Gestión de Documentos y Archivos: Organización y Clasificación

Gestión de Documentos y Archivos

Comunicaciones Internas

Sirven para la comunicación entre departamentos. Consta de:

• Inicio: Nombre de la empresa (sin datos de contacto), fecha, remitente, destinatario y asunto.
• Contenido: Motivo de la comunicación (breve y conciso).
• Final: Firma o rúbrica del remitente.

Certificados

Justifican un hecho o situación (jornada laboral, tiempo en la empresa, etc.).

Empresa Privada

• Inicio: Membrete (nombre, dirección, etc.) e identificación del emisor.
• Contenido: "Certifico que..." seguido de la identificación del solicitante, motivo y efectos.
• Final: Lugar, fecha y firma.

Administración Pública

• Inicio: Membrete y motivo.
• Contenido: Identificación del emisor y cargo, identificación del solicitante, objeto ("Certifica que..."), efectos y plazo.
• Final: Lugar, fecha y firma.

El Archivo

Almacén de documentos. Objetivos:

• Guardar y custodiar documentos.
• Facilitar el acceso a los documentos.
• Minimizar el tiempo de recuperación.

Clasificación de Documentos

El mejor criterio es el que permite la recuperación más rápida.

Método de Ordenación Alfabética

• Nombres y apellidos: ordenar por el primer apellido.
• Empresas: por razón social. Priorizar apellidos si aparecen.

Útil para archivos pequeños o medianos.

Método de Ordenación Numérica

• Asignar un número consecutivo a cada expediente.
• Colocar el expediente en el lugar correspondiente.

Ventajas: Sencillo, discreto, rápido, gran volumen.

Inconveniente: Necesita un índice.

Método de Ordenación por Índice Temático

• Crear un catálogo temático (alfanumérico).

Ventajas: Intuitivo (con índice pequeño), buena clasificación.

Inconvenientes: Complejidad del índice, problemas de espacio, necesidad de conocer el índice.

Tratamiento de Documentos

• Seguir la normativa de la empresa.
• Leer el documento (título y epígrafes).
• Desechar si no es importante.
• Grapar o coser varios folios.
• Archivar solo el original.

Mantenimiento del Archivo

• Archivo de cajonera: junto a la secretaría.
• Archivo de estantería: más permanente, ubicación separada.

Archivos y Registros de la Administración

Funciones de los documentos:

• Constancia: soporte material del acto.
• Comunicación: medio de comunicación de los actos.

Características:

• Producen efectos.
• Emitidos por un órgano administrativo.
• Emisión válida (según la ley).

Requisitos: Autenticidad, integridad, conservación, recepción, idioma.

Comunicaciones Administrativas (Oficio y Nota Interior)

Características: Redacción concisa y formal, claridad, brevedad, rigor, orden lógico.