Gestión Documental Integral: Ámbitos, Tipos y Tratamiento

Toda organización tiene diferentes ámbitos y niveles de decisión, distinguiéndose dos principales: el ámbito de decisión política y estratégica (organización política, cargos políticos, cargos de alta dirección) y el ámbito de decisión técnica y administrativa (cargos administrativos y técnicos, y organización ejecutiva). Los cargos con capacidad de decisión técnica y administrativa incluyen al secretario general, interventor general, director de servicios jurídicos, gerentes de ámbitos y titulares del máximo órgano de dirección de organismos autónomos.

**Archivo de Altos Cargos (ARXIVO ALTS CARGOS):** Documento creado o recibido por una persona física que ocupa un cargo político o ejecutivo en el ejercicio de funciones que le ofrece la legislación vigente y que sean aplicables. Los documentos de cargos administrativos son documentos públicos y están sujetos a lo que determina la legislación.

Problemáticas Relacionadas con la Documentación

• Gestión de documentación política (como alto cargo del partido) y documentación político-administrativa.
• Producción documental poco sistematizada y necesidad de información.

Problemáticas Relacionadas con Recursos Humanos

• Persona eventual.
• Formación personal.

Problemáticas Relacionadas con las TIC

• Uso de las tecnologías de la información como herramienta para la gestión de la información.

Acceso a la Información y Limitaciones

• Acceso a informes elaborados a la Generalitat por los diputados.
• Acceso de investigadores a fondos diplomáticos.
• Modelo de solicitud de consulta externa.

Tipos de Información y Fuentes

**Información:** El hecho de procesar, manipular y organizar datos de manera que transmitan conocimiento.

Tipos de Información

1. **Información Bibliográfica:** Información analizada y tratada para facilitar el acceso a documentos primarios (catálogos de bibliotecas, bases de datos).
2. **Información de Personas e Instituciones:** Directorio de personas e instituciones con el fin de obtener datos sobre personas, organismos oficiales o entes privados, o contactar con una persona o portavoz de una institución para que nos den información directa.
3. **Prensa:** Publicación impresa o digital editada con periodicidad diaria, semanal o mensual.
4. **Información Estadística:** Contenidos en los que se realiza una valoración numérica de aspectos que se miden sobre la sociedad y economía.
5. **Información Jurídica:** Se compone por documentos que acrediten la existencia de textos legislativos o principios de derecho y su utilización, pudiendo ser normativa, jurisprudencial, parlamentaria y doctrinal.

**Fuente de Información:** Hace referencia al origen de la información.

La búsqueda de información en motores de búsqueda con lenguaje natural y con lenguaje documental.

Sintaxis para Búsqueda: Operadores Booleanos

Los operadores booleanos son herramientas en lenguaje matemático que facilitan combinar palabras para definir concretamente lo que buscamos.

• **Intersección (AND, Y, I, &):** Recupera registros que contengan dos términos buscados a la vez.
• **Unión (OR, O):** Recupera registros que tengan uno de los dos términos.
• **Negación (NOT, NO):** Excluye registros que tienen el término de búsqueda.
• **Truncamiento (*, ?, $):** Recupera los registros con términos que comienzan por una raíz.
• **Proximidad (NEAR, WITH):** Recupera registros con términos en un mismo texto.
• **Frase Literal (" "):** Recupera registros que tengan la frase exacta.

Sociedad del Conocimiento/Comunicaciones

Sociedad caracterizada por desarrollar e implantar tecnologías de comunicación e información que permiten organizar mejor el trabajo, o la comunicación entre personas.

Documentación Administrativa y de Archivo

**Documento Administrativo:** Información fijada sobre cualquier soporte generado por organismos en el desarrollo de sus funciones.

**Documento de Archivo:** Información registrada independientemente del soporte, producida o recibida y conservada por una organización o una persona en el desarrollo de su actividad.

Características de los Documentos

• Génesis
• Carácter serio
• Exclusividad
• Interrelación
• Autenticidad
• Fiabilidad
• Integridad
• Accesibilidad
• Objetividad

Tipología de Documentos

• **Por la naturaleza jurídica:** Públicos y privados.
• **Por la fase documental:** Activos, semiactivos e inactivos o históricos.
• **Por el lenguaje utilizado en el documento:** Textuales, cartográficos, iconográficos, audiovisuales, electrónicos.
• **Por el tipo de declaración:** De la administración (de decisión, comunicación...), de la ciudadanía (solicitud, denuncias, recursos).

