Gestión Documental y Protección de Datos: Claves para el Archivo Eficiente y Seguro

Gestión Documental y Archivo: Conceptos Clave y Seguridad de la Información

Definición y Finalidad del Archivo

El archivo es un conjunto ordenado de documentos que una empresa produce en el ejercicio de sus funciones. También hace referencia al espacio físico en el que se ubican estos documentos. Su propósito principal es facilitar a cualquier persona la localización de la información que necesite.

La finalidad esencial del archivo es almacenar para conservar y recuperar la información.

Tipos de Archivos

Según la frecuencia de uso:

• Activos: Documentos de uso frecuente.
• Semiactivos: Documentos que se utilizan de manera circunstancial.
• Pasivos: Documentos que no se utilizan nunca, pero se guardan por cuestiones legales o históricas.

Según su ubicación:

• Centralizados: La documentación está concentrada en un único lugar.
• Descentralizados: Los documentos se encuentran distribuidos en diferentes ubicaciones.

Procedimiento de Archivo

El proceso de archivo de documentos sigue una serie de pasos sistemáticos para asegurar su correcta organización y accesibilidad:

1. Revisar los documentos: Observar que cumplen los requisitos necesarios para ser archivados.
2. Clasificar documentos: Distinguir aquellos documentos útiles del resto, agrupándolos por categorías.
3. Ordenar documentos: Organizar los documentos clasificados siguiendo un criterio lógico (alfabético, numérico, cronológico, temático, etc.).
4. Archivar los documentos ordenados: Colocar los documentos en su lugar correcto dentro del sistema de archivo.

Equipamiento de Archivo

El equipamiento de archivo comprende todos los dispositivos físicos y sistemas que permiten almacenar y ordenar la información de manera eficiente:

• Archivo convencional o manual: Incluye archivadores, carpetas, armarios, etc.
• Archivos informáticos: Se refiere a equipos informáticos, sistemas operativos y software de gestión documental.

Conservación y Seguridad del Archivo

Plazos de Conservación

• Material fiscal de comprobaciones de cuotas y deducciones: 10 años.
• Documentación para Hacienda Pública y Seguridad Social: 10 años.

Seguridad de la Información Archivada

La documentación no puede circular sin control, ya que la información que contienen los documentos (nombres, empresas, proveedores, números de cuentas bancarias, etc.) es sensible. Por ello, es imprescindible aplicar normas de seguridad recogidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPD-GDD).

Derechos de los Interesados (LOPD-GDD)

La LOPD-GDD reconoce una serie de derechos fundamentales a los titulares de los datos personales:

• Acceso: Posibilidad de acceder a sus datos personales para conocer qué información se está tratando.
• Rectificación: Derecho a corregir y rectificar los datos personales que sean inexactos o incompletos.
• Supresión (Derecho al Olvido): Posibilidad de eliminar totalmente sus datos personales por parte del interesado.
• Oposición: Posibilidad de que el interesado no desee que sus datos sigan siendo tratados para una finalidad específica.

Régimen Sancionador de la AEPD

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) impone sanciones según la gravedad de las infracciones a la normativa de protección de datos:

• Infracciones Leves: Generalmente, amonestaciones sin apercibimiento previo. Ejemplos incluyen incumplir el principio de transparencia o no atender los derechos de los interesados de forma adecuada.
• Infracciones Graves: Multas de hasta 10 millones de euros o el 2% del volumen de negocio anual global del ejercicio anterior. Ejemplos son el tratamiento de datos de un menor sin consentimiento adecuado o no verificar la validez de los consentimientos.
• Infracciones Muy Graves: Multas de hasta 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio anual global del ejercicio anterior. Incluyen el tratamiento de datos para una finalidad diferente a la consentida, la transferencia internacional de información sin garantías adecuadas o la reincidencia en infracciones graves.

Firma Digital y Firma Electrónica

Firma Digital

La firma digital es un sistema criptográfico que permite verificar la identidad de una persona y se utiliza para garantizar la autenticidad e integridad de documentos electrónicos firmados.

Firma Electrónica

La firma electrónica son datos en formato electrónico que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante. Existen diferentes tipos de firma electrónica (simple, avanzada, cualificada) con distintos niveles de seguridad y validez legal.

La firma electrónica garantiza la veracidad de una información y puede vincularse de forma segura a un documento.

DNI Electrónico (DNIe)

El DNIe (Documento Nacional de Identidad Electrónico) es un documento que acredita electrónicamente la identidad de una persona, permitiendo la firma electrónica de documentos y el acceso seguro a servicios online.