Gestión Documental Laboral y Planificación de Recursos Humanos: Claves para la Empresa

Gestión Documental Laboral y Planificación de Recursos Humanos

Control mediante cámaras

Para instalarlas, se ha de tener en cuenta la necesidad y proporcionalidad. Esto se llevará a cabo con una medida adecuada que siempre respete la intimidad de los trabajadores.

Expediente personal

Cada expediente constará de 3 elementos:

1. Carpetilla: donde se guarda el expediente.
2. Extracto: hoja en la que se anotan cada documento del expediente.
3. Documentación: documentos que forman el expediente.

Documentación que forma el expediente personal

1. Documentación aportada por el trabajador:
   • Carta de presentación
   • Currículum
2. Documentos generados por la empresa:
   • Resultados de las pruebas de selección
   • Informe de la entrevista
   • Copia del contrato de trabajo
   • Amonestaciones
3. Documentación procedente de la administración pública:
   • Vida laboral
   • Copias de documentación relativa a la seguridad social
4. Documentación procedente de otras empresas e instituciones públicas/privadas

Clasificación de los expedientes

1. En pequeñas empresas: ordenar alfabéticamente los expedientes.
2. En grandes empresas: se ordenará alfabéticamente por departamentos, dentro de cada departamento por el número de categoría profesional, y dentro de cada categoría alfabéticamente por apellidos y nombres.

Conservación de los documentos de carácter laboral

Se deben conservar durante 4 años los documentos relativos a:

1. Afiliación de los trabajadores a la seguridad social
2. Partes de altas, bajas y comunicaciones de variación de datos
3. Documentos de afiliación a la mutualidad
4. Recibo de salarios
5. Boletín de cotización a la seguridad social

Ciclo vital de los documentos

1. Archivo activo: contiene la documentación actual usada frecuentemente. Mientras el trabajador esté en la empresa.
2. Archivo semiactivo: recibe la documentación de los trabajadores una vez hayan finalizado su relación con la empresa. Cuando desaparece la vigencia jurídica y administrativa se puede eliminar o pasar al archivo histórico.
3. Archivo histórico: recibe la documentación del archivo semiactivo. Se conservan los papeles que pueden tener especial interés para la empresa.

T7

Objetivos

1. Importancia de la planificación de los RRHH
2. Importancia de la identificación del perfil del candidato

Consiste en elaborar e implantar los planes y programas que aseguren los suficientes empleados, con las competencias necesarias, en los puestos adecuados y con el coste preciso. La planificación es una estrategia de la empresa.

Incidencia de la planificación de los RRHH

1. Análisis y descripción de puestos de trabajo, así como la determinación de perfiles
2. Detección de necesidades de personal
3. Planificación de la promoción interna
4. Planificación de los procesos de selección e incorporación de nuevos trabajadores
5. Planificación de la formación
6. Cálculo de los costes del personal

Análisis y descripción del puesto de trabajo

Es el proceso en que la empresa va recopilando información de los puestos que quiere que trabajen con la intención de identificar las tareas, obligaciones y responsabilidades, así como los requerimientos que deben poseer los integrantes para que ocupen los puestos de trabajo.