciones instaladas en él o de cualquier otro archivo que el usuario determine.

• Disco duro extraíble. Su funcionamiento es similar al del disco duro interno del equipo. Sin embargo, su reducido tamaño y peso permiten el transporte de la información de equipo a equipo, a través de una conexión USB. 

• CD. CD-RW, DVD y BIuRay Disk. Discos ópticos que permiten el almacenamiento de archi-vos. Gracias a un lector integrado en el equipo o externo a él, se puede acceder a la informa-ción que contienen. Se diferencian en función del espacio de almacenamiento, la velocidad de acceso a su contenido o la posibilidad de sobrescribir datos.

• Memorias USB y tarjetas de memoria. utilizan una memoria flash para almacenar datos. Se caracterizan por su resistencia al polvo y arañazos. asi como por su alto nivel de almacenamiento y reducido tamaño.

• Almacenamiento en la «nube». Servicio de almacenamiento de datos y archivos en espacios de almacenamiento virtuales que son accesibles a través de Internet. Dropbox, Google Drive o iCloud son ejemplos de este tipo de recurso.

convertir documentos escritos en archivos informáticos:

• Impresora. Permite plasmar en un documento escrito el contenido de un archivo Informático, ya sea este un texto, una imagen, una hoja de cálculo, etc. Los modelos basados en sistemas de inyección de tinta son los más tradicionales, pero los modelos láser son los que actualmente consiguen una mayor calidad de impresión.

• Escáner. Permite digitalizar documentos escritos. En la mayoria de los modelos, el escaneado se realiza manualmente, hoja a hoja. Sin embargo, otros modelos más profesionales incluyen un alimentador de hojas, a fin de facilitar el escaneado de grandes volúmenes de documentación. 
• Equipos multifunción. Además de otras muchas funciones asociadas al trabajo de ofici-na, mediante este tipo de equipos se puede tanto digitalizar documentos escritos como plasmar un archivo informático en soporte papel. 

Gestión de datos en soporte Informático

Además de almacenar documentos en formato electrónico, la informática tmbien permite tratar tos datos contenidos en ellos y obtener info. por esto aparecieron loS_IStermis_de gestión.de bases de datos.

Un sistema de gestión de bases de datos es un programa informático capaz de obtener Información de una base de datos, gestionando el acceso, consulta y eliminacion de los datos alojados y organizados en ella.  Microsoft Access, MySQL, Oracle o Dbase. 

ventajas frente a la información conservada en soporte papel:

▪ Los sistemas informáticos de datos poseen motores de búsqueda muy poderosos, los cuales facilitan la obtención y localización de informador] de una forma mucho más rápida que en los archivos tradicionales.

• El archivo informático no ocupa de partida tanto espacio físico como el archivo de documentos en papel. Esto supone un ahorro, tanto de espacio como de costes y  recursos para cualquier empresa.

• El archivo en formato papel obliga a estar presente físicamente donde este se sitúe para consultar cualquier información. Sin embargo, gracias a Internet, los sistemas informáticos de gestión permite la obtención y consulta en cualquier momento y lugar.

Tratamiento correspondencia empresarial

• Correspondencia de entrada. Es necesario recibirla, clasificarla, registrarla y distribuirla,. diferentes servicios, departamentos o personas de la empresa, de modo que se ara  puntual recepción y circulación interna.

• Correspondencia de salida. Se debe recoger de los diferentes servicios o. departamento d la empresa, clasificarla, registrarla y enviarla en los plazos y formas establecidos.

• Comunicaciones interiores. Tienen que ser distribuidas entre los diferentes departamentos de la empresa. Esta labor se realiza normalmente de manera conjunta con la distribución de la correspondencia de entrada y la recogida de la correspondencia de salida. 

5.1. Tratamiento de la correspondencia de entrada

A. Recepción

Los documentos se pueden recibir a través de múltiples canales, como el correo, el fax ola mensajería. Incluso hay empresas que recogen la correspondencia en la oficina de Correos. ya que tienen contratado un apartado. La manipulación de los sobres y paquetes debe realizarse de acuerdo a los principios de seguridad y confidencialidad. pasos:  

-Firmar el albarán o acuse de recibo que puede acompañar a la correspondencia. Cuando la correspondencia venga acompañada de un albarán o un aviso de recibo, se debe firmar a la entrega.

