Gestión Documental en Proyectos Sanitarios: Procesos, Digitalización y Conservación

Procesos y Control de la Gestión Documental

La gestión documental es el conjunto de prácticas, normas y tecnologías que permiten, básicamente, la captura, almacenamiento y recuperación de los documentos que son generados en un proyecto sanitario.

Tipos de Documentos

Cabe destacar que en los proyectos sanitarios se genera, recibe, intercambia, conserva y difunde una gran cantidad de información, tanto dentro del equipo de trabajo como fuera de él. Se distinguen los siguientes tipos:

• Documentos de gestión: contienen la información que permite planificar y gestionar el proyecto sanitario para alcanzar los objetivos.
• Documentos comerciales: contratos con los proveedores, albaranes y facturas.
• Comunicaciones: se debe realizar un acta de cada reunión de equipo para dejar constancia de sus datos y reflejar la información transmitida. Asimismo, se deben guardar y archivar los documentos recibidos por fax u otros medios.
• Documentos de trabajo: documentación que cada miembro del equipo de trabajo de un proyecto utiliza para realizar sus tareas.
• Documentos entregables: informes de seguimiento e informe final (este último recopila toda la información del proyecto, costes finales, los resultados obtenidos y las conclusiones).

Sistemas de Gestión Documental (SGD)

Un SGD es una herramienta que permite el almacenamiento, seguimiento y administración de los documentos de cualquier proyecto dentro de una organización. Puede variar desde algo simple, como una hoja de cálculo, hasta sistemas más complejos como programas informáticos especializados (por ejemplo, Microsoft 365 o Google Workspace).

Digitalización y Conservación de Documentos

No solo la normativa europea y española, sino también las bases de las convocatorias de los proyectos de investigación o las propias instituciones, exigen que la documentación que esté en formato físico sea digitalizada para facilitar tanto su custodia como su consulta.

Estrategias de Conservación de la Documentación

Las estrategias fundamentales incluyen las copias de seguridad, la actualización de los soportes y el uso de metadatos:

• Copias de seguridad: es la estrategia básica y esencial para realizar una conservación digital mínima de la información.
• Transferencia y actualización del soporte: es habitual que los soportes que contienen tanto los propios documentos como sus copias se queden obsoletos debido al avance de la tecnología. Por este motivo, se debe proceder a la transferencia de la información que guardan para poder actualizar su soporte sin producir cambios en su contenido.
• Metadatos: hacen referencia a la información que describe los documentos para facilitar tanto su identificación como su búsqueda.

Conservación de Soportes y Programas de Reemplazo

Los soportes u objetos físicos en los que se guarda la documentación (física y digital) deben tener la capacidad de almacenamiento suficiente para albergar la cantidad y el tamaño de los archivos que se quieren guardar. Además, deben permitir su transferencia a nuevos soportes sin que se pierda la información, manteniendo siempre la integridad de los documentos.

Presentación y Publicación de Documentos Finales

Cuando se haya finalizado el proyecto y se haya elaborado y revisado su informe final, los resultados obtenidos y las conclusiones alcanzadas se tienen que difundir mediante presentaciones y publicaciones, no solo de manera interna dentro de la organización responsable, sino también externamente al resto de la sociedad. Para ello, es habitual utilizar tanto texto como elementos gráficos.

Si el informe final se tiene que entregar a alguna autoridad competente, es necesario efectuar su autenticación. Hay diversos mecanismos de autenticación de documentos y el más frecuente es la firma electrónica mediante el certificado digital de la organización. El TDAS (Técnico en Documentación y Administración Sanitaria) debe realizar esta autenticación con el sistema que se tenga establecido.

Por último, la directiva de la organización decide cuál es la mejor manera de difundir y publicar el contenido del proyecto, ya sea en congresos científicos, blogs, webs o redes sociales.