Gestión Documental Eficaz: Organización, Archivo y Protección de Datos

1. Organización de la Documentación

En todas las organizaciones es necesaria una serie de normas que sirvan para organizar los procesos de tratamiento de documentos. Se trata de trabajos sistemáticos de la actividad administrativa para conservar documentación y cumplir las normativas legales.

1.1. Recepción de Documentación

La llegada de documentación a la empresa requiere la manipulación y tratamiento correspondientes:

1. Llegada de documentación
2. Recepción y clasificación
3. Apertura y comprobación
4. Diferencias: Correspondencia personal (no abrir) y correspondencia a nombre de la empresa (abrir)
5. Registro de entrada
6. Distribución a los departamentos

Podemos encontrar documentos personales y confidenciales, los cuales no se abrirán, pero sí se registrarán y se entregarán directamente a la persona interesada. El resto de correspondencia se abrirá y se registrará. Antes de registrar los documentos hay que enumerarlos, es decir, se asigna a cada uno un número correlativo con la fecha de entrada. Se suelen escanear y emitir etiquetas.

A continuación se anotan en el libro de registro de entrada de correspondencia:

• Número de entrada correspondiente al orden de llegada.
• Fecha de entrada: día y mes en que se recibe el documento.
• Remitente: nombre o razón social de la persona que envía el documento y lugar del que procede.
• Clase de envío: si es una carta, una revista, un impreso, un paquete...
• Anexos, como un cheque, un informe, un CD...
• Destinatario: el departamento de la empresa al que va dirigido el envío.

Se registra una vez entregado:

• Asunto: si el asunto figura en la cabecera de la carta recibida es fácil hacer la síntesis. En otro caso habría que leer rápidamente el contenido y registrarlo de forma abreviada.
• Observaciones: anotaciones de interés, por ejemplo si se ha hecho duplicado del documento, si es urgente.

1.2. Salida de Documentación

Una vez elaborada la documentación por el personal de los distintos departamentos y firmada por la persona correspondiente, está lista para su salida.

1. Elaboración de documentación
2. Comprobación
3. Clasificación: Destino y Tipos de envíos
4. Registro de salida
5. Peso y franqueo
6. Salida: Oficina de correos, empresa de mensajería y envío por valija

Firma del día

Es toda la documentación que se presenta para firmar en la bandeja asignada para ello, por jefes de sección o directores de departamento.

Cómo enviar un fax

Para enviar un fax, se marca el número, se coloca el documento para que el fax pueda leer el contenido, y se transmite y envía a través de la línea de teléfono. Los datos llegan al fax receptor y salen impresos o se copian en el ordenador conectado. Se oirá un pitido y se imprimirá el comprobante.

El personal debe asegurarse que ha incluido los documentos adjuntos que se indican en la carta. También es necesario comprobar el tipo de envío, cartas, CD, catálogos, fotos, muestras, etc., para elegir adecuadamente el soporte. A continuación se anotan los documentos que salen, siguiendo las mismas normas que los de entrada.

1.3. Medios de Envío de Correspondencia y Paquetería

Cuando ya se ha registrado la salida de un documento o paquete, procede el plegado y ensobrado, y embalado si corresponde. Para que estos lleguen a su destino la empresa elegirá, en función de los costes y operatividad o circunstancia, alguno de estos medios ofrecidos por los servicios de correos.

La Sociedad Estatal Correos y Telégrafos, S.A. ofrece un amplio abanico de servicios y soluciones para la empresa:

• Envío de documentos.
• Envío de paquetería y HomePaq.
• Tienda online Comandia by Correos.
• Marketing directo (publicación, sellos personalizados...).

Materiales de embalado y empaquetado

Sobres de cartón: para enviar libros, CD, catálogos, folletos, muestras o incluso productos pesados.

Sobres acolchados: Contienen una capa de burbuja y están fabricados en papel kraft. Suelen utilizarse en el envío de propaganda, folletos, fotos...

Cajas de cartón ondulado para el envío de libros.

Tubos de envío: para lo que no se puede plegar.

