Gestión Documental Eficiente y Protección de Datos en la Empresa

1. Gestión Documental Eficiente

Utilidad del Archivo

Un archivo es un conjunto ordenado de documentos (digitales o físicos) generados por una persona, sociedad, institución u organización en el ejercicio de sus funciones o actividades. También puede referirse al espacio físico donde se ubican los documentos.

Importancia del archivo:

• Facilita la rapidez de búsqueda.
• Mejora la productividad, rendimiento, eficacia y competitividad.
• Debe ser sencillo de manejar para localizar información rápidamente.

Para determinar qué documentos conservar, se deben hacer las siguientes preguntas:

1. ¿Es realmente útil?
2. ¿Se necesitará en el futuro?
3. ¿Debe conservarse por razones legales o contables?

Funciones y Finalidades del Archivo

Funciones:

• Almacenar documentos.
• Conservar documentos.
• Permitir una rápida recuperación de la información.

Para que un archivo sea eficaz, debe contar con:

• Normas de uso accesibles para empleados autorizados.
• Un índice de contenido.
• Un sistema de ordenación adecuado a las necesidades de la empresa.
• Instalaciones adecuadas para su conservación.

Errores al ordenar documentos:

• Evitar nombres genéricos (ejemplo: editorial, panadería, asesoría).
• No usar signos de puntuación ni preposiciones, excepto en nombres extranjeros (Van, Du, Mac, etc.).
• No incluir títulos nobiliarios, académicos o militares.

Clases de Archivos

Los archivos pueden clasificarse según:

• Tipo de documentos.
• Accesibilidad del personal.
• Importancia de la información.
• Procedencia de los datos.
• Frecuencia de uso y lugar (los criterios más importantes).

Sistemas de Ordenación de Archivos

El criterio de ordenación facilita la búsqueda posterior de documentos.

Sistemas informatizados pueden ordenar documentos por:

• Aplicaciones (Word, Excel, presentaciones, bases de datos).
• Tamaño del archivo.
• Categoría.
• Autor.

Sistemas de ordenación en empresas:

• Alfabético (según el orden del alfabeto).
• Numérico (cada documento recibe un número correlativo).
• Alfanumérico (combinación de letras y números).
• Geográfico (por ubicaciones).
• Cronológico (según la fecha).
• Por materias (según el tema o asunto).

Procedimiento de Archivo

Equipamiento de archivo:
Son los dispositivos físicos que permiten almacenar y ordenar la información, como ordenadores, archivadores, carpetas, armarios.

Dos tipos de archivos:

1. Convencional o manual (archivadores, carpetas, armarios).
2. Informático (sistemas digitales de almacenamiento).

Funcionamiento del Archivo: Conservación, Actualización y Seguridad

Conservación:

• Los documentos se guardan solo el tiempo necesario.
• No se deben acumular documentos innecesarios.

Actualización:

• Se deben mantener actualizados los datos empresariales, administrativos y legislativos.

Seguridad:

• Es fundamental realizar un seguimiento de los documentos.
• La seguridad está regulada por la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPD-GDD).

2. Protección de la Información

Importancia de la Protección de Datos

Nuestra actividad online deja una huella digital que puede ser utilizada para campañas publicitarias, promociones, venta de productos, etc.
Riesgo: Uso indebido de los datos, por ejemplo, que un banco niegue un préstamo por información obtenida en redes sociales.

Protección de datos = derecho fundamental según la Unión Europea y la Constitución española.

LOPD-GDD: Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales

Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre

• Su objetivo es proteger los datos personales, incluso en entornos digitales.
• Adapta la normativa española al Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD).
• Garantiza los derechos digitales de la ciudadanía.

Ejemplos de datos personales:

• Fácilmente identificables: Nombre, apellidos, correo, teléfono, domicilio.
• Menos evidentes: Cookies, direcciones IP, identificadores de dispositivos móviles.

Garantiza que el documento no pueda modificarse.