Gestión Documental en Prevención de Riesgos Laborales: Control y Cumplimiento

Gestión Documental en Prevención de Riesgos Laborales

1. Responsables del Control de la Documentación y Registros

El empresario debe asegurar que los documentos exigidos legalmente estén siempre actualizados y a disposición de la autoridad laboral.

Cualquier persona, incluyendo directores de unidades funcionales y mandos intermedios, puede proponer la elaboración o corrección de la documentación si detecta carencias o deficiencias.

2. Estructura de un Procedimiento

• Objeto: Breve descripción de los objetivos a lograr.
• Alcance: Define a qué procesos o departamentos afecta y cuáles excluye.
• Implicaciones y Responsabilidades: Personas a las que afecta el procedimiento.
• Desarrollo/Metodología: Forma de llevar a la práctica.
• Registros/Formularios/Anexos: Relación de documentos a utilizar en el desarrollo del procedimiento, incluyendo una muestra de cada uno.

3. Doble Objetivo de Todo Procedimiento

• Definir cómo hacer las cosas para que las personas afectadas puedan actuar en consecuencia.
• Disponer de un sistema de medida de su eficacia.

4. Tipos de Distribución en el Control Documental

• Copias Controladas: Aquellas que llevan especificados los requisitos para su desarrollo, revisión, aprobación, mantenimiento, uso, obsolescencia y eliminación. Esto implica que a la copia del documento, que ya posee un número serial o código, se le asigna una persona particular, con acuse de recibo, asegurando que dispone de la versión más actualizada (Establecer Lista de Distribución).
• Copia No Controlada: Se emite sólo por razones de información general y no requiere actualizarse con el tiempo.

5. Infracciones Relacionadas con el Control Documental

El incumplimiento de la obligación de registro y archivo de los datos obtenidos de las evaluaciones, controles, reconocimientos, investigaciones o informes referidos a la prevención de riesgos laborales se califica como INFRACCIÓN GRAVE (artículo 12.4 de la LISOS, Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social) por la Inspección del Trabajo.

6. Contenido de una Lista de Distribución (Ejemplo)

• Documento
• Código de Documento
• Fecha de Emisión
• Versión más Actualizada
• Número de Copia Controlada
• Poseedor de Copia Controlada
• Fecha de Entrega
• Firma de Recibo

7. Documentación Mínima en Materia Preventiva (Artículo 23 de la LPRL)

Según el artículo 23 de la LPRL, cualquier empresa, independientemente de su actividad, debe elaborar la siguiente documentación mínima:

• Plan de prevención de riesgos laborales.
• Evaluación de riesgos.
• Planificación de la actividad preventiva.
• Práctica de los controles del estado de salud y conclusiones obtenidas.
• Relación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales con baja superior a 1 día.

8. Documentación Básica Según Modalidades Organizativas

La documentación básica que la empresa debe tener en cuanto a las diferentes modalidades organizativas incluye:

• Consulta de modalidad preventiva.
• Concierto del SPA.
• Comunicación a la administración de la modalidad de organización preventiva y de la realización preventiva de evaluación de riesgos y de auditoría.
• Registro de la modalidad preventiva.
• Modelo de nombramiento y asignación de trabajador designado.