Bolsas portadocumentos: para el envío de documentos, facturas, albaranes, certificados de garantía...

Papel engomado.

Bolsas multiusos: están fabricadas en polietileno y con cierre a presión, facilitan el almacenaje de piezas pequeñas, tornillos, puntas...

2. Archivo de Documentos y Sistemas de Clasificación

En la vida de la empresa es fundamental manejar adecuadamente el archivo, pues los documentos son una fuente de información.

Los objetivos que el archivo debe perseguir son:

• Ofrecer al usuario la documentación necesaria para hacer un trabajo específico.
• Tener acceso rápido a la documentación relacionada con ese trabajo.
• Guardar la documentación el tiempo que sea útil.
• Establecer un archivado de toda la documentación empleada y necesaria de forma sistemática.
• Tener un sistema eficaz de reproducción de documentos.
• Archivar en conformidad con las normas, leyes y disposiciones legales.

Para realizar la planificación del archivo se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:

• Instalaciones, mobiliario y materiales de archivo.
• Ordenación física de las instalaciones y mobiliario.
• Métodos de clasificación y codificación de los documentos.
• Inventario de toda la documentación guardada.
• Procedimiento de envío y recuperación de la documentación.
• Sistema de eliminación de documentación.
• Control sobre el funcionamiento del archivo.
• Protección de los documentos vitales (LOPD).
• Coste del archivo.

Los documentos se guardarán en diferentes tipos de archivos:

1. Archivo centralizado: La tarea de archivo es realizada por profesionales. Establece un único criterio de ordenación y clasificación. Ahorro de espacio, material e instalaciones. Economía de tiempo en clasificación, localización y colocación de los documentos.
2. Archivos descentralizados: Mayor proximidad a los documentos. No hay necesidad de formular peticiones de documentos. En grandes empresas existe el archivo descentralizado para algunos documentos, con un control centralizado.
3. Archivo activo: contiene los elementos de consulta frecuente
4. Archivo semiactivo: Contiene documentos que presentan menor vigencia y una consulta menos frecuente; periódicamente habrá que determinar los documentos que han de pasar a los archivos inactivos, así como los documentos que deben ser destruidos porque no se consideran de ninguna utilidad.
5. Archivo inactivo: se conservan de forma definitiva los documentos que, aunque han perdido su valor operativo, retienen su valor histórico y documental.

Recuerda

Documentos originales

La empresa debe conservar la documentación original, ya que las firmas y sellos, es decir, la conformidad del documento, únicamente se manifiestan con validez en los documentos auténticos.

Vocabulario; Archivo

Es el lugar/mueble donde se custodian documentos.

Es un término que también significa uno o más conjuntos de documentos en un soporte material (papel, microfilm, digital).

2.1. Normas de Conservación

Las normas de conservación de los documentos se refieren a:

1. Libros oficiales exigidos por el Código de Comercio. El artículo 30 del Código de Comercio dice: «Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales».
2. Documentación mercantil. Se trata de los documentos que acrediten la propiedad, por parte de la empresa, de bienes muebles o inmuebles.
   • Contratos, hipotecas... han de permanecer en el archivo, al menos todo el tiempo que dure su vigencia.
   • Aquella documentación que origina derechos y obligaciones de la empresa con relación a terceros.
3. Documentación fiscal. Los libros de contabilidad, libros de registros, facturas, documentos bancarios..., así como los programas y archivos informáticos, deben conservarse durante un periodo de cuatro años.
4. Documentación sociolaboral. Los libros de visita y de matrícula tendrán que conservarse al menos cinco años a partir del último asiento. Los expedientes de personal deben ser conservados íntegramente al menos durante el plazo en que pertenezcan a la empresa afectada por el expediente.

Destrucción de documentación

La documentación que manejan las empresas es elevada, por lo que es necesario conservar aquello con utilidad práctica y lo exigible por ley. Para la destrucción de documentos se han de tener en cuenta las disposiciones legales, complementarias y estudios que se hayan hecho sobre ellos.

