Gestión Documental y Archivo Público: Claves para la Administración

El Documento Administrativo: Concepto y Tipología

El documento administrativo es el escrito u otro elemento que informa e ilustra sobre algún hecho o asunto. Podemos distinguir entre documentos privados, que son los que dejan constancia de las actuaciones de las personas y de las empresas, y documentos administrativos, que son los que dejan constancia de las actuaciones de la Administración.

Clases de Documentos Administrativos

• Documentos de Instrucción: Hacen referencia al desarrollo de un procedimiento o un expediente administrativo.
• Documentos Resolutorios: Documentos que ponen fin a un procedimiento o expediente administrativo.
• Documentos de Comunicación: Documentos que tienen como fin la comunicación de un hecho o acto administrativo.
• Documentos de Constancia:
  • Actas: Documentos en los que se hacen constar los acuerdos que han adoptado los órganos de la Administración.
  • Certificados: Documentos que dan fe de determinados aspectos contenidos en un expediente.
  • Diligencias: Documentos en los que se deja constancia de una determinada actuación.

Normas para la Elaboración de Documentos Administrativos

• Los documentos y expedientes administrativos del mismo tipo deben tener las mismas características y formato.
• Cuando un documento se dirija a un particular, este se debe redactar de forma clara y concisa.
• Cuando se utilicen abreviaturas o siglas, la primera vez que se haga en un documento, deberán acompañarse de la expresión completa a la que sustituyen.
• Es obligatoria la identificación del firmante de las resoluciones y notificaciones; se debe identificar nombre y apellidos.
• En las comunicaciones entre administraciones o particulares no existen formas de salutación ni despedida.

Normas para la Presentación de Documentos a la Administración

Estas normas rigen la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, Ayuntamientos y Comunidades Autónomas.

Lugares de Presentación

• Las oficinas de registro del órgano administrativo al que se dirijan.
• Los registros de las Comunidades Autónomas (CC. AA.).
• Las oficinas de correo, en la forma establecida reglamentariamente (denominado correo administrativo).

Medios de Presentación

• En soporte papel.
• Por medios informáticos, electrónicos o telemáticos.

El Archivo Público: Concepto, Funciones y Tipos

Los archivos públicos son aquellos en los que se recogen los documentos gestionados y tramitados por la Administración Pública, así como los documentos de interés público, aunque no los haya producido la administración.

Funciones del Archivo Público

• Recoger los documentos, analizarlos y valorarlos.
• Conservar la documentación adecuadamente para evitar su destrucción o deterioro.
• Permitir el acceso a la documentación archivada.

Tipos de Archivos Públicos

• Archivos de Gestión o de Oficina: Es uno de los más importantes, ya que es el primer archivo donde se ingresan los documentos. Se trata de un archivo en el que prevalece el valor administrativo del documento sobre el posible valor histórico que más tarde pudiera tener. Custodia los archivos mientras se están tramitando.
• Archivo Central: Se recogen los expedientes en los que se ha dictado un acto administrativo de resolución.
• Archivos Intermedios: Son los encargados de recibir y conservar los documentos procedentes de los archivos centrales que carecen de utilidad administrativa.
• Archivos Históricos: Encargados de conservar sin límite de tiempo los documentos con valor histórico. Ejemplos incluyen el Archivo Histórico Nacional, el Archivo de la Corona de Aragón, el Archivo General de Simancas y el Archivo General de Indias.

Sistemas de Ordenación de Documentos en la Administración

• Orgánico
• Funcional
• Alfabético
• Numérico
• Decimal
• Cronológico
• Geográfico