Gestión documental: Tipos de archivos, clasificación y seguridad

Archivo: Definición y funciones

El archivo es el conjunto ordenado de documentos que una persona, sociedad, etc., produce en el ejercicio de sus funciones. Debe ser tan sencillo de manejar que cualquier persona que necesite la información depositada en él pueda encontrarla rápidamente y de una forma simple.

Funciones y finalidades del archivo

• Funciones:
  • Almacenar la información recibida.
  • Conservar la información correctamente.
  • Recuperar la información rápidamente y en el momento que se necesite.
• Finalidades:
  • Ser el núcleo de la información y documentación de la organización, de modo que se pueda desarrollar el trabajo de la manera más eficaz posible.
  • Proporcionar mejores servicios al menor coste.
  • Ser una herramienta que facilite la perfecta conservación de los documentos.

Clases y sistemas de ordenación de archivos

• Tipos de archivos según la frecuencia de uso:
  • Activos: Documentación más usada y que debe estar al alcance del trabajador.
  • Semiactivos: Información no activa que utilizamos de manera circunstancial.
  • Pasivos: No se utiliza nunca, solo se tiene por cuestión legal o valor histórico.
• Tipos de archivos según el lugar:
  • Archivos centralizados: Se concreta en un único lugar, en el que se guardará y gestionará toda la documentación producida.
  • Archivos descentralizados: La documentación empresarial se encuentra repartida por los distintos departamentos de la empresa.

Sistemas de ordenación de archivos

• Ordenación alfabética: Colocar las palabras elegidas siguiendo el orden que establece el alfabeto.
• Ordenación numérica: Consiste en archivar los documentos asignando a cada uno de ellos un número correlativo.
• Ordenación alfanumérica: Consiste en archivar documentos combinando letras y números.
• Ordenación geográfica: Según la situación geográfica de los contactos de la empresa.
• Ordenación cronológica: Siguiendo un orden cronológico de acuerdo con una fecha.

Procedimiento y equipamiento de archivo

1. Revisar los documentos: Que cumplan los requisitos.
2. Clasificar los documentos: Distinguir si son útiles o no.
3. Ordenar los documentos clasificados como útiles según los sistemas.
4. Archivar los documentos precisamente ordenados: Colocarlos en su lugar.

Equipamiento de archivos

Son todos los dispositivos físicos que permiten tener almacenada y ordenada la información. (Dos sistemas para mantener información archivada: archivo convencional y archivo informático).

Sistemas de conservación y seguridad del archivo

• Conocer la ubicación de los documentos y el sistema de archivo.
• Marcar las normas responsables de la presencia y conservación adecuada de los documentos.
• Determinar los pasos a seguir para la salida de documentos.
• Deben conservarse al menos 5 años.

• Medidas organizativas: Determina los procedimientos, reglas y niveles de seguridad que se deben seguir dentro de la empresa con los datos de terceras personas.
• Medidas técnicas: Destinadas a evitar la modificación, pérdida o robo de los datos existentes, se dirigen a los propios sistemas y mecanismos de archivo de datos.

Adaptación de la empresa a la LOPD

Pasos para la adecuación de la empresa a la LOPD:

1. Análisis inicial.
2. Clasificación y análisis legal de los ficheros.
3. Determinación del nivel de seguridad y del informe.
4. Implantación y adaptación.
5. Inscripción y notificación de los ficheros en las Agencias Españolas de Protección de Datos.
6. Auditoría de seguridad y mantenimiento.

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)

Es una entidad pública con personalidad jurídica propia que vela por los derechos de las personas y actúa con independencia de las administraciones públicas.

El Registro General de Protección de Datos

Es el órgano de la Agencia Española de Protección de Datos al que corresponde velar por la publicidad de la existencia de los ficheros y tratamientos de datos de carácter personal, con miras a hacer posible el ejercicio de los derechos de información, acceso, etc. de datos regulados en los artículos 14 a 17 de la LOPD.

Funciones de la AEPD

• En relación con las personas a que se refieren los datos.
• En relación con quienes tratan datos.
• En la elaboración de normas.
• En materia de telecomunicaciones.
• Otras funciones.

Infracciones

Hay 3 tipos:

• Leves (de 600 euros a 60.000 euros): No proporcionar la información a la AEPD, no atender a las solicitudes de rectificación, no solicitar la inscripción del fichero de datos en el RGPD, incumplir el deber de secreto, recoger datos sin informar a los afectados.
• Graves (de 60.001 euros a 300.506 euros): Recoger datos de carácter personal sin consentimiento, impedir u obstaculizar el ejercicio de los derechos de información, acceso y oposición, mantener los datos de manera inexacta.
• Muy graves: Recoger datos de forma engañosa, ceder o comunicar datos, no cesar en el uso ilegítimo de datos, en general aquellos de reincidencia de los anteriores.

Firma y certificado electrónico

• Firma digital.
• Firma electrónica.
• Certificado electrónico.
• Autoridad de certificación.
• DNI electrónico.

Utilidades de la firma y el certificado electrónico

• Realizar compras firmadas a través de Internet.
• Hacer trámites completos con la administración pública a cualquier hora.
• Realizar transacciones seguras con entidades bancarias.
• Acceder al edificio donde trabajamos.
• Utilizar de forma segura nuestro ordenador.
• Participar en una conversación en Internet.