Debemos distinguir dos tipos de documentos:

• Confidenciales

  Existen diversos tipos de máquinas para destruirlos, que los deja reducidos a virutas; siendo su reconstrucción imposible y evitando así que la información destruida llegue a la competencia o a personas que no deben tener acceso a esta.

• No confidenciales

  La documentación no confidencial se puede destruir por cualquier procedimiento.

2.2. Sistemas de Clasificación

Los sistemas de clasificación más utilizados son:

2.2.1. Sistema Alfabético

• Se ordenan los documentos por nombres: primero apellidos y luego nombre de pila. Si coincide el primer apellido se ordena por el segundo.
• Los apellidos compuestos o unidos por un guión se considerarán como uno solo.
• Si los apellidos llevan preposición y/o artículo, estos no se consideran; se ordenan por el apellido.
• Las empresas se clasifican por su razón social y no por el nombre comercial. En los nombres comerciales se prescinde de expresiones como hijos de, hermanos, viuda de, etc., y/o de palabras comunes como cafetería, panadería....
• En caso de que se pudiese originar alguna clase de problemas en este sistema, se haría necesario realizar una hoja de instrucciones detallada en la que se fijan las directrices para nombres compuestos, abreviaturas... por ejemplo: clientes; proveedores, organismos oficiales...

2.2.2. Sistema Alfanumérico

• Este sistema combina el sistema alfabético y el sistema numérico.
• Se enumeran las letras del alfabeto desde la inicial hasta la final, y los materiales archivados, según el número de cada letra, pueden tener una relación correlativa secundaria, de acuerdo a la fecha de entrada.
• El sistema es fácil de establecer y permite buen control de la colocación correcta de los documentos archivados.
• En estos sistemas es característico que los materiales se clasifiquen por un número de archivo; existen diversas variantes. Ejemplos: facturas de clientes, incidencias... por fechas.

2.2.3. Geográfico

Se ordena la información respecto al país, comunidad, provincia, municipio...

2.2.4. Temático

Se ordena la documentación según la materia, por ejemplo proyectos medioambientales, culturales, ocio, etc.

2.2.5. Cronológico

Este sistema se combina con cualquiera de los anteriores. Los documentos se ordenan por fecha, normalmente descendiente.

3. Archivo en Soporte Informático

En las organizaciones conviven los archivos físicos y los archivos informáticos, si bien es cierto que todo el peso recae ya en estos últimos, pues permiten localización eficaz y rápida consulta. Aparte, cuando es necesario se reproducen en soporte papel utilizando impresoras. El archivo en soporte informático se almacena en el ordenador, CD, pendrive, discos duros externos, en la nube (ya mencionamos Dropbox...), siempre en un determinado formato con su extensión correspondiente, según sean archivos de:

• Sistemas: BAT,COM
• Comprimidos:ZIP, ACE
• Procesador de texto: DOC, DOT,DIC
• Hoja de cálculo: XLT,SDC
• Presentaciones:PPT,POT
• Internet:ASP,CSS
• Audio:MID, MIDI
• Vídeo:AIF,ASF

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Vida útil de los soportes informáticos

Los soportes de almacenamiento informático tienen una vida útil limitada; por ejemplo, los documentos en CD-ROM originales pueden durar de 2 a 10 años, y en CD-ROM grabados de 2 a 5 años.

Más cuidado aún hay que tener con las imágenes o fotos.

La vida útil depende de la exposición a la luz, los golpes y la calidad del CD-ROM.

4. Tratamiento de la Información y Elaboración de Informes

Para el tratamiento y registro de documentación en una organización vamos a utilizar un gestor documental free, en este caso M&F, que se puede descargar desde www.softonic.com› e instalar de modo personalizado para evitar otros programas molestos. Este gestor permite digitalizar y etiquetar todos los documentos; el sistema de archivo que lleva a cabo es cronológico. Trabaja en redes locales y dispone de visor para los puestos con el que localizar, consultar y reproducir cualquier documento.

