Gestión Documental Empresarial: Archivo, Plazos Legales y Derechos ARCO

Gestión Documental y Archivo Empresarial

Definición de Archivo

Un archivo es un conjunto ordenado de documentos producidos en el ejercicio y el desarrollo de unas funciones o actividades empresariales **concretas**, al servicio de la empresa, con el fin de facilitar su actividad.

Importancia y Requisitos Legales de la Gestión Documental

Existen varias razones fundamentales para gestionar el archivo de forma adecuada:

1. Determinados documentos, como **contratos**, **escrituras**, etc., pueden servir como elemento probatorio ante un tercero. Es necesario conservar adecuadamente dicha documentación.
2. Existe la **obligación legal** de conservar cierta documentación durante un tiempo determinado desde su elaboración. Los plazos son diferentes en función del tipo de documentos y el motivo por el que se exigen.

Plazos Legales de Conservación Documental

• **Código de Comercio:** 6 años para justificantes o documentos relacionados con la actividad.
• **Normativa Tributaria:** 4 años para conservar facturas y justificantes contables.
• **Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales:** 10 años para conservar la contabilidad, los registros y los soportes documentales de terceros.

Reglas Básicas para el Desarrollo de la Labor de Archivo

1. Los documentos se deben **ordenar** para que se puedan encontrar fácilmente.
2. Es necesario **registrar** todas las entradas y salidas de cualquier documento.
3. No **acumular** excesiva documentación pendiente de archivo para evitar extravíos.
4. Ser **selectivos**, diferenciando lo útil de lo poco relevante.
5. Asegurar, antes de abrir un expediente, que no ha sido abierto con anterioridad con una denominación distinta.
6. Utilizar **señales visuales** al clasificar documentos con el objeto de facilitar su localización.
7. **Eliminar periódicamente** documentos que ya no sean útiles.
8. Establecer **medidas de seguridad** para evitar la modificación, el daño o la destrucción de documentos.
9. En documentos con respuesta, adjuntar una copia del documento al que respondemos.
10. Facilitar la visibilidad de los documentos en una posterior búsqueda (por ejemplo, doblándolos para que se vea su inicio).

Infracciones y Sanciones Relacionadas con la LOPD

1. **Infracción Leve:** No atender una solicitud de rectificación o cancelación de datos personales. Multa de 601,01€ a 60.001,21€.
2. **Infracción Grave:** Utilizar, sin autorización, los ficheros de datos con una finalidad distinta a la original. Multa de 60.001,01€ a 300.506,05€.
3. **Infracción Grave:** Mantener los ficheros en unas condiciones de seguridad insuficientes. Multa de 60.001,01€ a 300.506,05€.
4. **Infracción Muy Grave:** Recoger datos personales utilizando el engaño o sin la autorización del afectado. Multa de 300.506,05€ a 601.012,10€.

Herramientas Digitales para la Gestión Documental

Certificado Digital

El **certificado digital** es un documento digital que contiene los datos identificativos de una persona física, mediante el cual esta se puede identificar en Internet e intercambiar información con otras personas y organismos, con la garantía de que solo ella y su interlocutor pueden acceder a la misma.

Portafirmas Electrónico

El **portafirmas electrónico** es una herramienta para firmar electrónicamente documentos, utilizando el certificado digital del firmante. Puede utilizarse en el PC de sobremesa o en el teléfono móvil. Permite firmar varios formatos de documentos, aunque se recomienda siempre el formato **PDF**.

Ciclo de Vida del Documento y Derechos de Protección de Datos

Fases del Ciclo de Vida del Documento

El documento pasa por las siguientes fases desde que llega a un departamento y se archiva hasta que es destruido por su escaso valor operativo o legal:

• Confirmar que el documento a archivar no va a ser requerido en ese momento por ningún empleado o departamento.
• Determinar el **valor presente y futuro** de los documentos susceptibles de archivo.
• Realizar las **copias de seguridad**, fotocopias o digitalizaciones de los documentos originales que el responsable del archivo considere oportuno.
• **Referenciar** aquellos documentos que, por su contenido, deban estar guardados en más de un expediente.
• **Prearchivo** de la documentación susceptible de archivo.
• **Archivo definitivo** de los documentos.
• **Utilización y conservación** adecuada de los documentos durante su vida útil.
• **Purga y destrucción** de documentos que ya no sean útiles.

Derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición)

Los **Derechos ARCO** son un conjunto de acciones reconocidas en la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos), a través de las cuales una persona física puede ejercer un **control sobre sus propios datos personales**.

Detalle de los Derechos ARCO

• **Derecho de Acceso:** Permite saber si los datos propios están siendo tratados, la finalidad perseguida, de dónde se han obtenido y las comunicaciones de los mismos que se hayan realizado o se tenga previsto realizar.
• **Derecho de Rectificación:** Permite solicitar la modificación de los datos que sean inexactos o incompletos.
• **Derecho de Cancelación:** Permite pedir que se supriman los datos propios que sean falsos o inadecuados.
• **Derecho de Oposición:** El titular de los datos se puede oponer a que se realice un tratamiento de sus datos personales.