Gestión Documental y Bases de Datos en Recursos Humanos

1. Estructura del archivo físico

Para una correcta gestión, el archivo debe seguir estos criterios:

• Fondo: GESTIONA, S.L.
• Sección: Departamento de RRHH
• Serie: Expedientes de personal
• Expediente: Uno por trabajador
• Documento: Contrato, nómina, IT, etc.

Organización interna del expediente

• Subdivisión por tipología documental (contratos, nóminas, PRL, formación, etc.).
• Ordenación cronológica dentro del expediente.

Sistema de ordenación general

• Numérico: Por código de empleado (método más eficaz).
• Alfabético: Válido en soporte físico.
• Justificación: Basada en la recuperación rápida y la trazabilidad.

2. Organización del archivo electrónico

Es fundamental mantener una estructura coherente y normalizada:

• Codificación correcta: Ejemplo: 00015_20240131_NOMINA.pdf
• Formato de fecha: AAAAMMDD.
• Nomenclatura: Única y normalizada.
• Integración: Con ERP si es posible.

3. Control de accesos y seguridad

Se deben establecer niveles de acceso adecuados:

• Administrador: Control total.
• Responsable RRHH: Modificación.
• Dirección: Lectura.
• Resto de empleados: Sin acceso.

Medidas técnicas esperadas

• Configuración de permisos en servidor o dominio.
• Protección mediante contraseña robusta.
• Registro de accesos (logs).
• Ubicación segura del servidor e instalación de SAI.
• Cumplimiento estricto de la protección de datos personales.

4. Copias de seguridad y plan de contingencia

Copias recomendadas

• Diarias automáticas.
• Incrementales + copia completa periódica.
• Almacenamiento externo o en nube segura.
• Verificación de integridad.

Plan de contingencia

• Identificación de documentación esencial.
• Copias en diferentes ubicaciones.
• Procedimiento documentado de recuperación.
• Pruebas periódicas de restauración. Nota: Un pendrive mensual es insuficiente.

5. Conservación y eliminación documental

• Conservación: Documentación laboral mínimo 5 años; contractual y fiscal según normativa.
• Valor primario: Legal, administrativo o fiscal mientras cumple su función.
• Valor secundario: Valor probatorio o informativo posterior.
• Eliminación correcta: Mediante trituración o desintegración física. Nunca en contenedores públicos. Seguir el calendario de conservación establecido.

6. Diseño de la base de datos

Para organizar la información del personal, se proponen las siguientes tablas:

Tabla EMPLEADOS

• ID_Empleado (Clave primaria): Identifica de forma única a cada trabajador.
• Nombre, Apellidos, DNI, Fecha_Nacimiento, Fecha_Incorporación, Salario.
• ID_Departamento (Clave foránea).

Tabla DEPARTAMENTOS

• ID_Departamento (Clave primaria).
• Nombre_Departamento, Ubicación.

Tabla CONTRATOS

• ID_Contrato (Clave primaria).
• ID_Empleado (Clave foránea): Relaciona la tabla CONTRATOS con EMPLEADOS.
• Tipo_Contrato, Fecha_Inicio, Fecha_Fin.

Relaciones

• EMPLEADOS se relaciona con DEPARTAMENTOS mediante ID_Departamento.
• CONTRATOS se relaciona con EMPLEADOS mediante ID_Empleado.

Esto permite evitar duplicidades y mantener la información organizada.