Tipos de Documentos Específicos

• **Acta:** Documento formal que constata un hecho, una obligación, un acuerdo con el fin de que haya constancia.
• **Carta:** Comunicación escrita interpersonal que contiene información general, no viene prevista en el trámite de un procedimiento.
• **Certificado:** Documento dado por funcionarios competentes como secretario o gerente, o por una persona autorizada de forma legal, que da fe sobre un hecho.
• **Citación:** Convocatoria por medio de la que se pide la presencia de alguien en un lugar para realizar un trámite administrativo.
• **Comunicación Interna:** Escrito dentro de una misma organización.
• **Convenio:** Documento mediante el que se establecen acuerdos entre organismos o personas para llevar a cabo un interés común.
• **Diligencia:** Certificado interno que se produce dentro de actuaciones administrativas y acredita la ejecución de un trámite.
• **Informe:** Documento que presenta una exposición sobre una situación con los elementos necesarios para resolverlo.
• **Recurso:** Documento mediante el que la persona interesada pide a la administración que anule o modifique una resolución o acto administrativo que se considera perjudicial para sus derechos.

Valores Atribuidos a los Documentos

• **Valor Primario:** Administrativo, jurídico, contable, fiscal.
• **Valor Secundario:** Histórico, informativo.

Ciclo Vital de los Documentos

Fases por las que pasa un documento desde que se crea hasta que se destruye o conserva. Ciclo vital centrado en la VIGENCIA: dos fases: fase administrativa donde la primera fase es la planificación y tramitación, y en la segunda la vigencia y el plazo precaucional; y la fase histórica que es cuando el documento ya ha caducado.

Teoría de las Tres Edades

Un documento está en fase activa hasta pasar los 5 años, después pasa a estar en fase semiactiva y dejará de serlo pasados 10 años para estar en fase semiactiva.

Ciclo de Vida Continuo

Se planifica, luego se crea, se hace uso de ellos, se organiza y luego se dispone a conservarlo o eliminarlo.

Unidades Documentales Generadas por las Administraciones

**Fondo:** Conjunto de documentos producidos orgánicamente utilizado por una persona u organismo para desarrollar sus funciones.

**Subfondo:** Parte de un fondo que tiene productor propio.

Unidades Documentales y Soportes

**Unidad Documental Compuesta:** Unidad organizada de documentos juntos por el productor para su uso o para su organización archivística. Tipos: reglados o no, abiertos, cerrados, original, copia, esencial.

**Unidad Documental Simple:** Unidad de archivo más pequeña y unidad de instalación, conjunto de documentos conservados en una misma unidad física.

**Soporte Documental:** Es el medio utilizado para registrar la información como papel, plástico, pergamino.

**Documento Electrónico:** Información registrada de manera fija y continua estable pero no en soporte físico. Formas: productos físicos (discos, CD, DVD) y virtuales (redes).

Características de los Documentos Electrónicos

• Integrado
• Fiable
• Autenticidad
• Usabilidad
• Aumentabilidad

Firma Electrónica

La tecnología permite sustituir los medios manuales de autenticidad y pasarlo a la electrónica. 3 tipos: simple (solo aparece la firma), avanzada (aparece la firma y la firma y datos de otras personas) y reconocida (aparece la firma que equivale a la firma escrita, se tiene que demostrar que es real).

Certificado Digital

Acreditación electrónica que nos permite asociar nuestra identidad a la firma. Tipos: personales de identidad y de dispositivo.

Tratamiento Documental y Organización

**Tratamiento Documental:** Conjunto de operaciones y técnicas para el desarrollo y evaluación de sistemas administrativos, desde su creación hasta su destrucción o transferencia. Tipos: Archivo de Gestión, Archivo Central, Archivo Intermedio y Archivo Histórico.

Organización Documental

• **Clasificación:** Establece las clases agrupadas de forma estructurada o jerárquicamente dentro de un conjunto.
• **Ordenación:** Ordenar las unidades documentales dentro de cada serie según un criterio de ordenación.
• **Archivo:** Ordenar un documento dentro de la carpeta para tener los documentos organizados físicamente.

Sistema de Gestión Documental

Conjunto de operaciones integradas en la gestión administrativa general que planifica, crea, usa, organiza y evalúa los documentos administrativos.

Sistema Archivístico Español

Establece el sistema español de archivos, regula el sistema de la administración general del Estado y establece el procedimiento para el acceso, centro de archivo, archivo nacional, regional e histórico provincial.

Instrumentos ISO

Instrumentos principales y adicionales.

Gestión por Procesos

Es la gestión que va orientada a satisfacer al destinatario de un servicio o producto.

Sistemas de Calidad

Conjunto de características que hacen que un producto sea capaz de satisfacer necesidades.

Documentos Públicos y Privacidad

Documentos públicos notariales, judiciales, administrativos y registrales. Factores a tener en cuenta: derecho de acceso, accesibilidad y tipo de información.

La información que se maneja en una organización es sobre personas físicas, requieren trato especial y se ha de tener en consideración el derecho de privacidad que tiene la persona.

**Privacidad:** Conjunto de datos de una persona que no tienen relevancia si se analizan por sí solas, pero relacionadas crean un perfil de la persona que es privada.

**Intimidad:** Esfera donde desarrollan tareas reservadas de la vida de una persona, como el domicilio.

Derechos (Ley 15/99)

• Acceso
• Rectificación
• Cancelación
• Oposición