Gestión Documental Integral: Autenticación, Digitalización y Clasificación de Archivos

Conceptos Fundamentales en la Gestión Documental

Autenticació de Documents

Una autenticació és un procés amb el qual es busca donar fe de la veracitat d’un document davant l’autoritat competent. Només és vàlida per a documents que no estableixin obligacions i, per tant, no equival a un reconeixement.

Compulsa de Còpies

Una compulsa és una còpia confrontada amb el document original. Només es podran compulsar còpies dels documents que el centre té custodiats, no dels procediments d’altres unitats.

Trámite de Apostilla

El trámite de apostilla consiste en colocar sobre un documento público una anotación que certificará la autenticidad de la firma de los documentos públicos. Se pueden apostillar los documentos judiciales y administrativos.

Administració i Elements d'un Sistema de Gestió Documental

Administració de Documents

L'Administració de Documents controla el període de vida d’un document dins d’una empresa, incloent-hi la seva: creació, classificació, publicació, exportació, i qui i quan el fa servir o eliminar.

Elements d'un Sistema de Gestió Documental (SGD)

Els elements d'un sistema de gestió documental són tots aquells programes d'ordinador creats per a la gestió de grans quantitats de documents:

• Infraestructura (programari, maquinari): Ha d'oferir accés a eines d'autor per permetre la creació dels documents que seran gestionats i ha de poder ser compatible amb altres aplicacions.
• Emmagatzematge: Permet presentar diferents documents virtuals als usuaris.
• Biblioteca: Control de qui utilitza i quins documents.
• Presentació i distribució.
• Metadades: Emmagatzema informació variada del document.
• Cerca: Per text, paraules clau.
• Captura: Escàner.
• Seguretat: Només pot accedir el personal indicat.
• Recuperació d'un document.
• Control de versions: Còpia de seguretat.

Digitalització de Documents

Conversió Digital de Documents

La conversió digital de documents és un procés tecnològic que permet convertir la imatge continguda en un document en paper en una imatge digital mitjançant un programari de captura que permet guardar grans quantitats de dades en poc espai.

Resolucions Recomanades:

• En documents blanc i negre: 200, 300 i 400 punts per polzada (ppp).
• En documents en color d’alta qualitat: 1200 a 2400 ppp.

Sistemes de Compressió:

• Sense pèrdues: Redueixen el codi binari però sense suprimir cap informació.
• Amb pèrdues: Sacrifiquen part de la informació original amb l’objectiu d’aconseguir una major compressió i un arxiu reduït.

Aspectes Fonamentals de la Digitalització

Tres aspectes fonamentals de la digitalització:

• Objectius que es volen assolir.
• L’àmbit d’aplicació.
• La responsabilitat de les parts involucrades.

Processos de Disseny del Sistema d'Arxiu

Processos a l’hora de dissenyar el sistema d’arxiu:

• Determinar els documents que s’integren.
• Captura dels documents.
• Registre.
• Classificació.
• Emmagatzematge i maneig.
• Accés.

Gestió de Dades i Avantatges de l'Arxiu Digital

Gestió de Dades i Usuaris

En la gestió de dades, s’utilitza el concepte d’usuari per controlar l’accés al sistema. Es poden declarar diferents usuaris amb un nivell d’accés diferent. És necessari iniciar una sessió.

Un usuari es pot correspondre amb:

• Una persona.
• Un conjunt de persones.
• Cap persona.

Avantatges de l'Arxiu Digital

Avantatges de l’arxiu digital:

• Major accessibilitat: Permet accedir fàcilment a l’arxiu.
• Garantia de seguretat de la informació: Un SGD redueix riscos, ja que digitalitza i realitza còpies de seguretat.
• Tramitació de grans quantitats de documents: En un arxiu digital s’emmagatzemen grans quantitats de documents de forma ràpida i estructurada que es poden consultar de manera eficient.

Classificació de Documents

Tipos de Clasificación de Documentos

Classificació de documents:

• Según la ubicación de los archivos:
  • Centralizado: Toda la información se guarda en una sola ubicación.
  • Descentralizado: La información se guarda en distintas ubicaciones.
• Según la frecuencia de consulta:
  • Activo: Se consulta de forma frecuente.
  • Semiactivo: Se mantiene durante un periodo de tiempo estipulado y después se analiza su traslado al archivo inactivo.
  • Inactivo: Documentos que no se consultan o se hace esporádicamente.
• Según lo que se desea almacenar:
  • Archivo horizontal: Uno sobre otro.
  • Archivo vertical: Uno detrás de otro.
  • Archivo lateral: Permite ver los lomos de las carpetas.
• En función de la privacidad:
  • Personales: Reservado a una persona y con cierre de seguridad.
  • Departamentales: Acceso para las personas del departamento o el responsable máximo de él.
  • Generales: Cualquier persona que tenga los permisos podrá acceder a cualquier documento.