Gestión Documental: Ciclo de Vida, Normativas y Expediente Administrativo

Archivo

Conjunto de documentos, sin importar su fecha, forma o soporte material, producido por cualquier persona física o jurídica, o por cualquier servicio u organismo público o privado en el ejercicio de su actividad. Se conserva, bien por sus creadores o por sus sucesores, de forma organizada, respetando el orden según el cual fueron creados, para servir de fuente de información, investigación o difusión cultural. También puede ser la institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos. La incorporación de los documentos no se hace mediante selección, sino por recepción. Su organización y conservación física están sometidas al principio de procedencia. Emplean instrumentos descriptivos y elaboran productos documentales diferentes al resto de las instituciones documentales.

Ciclo de Vida de los Documentos

Archivo de Gestión

Esta fase dura cinco años. Los documentos en fase de tramitación, así como los de uso frecuente para la gestión de los usos corrientes, están bajo responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas, de ahí que sea conocido como archivo de oficina.

Archivo Central

Esta fase dura diez años. Recoge la documentación de los distintos archivos de gestión. Puede estar unificado en un único archivo intermedio.

Archivo Intermedio

Esta fase dura veinticinco años. Tan pronto como la documentación deja de ser utilizada con frecuencia y ha perdido prácticamente la utilidad por la cual había sido creada, las oficinas la remiten al archivo siguiendo los plazos y procedimientos establecidos por el archivero. Esta es la etapa de concentración de los documentos cuyo uso para la gestión es hipotético, pero no seguro, y se caracteriza por asegurar la instalación masiva de documentos a bajo coste. Las tramitaciones están conclusas, pero un recurso o el regreso sobre un asunto determinado puede hacerlas regresar a la fase posterior. A partir de esta fase y en adelante, la documentación está bajo la responsabilidad y manejo directo del archivero.

Archivo Histórico

Fase en perpetuidad. La documentación que ha perdido su valor administrativo y legal, pero conserva valor histórico o cultural, se mantiene de forma permanente.

Records Management

Modelo más conocido internacionalmente de gestión de documentos. Responde a su propia evolución administrativa, legal y profesional. Uno de los modelos existentes antes de la aparición de la norma ISO 15489.

Norma ISO 15489

Sistema de gestión de documentos que propone la metodología DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping Systems), de origen australiano en el año 2001. Es la referencia internacionalmente reconocida y contrastada sobre buenas prácticas profesionales (al ser la primera), que ha contribuido a dotar la archivística de un marco universal en cuanto a la definición y aplicación de los denominados "procesos de gestión de documentos", que, aunque ya existían y estaban implantados en los modelos de gestión de documentos más evolucionados, su orientación y contexto se renuevan.

Fases:

• Incorporación de los documentos.
• Registro.
• Clasificación.
• Almacenamiento.
• Acceso.
• Trazabilidad.
• Disposición.

Otras Normas sobre Gestión de Documentos:

• ISO 15489-1
• ISO/TR 15489-2
• ISO 23081-1
• ISO 22310
• ISO/TS 23081-2

6.1. El Documento y Expediente Administrativo. Valores del Documento Administrativo. Expediente Administrativo

Su etimología procede del verbo latino expedire, infinitivo que forma el participio presente expediens, expedientis: el que resuelve, de ahí que el expediente esté encaminado a resolver un determinado asunto o materia. Piedra angular de la actuación administrativa, está definido como "el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamentos a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla". Los expedientes se forman "mediante agregación sucesiva de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones y demás diligencias que deban integrarlos, y sus hojas útiles serán rubricadas y foliadas por los funcionarios encargados de su tramitación".

Partes del Expediente

1. Los Documentos

Son el soporte de:

1. La información (que sirve como referencia y antecedente para fundamentar la resolución).
2. La resolución administrativa (objetivo final, es la determinación fija y decisiva adoptada respecto del asunto planteado en el expediente).
3. La ejecución (en su caso, las actuaciones encaminadas a cumplir los efectos de la resolución adoptada).

Podemos diferenciar los documentos de un expediente en función de su tradición, de su contenido y de la fase del procedimiento:

• Por su tradición: originales (no elaborados en la oficina, recibidos del exterior u otra oficina), no originales (suele corresponder a la oficina tramitante, conservados como referencia) y marginales (diligencias, notas, documentos de ayuda a la tramitación, etc).
• Por su contenido: esenciales (informes, dictámenes, resoluciones, con la información más cualificada) y de enlace (oficios de remisión, notas internas –para dejar constancia de los trámites–).
• Por la fase del procedimiento: iniciación, instrucción y terminación.