Gestión Documental y Archivo Empresarial: Conservación, Clasificación y Mecanización

Conservación de la Documentación Empresarial

Distinción entre Información y Documentación

Es fundamental distinguir entre información (dar noticia de una cosa) y documentación, que es la acción de documentar (justificar la verdad de una cosa con documentos).

Marco Legal y Tipos de Documentación

Existen diferentes clases de documentación, y su periodo de conservación está determinado por la normativa legal:

• Documentación de conservación permanente: Aquella que acredita la propiedad de los bienes por parte de la empresa.
• Documentación relacionada con terceros: Incluye aquella que genera derechos y/o bienes, así como la documentación relacionada con aspectos laborales. Esta debe conservarse según los plazos legales establecidos.
• Documentación interna no relacionada con terceros: Aquella generada dentro de la empresa que no está relacionada con terceros solo se conservará durante el tiempo que sea vigente.

El Archivo Empresarial

Definición y Tipología

El Archivo es el lugar (físico o electrónico) donde se conserva el conjunto de los documentos de una empresa, siendo también el conjunto de estos documentos en sí mismo.

Clases de Archivos

• Por ubicación y contenido: General y por departamentos.
• Por la frecuencia de utilización: Actual, semidefinitivo y definitivo o histórico.
• Por la forma de crearlo y utilizarlo: Manual e informático.

Organización Física del Material

Los elementos comunes para la organización del material documental incluyen:

• Carpetas
• Archivador A-Z
• Caja de archivo

Mecanización y Gestión Digital de la Información

El ordenador se ha convertido en el elemento por excelencia para el manejo de la información.

Aplicaciones Informáticas de Uso General

Las aplicaciones de uso general esenciales para la gestión documental son:

• Procesador de textos: Programa que posibilita el uso del ordenador para las técnicas de comunicación escrita.
• Base de datos: Programa informático mediante el cual se pueden almacenar y gestionar series de datos.
• Hoja de cálculo: Programa informático que facilita el cálculo, utilizado sobre todo para realizar presupuestos y listas de precios.

Software Específico de Gestión Empresarial

También se comercializan programas especializados que ayudan a realizar las funciones propias de la gestión de la empresa:

• Gestión de personal: Permite confeccionar historiales de los trabajadores con sus características especiales (Ejemplo: NóminaPlus).
• Programas de gestión comercial y contable: Paquetes integrados con los que se pueden llevar a cabo todas las operaciones propias de la empresa (Ejemplo: FacturaPlus).

Medios de Transmisión de Datos

Existen medios que, de forma individual o combinados con el ordenador, suponen un gran avance en la transmisión de datos:

• Módems: Mediante la utilización de la red telefónica, permiten poner en contacto dos o más ordenadores, facilitando la transmisión de datos entre ellos.
• Telefax (Fax): Conectado a una línea telefónica (aunque también puede estarlo a satélites de comunicación), permite enviar copias o gráficos.

Principios de Organización Documental

Clasificar

Consiste en dividir o hacer separaciones por clases dentro de un conjunto de elementos. Para ello existen diversos sistemas:

• Alfabético
• Numérico
• Temático
• Geográfico
• Cronológico

Ordenar

Consiste en unir todos los elementos de cada grupo siguiendo un orden preestablecido.

Técnicas de Comunicación Empresarial

Tipos de Comunicación Escrita

Las principales técnicas de comunicación escrita utilizadas en el ámbito empresarial incluyen:

• Carta comercial
• Saludo
• Informe
• Comunicados de régimen interior (notas interiores)
• Certificado
• Declaraciones
• Instancia
• Oficio

Ámbitos de Relación Empresarial

Las empresas necesitan establecer relaciones en dos ámbitos principales:

• Exterior: Con personas y organismos externos.
• Interior: Mediante avisos y comunicaciones con otros departamentos.