Gestión Documental y Sistemas de Información Estratégica en el Sector Turístico

Documentación Turística: Gestión y Tratamiento de la Información

La documentación abarca la gestión y el tratamiento de la información, incluyendo la documentación interna y externa, la elaboración de estadísticas e informes, y la operación de los sistemas de información turística.

El Proceso de Gestión de Información y Documentación

Este proceso se estructura en tres fases principales:

1. Búsqueda: Incluye la búsqueda, selección y validación de la información.
2. Almacenamiento: Comprende la clasificación, catalogación y archivo de los documentos.
3. Recuperación: Consiste en facilitar la información requerida al cliente o usuario.

Fuentes de Información Turística

Las fuentes de información deben ser fiables, actuales, serias e inmediatas.

Clasificación de las Fuentes

Las fuentes se dividen según los siguientes criterios:

• Origen de la fuente:
  • Internas: Informaciones propias de la Oficina de Información Turística (OIT).
  • Externas: Información proveniente de entidades externas (ej. museos o prensa).
• Naturaleza de la fuente:
  • Fuentes institucionales: Centros oficiales.
  • Fuentes privadas: Asociaciones o comercios.
• Soporte:
  • Fuentes escritas: Periódicos o revistas.
  • Fuentes audiovisuales: Vídeo o CD.

Parametrización y Validación de la Información

Consiste en comprobar la veracidad de las informaciones contenidas en un documento, estableciendo parámetros de información esenciales:

¿Qué?, ¿Por qué?, ¿Cuándo?, ¿Dónde?, ¿Quién?, ¿Cómo?

Componentes del Sistema Informático

El sistema informático necesario para la gestión documental incluye:

• Recursos informáticos.
• Medios de telecomunicación.
• Hardware y software.

Almacenamiento Documental

El almacenaje debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Ser sencillo y rápido.
• Garantizar que cada documento tenga un lugar único y permanente.
• Ofrecer posibilidad de ampliación.
• Asegurar una buena conservación.

Clasificación y Catalogación

El almacenamiento incluye dos procesos clave:

Clasificación

Basada en colores o sistemática (siendo el orden alfabético el más común).

Catalogación

Sirve para señalar el lugar que ocupa un documento. Los datos se recogen en catálogos o ficheros.

Métodos de Ordenación y Archivo

Existen diferentes métodos para la ordenación de documentos:

• Horizontal: Documentos colocados unos sobre otros en bandejas, ideal para documentos de gran tamaño.
• Perpendicular: Documentos en carpetas de archivo, ofreciendo una mayor capacidad de almacenaje.
• Vertical: Carpetas especiales con separadores transparentes, utilizado para documentos delgados y de uso continuo.

Medidas de Protección Documental

Es fundamental proteger los documentos contra:

• El paso del tiempo.
• Humedad y agua.
• Falta de ventilación.
• Iluminación excesiva.
• Perturbaciones magnéticas.

Inventario Documental

Consiste en verificar si los documentos se encuentran en el lugar correcto, permitiendo identificar cuáles faltan y evaluar su estado de conservación.

Recuperación y Difusión de la Información

Este proceso consiste en transmitir al turista la información que necesita de manera efectiva y oportuna.

Datos Clave para Estadísticas e Informes Turísticos

Los datos recopilados para la elaboración de estadísticas e informes deben cubrir aspectos como:

• Oferta turística existente.
• Uso del territorio.
• Origen de los visitantes.
• Comportamiento turístico.
• Forma de viajar.
• Motivo del viaje.
• Grado de satisfacción o fidelidad al destino.

El Sistema de Información Turística (SIT)

El SIT es un conjunto de instrumentos y procedimientos diseñados para la obtención, tratamiento, registro, distribución y procesamiento de datos, con el objetivo de transformarlos en información útil para la toma de decisiones.

Subsistemas del SIT

El SIT se compone de los siguientes subsistemas, cuya combinación permite elaborar informes estratégicos:

• Subsistema de registro de información interna.
• Subsistema de información externa.
• Subsistema de estudios de mercado.

La información generada por estos subsistemas es crucial para que los entes competentes puedan proceder en su toma de decisiones.