Gestión documental en proyectos: tipos, control de versiones y mejores prácticas

Gestión documental en proyectos: tipos y requisitos clave

A continuación se presentan los tipos de documentos frecuentes en un proyecto y las prácticas recomendadas para su gestión. Es importante mantener la documentación organizada, accesible y controlada para asegurar el cumplimiento de objetivos y la trazabilidad de cambios.

Tipos de documentos

1. Documentos de gestión: Documentos usados para planificar y gestionar proyectos, como el cronograma, el organigrama, etc. Estos documentos muestran cómo debe seguirse el proyecto para poder cumplir sus objetivos; se van ajustando a medida que éste avanza, lo que genera nuevas versiones que deben ser archivadas y gestionadas.
2. Documentación comercial: En muchos casos el proyecto se ejecuta a petición del cliente; necesitamos comprar productos o servicios para ejecutarlo. En ambos casos se generan contratos, ofertas, pedidos de compra, etcétera.
3. Facturas: Documentan los gastos e ingresos relacionados con el proyecto y están directamente relacionadas con la documentación comercial.
4. Documentos de trabajo: Documentos usados por los miembros del proyecto para crear los entregables, aunque no formen parte de estos. En algunos casos estos documentos solo afectan a la persona que los crea; otras veces deberán ser compartidos por un grupo que trabaja en conjunto en una misma tarea.
5. Entrega de documentación: La mayor parte de los proyectos implican la entrega de documentos y estos deben ser entregados para poder completar el proyecto.
6. Comunicación: La interacción entre los implicados en el proyecto genera una gran cantidad de comunicación; algunas comunicaciones pueden tener un carácter formal y deben ser documentadas y archivadas.
7. Informes de seguimiento: Recogen, durante un periodo determinado, la situación en que se encuentra el proyecto. Son una de las partes más importantes del proyecto y suelen incluir:
   • Estado de las tareas planificadas.
   • Riesgos y problemas detectados.
   • Objetivos previstos para el siguiente periodo.

Buenas prácticas para la gestión documental

Para garantizar un manejo eficiente de la documentación del proyecto, conviene aplicar las siguientes prácticas:

• Ordenar la documentación: Mantener la documentación ordenada de tal forma que los miembros del proyecto puedan consultarla de forma fácil y rápida.
• Compartir la documentación: Garantizar una buena comunicación dentro del proyecto y facilitar el trabajo conjunto entre las personas que elaboran un entregable.
• Definir perfiles de usuarios y niveles de acceso: Establecer permisos claros para evitar accesos no autorizados y asegurar la trazabilidad.
• Permitir acceso remoto y desde dispositivos móviles: Facilitar el trabajo desde puntos remotos y desde dispositivos móviles para mejorar la productividad.
• Unir documentos con tareas: Asociar documentos a tareas o entregables concretos para mejorar la trazabilidad y el control.

Llevar un control de versiones y cambios

La mayoría de los documentos son modificados a lo largo del tiempo; por eso es importante contar con un sistema que mantenga las diferentes versiones controladas e identifique claramente la versión más reciente.

Aprobación

Cuando hablamos de documentos oficiales es necesario realizar un proceso de aprobación. Debe conocerse en todo momento qué documento está aprobado y puede entregarse oficialmente y cuál no.

Relación calidad-precio

El coste del sistema de gestión elegido debe tenerse en cuenta; las herramientas con mayores prestaciones no suelen ser gratuitas. Valorar la relación calidad-precio es clave para seleccionar la solución adecuada al tamaño y necesidades del proyecto.

Conexión con otros programas y aplicaciones

La capacidad de integrar la gestión documental con otras aplicaciones y fuentes es fundamental. Es recomendable disponer de la posibilidad de convertir, digitalizar, gestionar y hacer editables todo tipo de documentos procedentes de diversas fuentes: fax, correo electrónico, escáneres, etc.

Interfaz de usuario

Una interfaz de usuario fácil y amigable facilita la adopción por parte del equipo y reduce errores. La usabilidad debe ser un criterio de selección importante al evaluar soluciones de gestión documental.

Resumen

Una gestión documental eficaz en proyectos implica identificar y clasificar correctamente los tipos de documentos, asegurar su acceso controlado, mantener el control de versiones y aprobar los documentos oficiales. Además, conviene evaluar la relación calidad-precio de la solución, su integración con otras herramientas y la facilidad de uso de la interfaz.

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