Gestión Documental Eficaz: Archivo, Clasificación y Seguridad de la Información

El Archivo: Organización y Custodia de Documentos

El **archivo** es el lugar donde se encuentran debidamente ordenados y clasificados los documentos, tanto públicos como privados, que son de interés para la empresa. El objetivo principal es asegurar su custodia y una localización más rápida.

Necesidades de Conservar la Documentación

• El propio interés de la organización: Conservar la documentación que recibe y emite la empresa para mantener disponible la información cuando sea necesaria.
• Exigencias legales: Tener la documentación preparada por si alguna inspección la requiere.

El Archivo de Documentos: Proceso y Tratamiento

El proceso de archivo de documentos implica varias etapas clave:

• Registro/Anotación: Se origina cuando se toma dato del dato.
• Clasificación/Ordenación: El dato debe ser clasificado y ordenado.
• Codificación/Denominación: Se trata de asignar a cada dato o conjunto de datos un nombre, número o letra.
• Tratamiento/Manipulación: Saber manipular los datos.
• Cálculo/Estadística: Los datos son sometidos a una serie de cálculos u operaciones aritméticas.
• Archivo/Custodia: Los archivos han de guardarse para cuando sea precisa su obtención y la información necesaria sea de la forma más sencilla y rápida.

Clases de Archivos y Sistemas

Los archivos pueden clasificarse según su titularidad y antigüedad:

Según su titularidad

• Públicos: De la administración general del estado, de la administración autonómica, de parlamentos, cortes generales...
• Privados: De empresas, de instituciones religiosas, de partidos políticos...

Según su antigüedad

• Activos: Documentos que se usan habitualmente.
• Inactivos: Documentos que ya no se usan pero deben permanecer en la empresa durante 6 años.
• Semiactivos: Los que se usan de vez en cuando.

Sistemas de Archivo

Un **sistema de archivo** es el conjunto de medios materiales con que cuentan las organizaciones para llevar a cabo las tareas de guardar o custodiar, localizar y recuperar la documentación.

Principales Sistemas

• Convencionales: Carpetas clasificadoras, carpetas simples, carpetas colgantes.
• Carpetas archivadoras: Tipo A-Z, con anillas.
• Mobiliario: Estanterías, estanterías modulares, armarios con carpetas suspendidas, armario multicajón, armario sobre raíles, de seguridad.

Microfilmación

La **microfilmación** consiste en realizar fotos a los documentos a través de un proceso que reduce el tamaño del documento. Este archivo después puede ser ampliado para su consulta. Se utiliza para archivos históricos y empresas del sector industrial.

Clasificación y Organización de la Información

La **clasificación** es un proceso para que las empresas puedan extraer datos. Consiste en saber qué información disponemos, cómo tratarla y dónde guardarla para después poder encontrarla.

Por el Grado de Autonomía

• Centralizado: En este archivo va a estar toda la documentación de la empresa, por lo que esa documentación se va a encontrar en un mismo lugar.
  • Ventajas: El espacio que ocupa está mejor aprovechado y aumenta el control sobre la documentación archivada.
  • Inconvenientes: Pérdida de tiempo a la hora de ir al archivo y aumento de gastos en la empresa.
• Descentralizado: Por regla general, su número dependerá de los departamentos o secciones que tenga la empresa.
  • Ventajas: Más rapidez a la hora de archivar un documento y menor coste.
  • Inconvenientes: No hay ningún responsable que vigile las tareas archivadas y se reduce el espacio de los departamentos.

El Proceso del Archivo

1. El funcionamiento habitual del archivo depende del documento intervenido. Una vez almacenado y haya dejado de ser útil, se dejará en el archivo semi-activo.
2. Normas prácticas de utilización:
   • Comprobar que el recorrido de datos ha finalizado.
   • No retrasar el archivo de documentos.
   • Detallar el tiempo del documento.
   • Si el documento se ha sacado de su archivador, se debe dejar puesto con una nota el nombre y la fecha de la persona que se lo llevó.

El Informe: Recopilación y Presentación de Información

Un **informe** es un conjunto de información recabada por la empresa sobre una situación expuesta de forma ordenada, objetiva e imparcial. El archivo forma parte de la empresa y lo utilizaremos cuando queramos alguna información sobre la empresa.

1. Encabezamiento: Portada con el título del informe, la fecha de elaboración y el departamento responsable.
2. Introducción: Se habla de lo que va a tratar el informe y el método utilizado.
3. Contenido: Es lo más largo del informe y donde se va a exponer toda aquella información de la empresa con gráficos e imágenes necesarios para su mayor entendimiento.
4. Final:
   • Anexo: Se ponen todos los documentos que queramos adjuntar relacionados con el contenido.
   • Extracto: Pequeño resumen del informe que hemos realizado.
   • Índice: Consiste en poner cada apartado explicado en el contenido pero de forma ordenada, es decir, con su página, título, etc.

Niveles de Medidas de Seguridad

• Nivel Alto: De ideología, obtenidos con fines policiales, derivados de actos de violencia.
• Nivel Medio: Relativos a la comisión de infracciones administrativas o penales, que se rigen por prestaciones de servicio, etc.
• Nivel Básico: Son los ficheros que contengan datos de carácter personal como la nacionalidad, religión, vida sexual...

Los Documentos de Seguridad

En este documento se reflejan los procedimientos y las medidas más técnicas y organizativas necesarias para que se garantice la protección de los datos y solo tenga acceso a ellos el personal de la empresa.

Los Ficheros

• Simple: Son los clásicos cajones-ficheros que permiten una fácil manipulación de los documentos.
• Relativos: Se divide en ficheros de arrastres y ficheros de tambor en los que las fichas se desplazan dentro del mueble en sentido circular.