Gestión Documental Eficiente: Conceptos Clave y Sistemas de Archivo para Empresas

Conceptos Fundamentales de Archivo y Documentación

Definiciones Clave

Archivo: Se refiere tanto al conjunto de documentos como al lugar físico o informático donde se guardan.

Archivo Informático: Conjunto de datos en formato electrónico que permite su almacenamiento y lectura en un ordenador u otro dispositivo electrónico.

Documentos Digitalizados: Documentos en soporte físico que han sido convertidos a formato digital a través del escaneado o de un software específico.

Sistema de Gestión de Bases de Datos (SGBD): Programa informático capaz de gestionar el acceso y la consulta de datos organizados y relacionados entre sí.

Índice: Catálogo de los documentos que contiene un archivo, una herramienta que facilita su localización.

Testigo: Señal que se deja en un archivo o carpeta para indicar que se ha extraído un elemento.

Palabra Ordenatriz: Palabra que se toma como referencia para ordenar documentos, especialmente en sistemas alfabéticos.

Métodos de Clasificación y Ordenación Documental

Criterios de Ordenación

• Geográfico

  La documentación se ordena según el lugar geográfico asociado a la misma. Se pueden realizar varias subclasificaciones.

  Ventajas: Método sencillo y permite ampliaciones.

  Inconvenientes: No es adecuado para archivos con un gran volumen de documentos y no siempre requiere el uso de testigos.

• Cronológico

  Los documentos se ordenan por fechas, pudiendo hacerse tanto en orden ascendente como descendente.

• Alfabético

  Los documentos se clasifican y ordenan según el orden alfabético. Se utiliza comúnmente para documentación relativa a clientes, proveedores, etc.

  Ventajas: Método sencillo, ya que el alfabeto es universalmente conocido, y la localización de documentos es fácil.

  Inconvenientes: Es necesario determinar la palabra ordenatriz previamente, y si se extrae un documento, hay que dejar algún testigo o marca.

• Temático

  Ventajas: Fácil localización de documentos y no requiere índices auxiliares.

  Inconvenientes: El mismo documento puede estar relacionado con distintos asuntos y se necesitan testigos para controlar las extracciones.

• Numérico

  Ventajas: Es un método sencillo e ilimitado en cuanto a capacidad.

  Inconvenientes: Requiere establecer índices o fichas adicionales que relacionen el documento con su número asignado y no permite intercalar nuevos documentos fácilmente sin reordenar.

Principios de Clasificación y Ordenación

Para una gestión documental eficaz, la clasificación y ordenación de documentos debe ser:

• Adecuada
• Sencilla
• Rápida
• Flexible

Tipos de Archivo y Sistemas de Gestión

Según la Frecuencia de Uso

• Archivo Activo

  Contiene los documentos que se usan con frecuencia. Se localiza en un lugar accesible y cercano a los puestos de trabajo para facilitar el acceso rápido.

• Archivo Semiactivo

  Almacena la documentación procedente del archivo activo que se consulta con poca frecuencia.

• Archivo Inactivo

  Guarda la documentación con un alto valor histórico, documental o legal, cuya consulta es esporádica.

Según la Ubicación

• Archivo Centralizado

  Consiste en concentrar toda la documentación de la empresa en un lugar único.

  Ventajas: Búsqueda fácil de documentos y uniformidad en el sistema de archivo.

  Inconvenientes: Es necesario establecer un sistema riguroso para controlar la documentación que sale del archivo y quién la retira.

• Archivo Descentralizado

  Cada departamento tiene su propio archivo donde guarda su documentación.

  Ventajas: Acceso rápido a los documentos por parte del personal del departamento y no se necesitan grandes instalaciones centrales.

  Inconvenientes: Se pueden repetir tareas, equipos y materiales de archivo; el personal que atiende el archivo puede no ser especialista en gestión documental.

Soporte de Almacenamiento

• Soporte Papel

  Incluye:

  • Carpeta simple y carpeta colgante.
  • Auxiliares: fichas y guías.
  • Mobiliario: estanterías abiertas y armarios de oficinas.

• Soporte Informático

  Ejemplos de medios de almacenamiento:

  • Disco duro
  • DVD
  • Pen drive
  • Nube (almacenamiento en la nube)

Procesos Clave en la Gestión Documental

Fases del Proceso de Archivo

El proceso de archivo se compone de las siguientes fases:

1. Entrada de documentos.
2. Conservación y utilización.
3. Purga o destrucción.

Fases del Proceso de Documentación en la Empresa

La gestión documental en una empresa se estructura en tres fases principales:

1. Clasificación: Agrupar los documentos por clases o categorías.
2. Ordenación: Colocar los documentos de acuerdo con un orden establecido (alfabético, cronológico, etc.).
3. Archivo: Colocar los documentos en un espacio físico o informático designado para su custodia.

Purga de Documentos

Proceso mediante el cual se eliminan los documentos cuando dejan de tener valor o finaliza el plazo legal de su conservación. Se recomienda realizarla cuando el volumen de trabajo es menor y utilizando máquinas destructoras que convierten el papel en tiras para garantizar la confidencialidad.

Aspectos Legales y Tecnológicos

Código de Comercio

Establece que los empresarios deben conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes de su negocio, bien ordenados y durante un mínimo de 6 años.

Consentimiento de la Persona

Un ejemplo práctico es al rellenar sus datos en un formulario de una página web, donde se marca la casilla en la que se acepta la política de privacidad de la empresa, otorgando así el consentimiento para el tratamiento de datos.

Ventajas de la Digitalización y Archivos Informatizados

La implementación de archivos informatizados ofrece múltiples beneficios:

• Ocupa poco espacio físico.
• Los documentos se clasifican y localizan más rápidamente.
• Permite el acceso a la información desde cualquier lugar con conexión.
• Facilita la creación de copias de seguridad, mejorando la seguridad de los datos.
• Contribuye al ahorro de papel y a la sostenibilidad.

Funciones Esenciales del Archivo

Las principales funciones de un archivo son:

• Guardar la documentación de forma segura.
• Facilitar su localización y recuperación cuando sea necesaria.
• Constituir un centro activo de información para la toma de decisiones.
• Cumplir con las disposiciones legales y normativas vigentes.

Nota: Los nombres "Marcelo, Javier, Marcos, José Eloy" no tienen un contexto claro en este documento técnico. Podrían ser ejemplos de nombres para clasificación alfabética o una lista de colaboradores. Se mantienen sin una categorización específica.