• Abrir el correo ordinario. No obstante el correo personal debe entregarse cerrado a la persona a la que va dirigido.

• En caso de que falte la fecha en algún documento, escribir en el borde superior derech del documento la que aparezca en el matasellos del sobre.

• Revisar que aparezca la dirección del remitente en el documento. Si no aparece, grapar sobre con la dirección del remitente al documento.

• Comprobar que dentro del sobre está toda la documentación a que hace referencia.

Clasificación 
La correspondencia, una vez recibida, se clasifica segun sean cartas... Para ello se suele disponer de bandejas o estantes clasificadores. En una primera clasificación, se repartirá a los distintos departamentos de modo que correspondan las cartas con identificación personal, los impresos y la publicidad. Con el resto:

• El correo que viene dirigido a nombre de una persona o de un departamento concreto debe clasificarse en los casilleros correspondientes para ser distribuido.

• Cuando un documento afecta a más de un departamento se hacen fotocopias, entregandose el original al departamento destinatario y las fotocopias al resto.

-El correo en el q no se especifique la persona o departamento receptor se aparta para ser abierto y revisado por el departamento administrativo.

-Si la correspondencia no está identificada correctamente, se aparta para aclarar su posible identificacion

-Cuando recibimos por error correo que no viene dirigido a la empresa, se aparta para remitirlo oficina de Correos. 

Registro

El correo se debe registrar conforme a las normas internas de cada entidad, utilizando los medios convencionales o informáticos que la orga establezca. No todos los escritos tienen que registrarse. los documentos publicitarios, comerciales o informativos como la correspondencia cerrada personal o reservada no deben ser objeto registro. Además, es necesario indicar que este tipo de comunica-Iones confidenciales solo podrán ser abiertas por la persona a la que va dirigida. 
El registro consiste en estampar un sello en la parte superior de doc asignando un  número correlativo y la fecha de la recepción.

Una vez numerada y fechada la correspondencia, la registraremos en el registro de entrada, dejando constancia de ciertos datos, como la fecha de entrada, remitente, destinatario, asunto y clase de doc.

Tratamiento correspondencia de salida:

A. Preparación/comprobaciones previas

Normalmente, la persona que conoce el asunto redada el documento o un borrador, el cual se entrega a la persona encargada de mecanografiado. Una vez confeccionada la correSpondencia, se presentará a la persona responsable para su firma, siendo este el momento de preparar los anexos que sea necesario incluir. Es aconsejable archivar una copia del documento en el expediente o carpeta correspondiente para, si fuera necesario, proceder a su comprobacion posterior.

B. Recogida

Al igual que veíamos en la distribución de la correspondencia de entrada, la recogida de la correspondencia de salida suele depender del personal de conserjería o secretaria. Es importante hacer un recorrido a diario por los distintos departamentos de la empresa en buSCa de la correspondencia que hay que enviar. No obstante, tal y como indicamos anteriormente, en algunos organismos la correspondencia de salida se coloca en bandejas para su recogida.

C. Registro

Al igual que la correspondencia de entrada, la de salida también tiene que ser registrada. Le haremos siguiendo las normas internas de cada entidad y utilizando los medios convencionales o informáticos de que la organización disponga, indicando datos como la fecha de salida. el destinatario, la clase de documento, el asunto tratado, etc. El formato del registro de salida será muy similar al utilizado para la entrada de correspondencia.

D. Expedición o envío

Una vez recibida la correspondencia que se va a enviar, la persona encargada de ella comprueba que aparecen todos los datos del destinatario y que se adjuntan los anexos necesarios-Posteriormente procederá al plegado, ensobrado y franqueo de los envíos para, finalmente presentar la correspondencia y paquetería en las oficinas postales, en las agencias de mensageria y paquetería, o bien avisar para que la recojan. 

Expediente: conjunto de doc. relacionados entre si y q suelen contener la info d un asunto concreto.