Se presenta con un menú:

• Entradas
• Salidas
• Revisión de pendientes
• Búsquedas
• Destinatarios
• Grupos

Para comenzar, lo primero que se debe hacer es dar de alta a la empresa y sus departamentos, así como a los destinatarios de la documentación fuera de la empresa. Se puede configurar el escáner, el correo electrónico o la unidad del servidor donde se quieren almacenar los datos, e incluso configurar los métodos de envío que habitualmente utiliza la empresa. También se pueden obtener informes de entradas y/o salidas por fecha, destinatarios, etc.

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Almacenamiento informático

Las empresas trabajan con mucha información y llegan a tener problemas de almacenamiento, con el alto riesgo en el rendimiento y productividad de sus equipos.

Existen en el mercado varias soluciones tecnológicas de almacenamiento:

• SAN: red para conectar servidores, cabinas de discos y librerías de cintas.
• NAS: tiene acceso a nivel de archivo.
• CAS: tecnología para el almacenamiento a largo plazo de documentos electrónicos, con garantía del cumplimiento de las exigencias legales.

5. Normativa Legal en Materia de Protección de Datos

Las empresas deben aplicar procedimientos para garantizar la confidencialidad de los datos personales y evitar accesos no autorizados. La Constitución Española protege la intimidad de los ciudadanos, (..)

(..) y la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), junto con el Real Decreto 1720/2007, establece la obligación de que los responsables de los ficheros protejan los datos y aseguren el derecho a la privacidad de los ciudadanos.

5.1. Procedimientos y Obligaciones según la Normativa

5.1.1. Inscripción de Ficheros

Se define fichero como el conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.

Toda persona o entidad que proceda a la creación de ficheros de datos de carácter personal lo notificará previamente a la Agencia Española de Protección de Datos.

En la notificación se deberá hacer constar los siguientes datos:

• Responsable del fichero.
• Su finalidad y su ubicación.
• El tipo de datos de carácter personal.
• Las medidas de seguridad.
• Indicación del nivel:
  • Básico: datos identificativos y personales.
  • Medio: datos financieros y de personalidad.
  • Alto: especialmente protegidos, ideología, religión, creencias, raza, salud, sexualidad.

5.1.2. Calidad de los Datos

Serán adecuados, pertinentes y no excesivos. Exactos y actualizados. Y queda prohibida la recogida de datos por medios fraudulentos, desleales o ilícitos.

5.1.3. Deber de Información

Los interesados a los que se soliciten datos personales deberán ser previamente informados de modo expreso, preciso e inequívoco. Cuando se utilicen cuestionarios o impresos, debe figurar la identidad y dirección del responsable del fichero, y la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.

5.1.4. Tratamiento y Cesión

La inclusión de datos en un fichero supondrá el tratamiento de datos de carácter personal con fines históricos, estadísticos, científicos o publicitarios. La cesión de datos a un tercero sólo se podrá comunicar para fines relacionados con las funciones del cedente y con el consentimiento previo del interesado.

5.1.5. Deber de Colaboración con la Agencia

Las empresas deben comunicar a la Agencia Española de Protección de Datos los cambios en el fichero (finalidad, responsable, dirección....).

5.1.6. Deber de Guardar Secreto

«El responsable del fichero (...) están obligados al secreto profesional respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán

5.1.7. Atención de los Derechos de los Ciudadanos: los Derechos ARCO

Derecho de acceso: Solicitar y obtener gratuitamente información. Podrá ser ejercitado a intervalos no inferiores a 12 meses. El responsable del fichero resolverá sobre la petición de acceso en el plazo máximo de 1 mes.

Derecho de rectificación y cancelación: El responsable del fichero lo hará efectivo en el plazo de 10 días. La cancelación dará lugar al bloqueo de los datos.

Derecho de oposición: Oponerse, en cualquier momento y por razones legítimas propias de su situación particular. Previa petición y sin gastos.

5.1.8. Medidas de Seguridad

«El responsable del fichero, y, en su caso, el encargado del tratamiento, deberán adoptar las medidas técnicas y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado».

No se registran datos de carácter personal en ficheros que no reúnan las condiciones de integridad y seguridad de los centros de tratamiento, locales, equipos, sistemas y programas. El responsable del fichero elaborará el documento de seguridad