Gestión Documental y Archivo Empresarial: Principios, Normativa y Métodos

Archivo: conjunto ordenado de documentos que se guardan, de acuerdo con unas normas y criterios previamente establecidos, en un lugar determinado.

Razones Principales para Archivar Documentos Empresariales

• Necesidad
• Utilidad
• Obligación legal

Funciones del Archivo

• Guardar, conservar y custodiar la documentación.
• Facilitar la localización rápida y eficiente de documentos.
• Constituir un centro activo de información.
• Cumplir con las disposiciones legales.

Ciclo de Vida de los Documentos

• Nacimiento: cuando se genera o se recibe.
• Madurez: el tiempo que se maneja o se necesita para trabajar con él.
• Declive: ya no es necesario para la gestión diaria, pero existe obligación legal de conservarlo.

Destrucción de Documentos

Los documentos pueden destruirse cuando la ley no exige su conservación o cuando la empresa ya no tiene interés en seguir conservándolos.

Se pueden eliminar los documentos inservibles mediante:

• Destrucción por medios propios (destructoras de papel u otras).
• Venta a empresas dedicadas al reciclaje.

* Cuidado especial con la documentación confidencial (Ley de Protección de Datos).

Normas que Regulan la Conservación de Documentos

Según lo establecido, principalmente, en el Código de Comercio.

Documentación que debe conservarse:

1. Libros Oficiales

   La información sobre la situación económica y financiera de la empresa se recoge en libros y registros que corresponden a tres categorías:

   1. Libros Obligatorios

      Aquellos que reflejan de forma ordenada los aspectos contables de la actividad empresarial y que deben ser guardados durante 6 años a contar desde el último registro.

      • Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
      • Libro Diario
      • Libro de Actas

   2. Libros Auxiliares

      No son obligatorios, pero facilitan el almacenamiento de la información (no hay obligación legal de guardarlos). Ej.: Libro Mayor.

   3. Libros de Registro

      Recogen el detalle de ciertas operaciones en una serie de documentos. La empresa puede llevar tantos registros como desee, pero por ley está obligada a conservar durante 6 años los siguientes:

      • Libro de Registro de Facturas Emitidas
      • Libro de Registro de Facturas Recibidas
      • Libro de Registro de Bienes de Inversión

2. Documentación Mercantil

   Son los documentos que se originan o se reciben en la empresa derivados de la actividad empresarial.

   1. Documentos Mercantiles

      Están relacionados con las operaciones que generan derechos y obligaciones para la empresa y que han de conservarse durante 6 años.

      • Copia de las facturas emitidas
      • Facturas recibidas (original)
      • Liquidaciones de los impuestos correspondientes a la actividad comercial

   2. Documentos de Carácter Interno

      No hay obligación de conservar según el Código de Comercio, pero a la empresa le puede interesar (por ejemplo, los albaranes).

   3. Documentos Especiales

      Relacionados con la constitución o con el patrimonio empresarial. Se conservan de manera indefinida. Por ejemplo:

      • Escrituras de propiedades
      • Estatutos fundacionales
      • Actas notariales
      • Certificados de inscripción

3. Documentos Sociolaborales

   Todos los documentos relacionados con los trabajadores de la empresa.

   1. Documentos con Obligación de Conservar durante 6 años

      • Libro de Matrícula del Personal
      • Libro de Visitas

   2. Documentación con Obligación de Conservar durante 5 años

      • Contratos de trabajo
      • Justificantes del pago de salario (nóminas)
      • Liquidación de seguros sociales

   3. Documentación de Conservación Permanente (Consideración de la Empresa)

      • Los expedientes de cada trabajador/a se suelen archivar durante todo el tiempo que el mismo pertenece a la empresa (incluso después de causar baja).
      • * Se suelen guardar de forma permanente en archivo físico o digital.

Clases de Archivo

1. Según el Grado de Centralización de la Información

   1. Archivo Centralizado: toda la documentación se concentra en un solo lugar (archivo central) desde donde se atiende a los departamentos.
   2. Archivo Descentralizado: la documentación se reparte entre los distintos departamentos o secciones; pasado cierto tiempo, se lleva a un depósito común.
   3. Archivo Mixto: combina lo mejor de los dos sistemas.

2. Según la Frecuencia de Consulta

   1. Archivo Activo: se consulta con frecuencia, bien porque es de fecha reciente o porque se está usando.
   2. Archivo Semiactivo: revisión del archivo activo que ha dejado de estar vigente, pero que hay que conservar por ley.
   3. Archivo Definitivo o Inactivo: documentación que o bien se guarda de forma permanente o se procede a su destrucción.

Equipos o Materiales de Archivo

Su función es guardar los documentos en perfecto estado de conservación, facilitando la búsqueda y rápida localización de los mismos. Incluyen archivadores con separadores, clasificadores, carpetas, fichas, guías, etc.

Clasificación de la Documentación

Clasificar es ordenar por clases.

Para clasificar, debemos utilizar el método que sea:

1. El más adecuado al tipo de información.
2. Sencillo y que no presente ambigüedad.
3. Permita la localización rápida y eficiente de documentos.
4. Que permita ampliaciones futuras.

Tipos de Clasificación

1. Clasificación Alfabética

   Consiste en ordenar tomando como referencia las letras del alfabeto, en la misma secuencia en que aparecen.

   * Palabra ordenatriz: palabra principal que se toma como referencia para la clasificación (primera palabra de clasificación). La elección no puede ser arbitraria o al azar; debe hacerse de acuerdo a unas normas de uso general.

   1. Clasificación alfabética de nombres de personas físicas.
   2. Clasificación alfabética de nombres de empresas o instituciones.

2. Clasificación Numérica

   Se asigna un número a cada documento, y este será el que se utilice para clasificarlos y ordenarlos (se puede utilizar un número acreditativo del documento). Se utiliza con frecuencia en el manejo de expedientes.

   EXPEDIENTES: conjunto de documentos que tienen relación entre sí. Se clasifican por el orden de numeración habitual (ascendente o descendente).

3. Clasificación Alfanumérica

   Se basa en claves que se componen de letras y números (números y letras, o letras y números).

   Normalmente se utilizan fichas o bases de datos con la asignación de la clave.

4. Clasificación Cronológica

   Se clasifican por la fecha de los documentos. Se comienzan a ordenar por el año, mes y finalmente día.

   Se pueden ordenar de fecha más antigua a más reciente o al revés.

5. Sistema de Clasificación Geográfica

   Se ordena la documentación de acuerdo con los lugares geográficos asociados a la misma.

   Es un sistema compuesto, ya que implica varias clasificaciones sucesivas: país, región, provincia, localidad, calle... (por orden alfabético).

   * Primero la capital de provincia y después el resto de localidades.

6. Clasificación por Materias y/o Asuntos

   Consiste en agrupar la documentación de acuerdo con la materia o asunto al que se refiere y después ordenarla según cada grupo siguiendo algún otro criterio (alfabético, numérico, etc.).