Gestión de Documentos en Archivos: Ingresos Ordinarios y Extraordinarios

1. Breve Introducción

La entrada de documentos en un archivo se denomina ingreso, operación por la cual un volumen de documentación (series, etc.) queda bajo la custodia de un archivo a efectos de organización, conservación y difusión.

Existen dos tipos de ingresos:

A) Ingresos Ordinarios

Periódicos, forma habitual de ingreso de documentos establecidos por un calendario, que son las transferencias.

B) Ingresos Extraordinarios

No periódicos, no establecidos por ningún calendario. Son: compras, donaciones, depósitos, intercambios, reintegraciones y expropiaciones.

2. Transferencias de Documentos

a) Introducción, Concepto

La transferencia es el procedimiento habitual de ingreso en los fondos de un archivo. Consiste en el traslado de cierta documentación que ya ha cumplido el plazo de permanencia en el archivo anterior.

La transferencia está ligada, por un lado, al carácter administrativo del documento (a la prescripción administrativa analizada), y por otro, a los plazos de actividad y también vinculado a la consulta (si un documento de archivo tiene un índice de frecuencia de consulta).

Las transferencias se realizan por dos razones:

• Para evitar aglomeraciones.
• Para que los documentos reciban el tratamiento adecuado.

¿Cuál es el sistema de transferencia que hay en España? Diferentes sistemas archivísticos (Administración Central y Autonómica):

• Administración Central

En los archivos de los Ministerios: de sus diferentes oficinas van al archivo central de cada Ministerio, y del Archivo Central al Archivo General de la Administración. (Oficina + Archivo Central + Archivo Central de la Administración).

• Documentación que genera la Administración Central en las diferentes provincias

Archivos de las diferentes oficinas de las delegaciones: del archivo central de la delegación (15 años) pasa al Archivo Histórico Provincial, que es un archivo intermedio e histórico de la Administración Provincial del Estado (Ej: Delegación de Hacienda, San Francisco).

• Documentación Autonómica

Para la Administración Central Autonómica, en cada una de las Consejerías ha de haber un Archivo de Oficina de gestión. De ahí va a pasar a un Archivo Central de cada una de las Consejerías y después de ahí pasan al Archivo General de Extremadura (Archivo intermedio e histórico de la Administración Central y Autonómica), (La documentación central, que se genera en Mérida, no toda la documentación autonómica).

• Administración territorial autonómica

Es la documentación que genera cada una de las provincias. Se origina en las Delegaciones Provinciales de la Junta. Es documentación autonómica, no central. Esa documentación va a ir después a los Archivos Centrales o también a los Archivos territoriales, y de ahí va a pasar al Archivo Histórico Provincial (que recoge documentación central y autonómica), separadas en el mismo edificio, en 2 líneas (Archivos municipales, Oficinas del Ayuntamiento, Archivo central e histórico, pero dentro del propio Ayuntamiento; los archivos de la Universidad, los judiciales, (propios), no salen para otro lado).

b) Diferentes Tipologías

Existen dos tipos de transferencia:

• En los Archivos Centrales.
• En los Archivos Intermedios.

3. Ingresos Extraordinarios

Son ingresos de documentación en un archivo que se producen sin un plazo determinado, sin periodicidad ninguna, por tanto, no proceden de las transferencias de las administraciones.

Algunos de los tipos son los siguientes:

1- Compras

A veces las administraciones públicas compran documentación.

Las necesidades financieras que tienen algunas familias han derivado a la venta de sus archivos. Desde los años 70 la dirección general Estatal dispone de un crédito para poder comprar archivos privados o familiares.

Todo ello se hace según la Ley de Patrimonio Histórico. Pero para poder realizar las compras es necesario reglamentar todo bien porque a veces proceden de anticuarios. Otra dificultad añadida es el valor pecuniario, a veces es muy difícil establecer el valor del archivo.

Tienen derecho de tranteo y de retracto. En primer lugar, las personas que quieran vender documentación tienen que acudir a la dirección general de archivos estatales. En segundo lugar, la dirección general estatal tiene que pedir un informe científico para saber a la administración le interesa comprar esa documentación o no.

En Extremadura, a quien hay que informar es a la consejería de cultura que para ello tiene una comisión específica.

2- Donación y Legados

Presenta menos problemas legales ya que no hay dinero por medio y menos necesidades jurídicas. Es necesario redactar un acta de entrega (sirve para velar los derechos del archivo en caso de reclamación). Tienen deducciones fiscales.

Existe diferencia entre ellos:

La donación es el propio propietario el que lo dona mientras que en los legados no es el propietario el que los dona sino los hijos.

3- El Depósito

Procedimiento jurídico que no implica la transferencia de la propiedad, es decir, no pasan nunca a ser propiedad de los archivos.

Es obligatoria la redacción de un contrato. Dicho contrato consta de diferentes partes: se identifican las partes tratantes que intervienen en el contrato; se enumeran los motivos del contrato. El contrato del depósito tiene que describir cuáles son los fondos que se van a depositar. En ese contrato hay que evaluar también la propiedad. Si existe alguna cláusula se haría constatar. Y por último, se debe poner cuándo finaliza. Todo esto viene establecido por la Ley de Patrimonio Histórico.

Por tanto, en los depósitos no hay transferencias de lugar y los propietarios tienen que cumplir el contrato.

4- Intercambios

Son los cambios o movimientos de documentos de un archivo público a otro. Son procedimientos muy poco habituales y corresponde a unos pocos documentos.

5- Las Reintegraciones

Se trata de devolver al archivo documentación que ha estado en poder de otras personas, organismos, etc. Se trata de reintegrar un fondo que se encuentra desmembrado debido a la crisis, guerras, etc.

6- Expropiaciones

Es un procedimiento que aparece recogido en la Ley de Patrimonio y es para aquella documentación que corre peligro de pérdida o destrucción.