Gestión documental y archivo: Claves para la eficiencia empresarial

El archivo: finalidad y funciones

El funcionamiento diario de cualquier departamento, sección o área empresarial está marcado por la necesidad de contar con información de calidad sobre la cual apoyar la toma de decisiones.

A diario se produce y recibe gran cantidad de documentos con multitud de datos; por ello, deben ser correctamente tratados, ordenados y clasificados para que puedan considerarse información válida para una correcta toma de decisiones. De este modo, el archivo y la conservación de documentos es esencial para el correcto funcionamiento de cualquier empresa.

ARCHIVO --> TRATAMIENTO --> INFORMACIÓN DE CALIDAD --> MEJORES DECISIONES EMPRESARIALES:

• INCREMENTO EN LA PRODUCTIVIDAD
• MEJORAS EN EL RENDIMIENTO --------> MAYOR
• MÁS EFICACIA Y EFICIENCIA. COMPETITIVIDAD

El archivo: 2 acepciones

En el ámbito empresarial:

1. Lugar físico en el que una persona, empresa o institución ordena, clasifica y guarda documentos de una determinada actividad. La tarea desarrollada en dichas instalaciones se denomina archivo de documentación.
2. Institución, organismo o departamento encargado de conservar documentos.

Archivo es un conjunto ordenado de documentos producidos en el ejercicio y el desarrollo de unas funciones o actividades empresariales concretas, al servicio de la empresa, con el fin de facilitar su actividad.

Importancia de una gestión adecuada

1. Determinados documentos, como contratos, escrituras, etc., pueden servir como elemento probatorio ante un tercero. Por ello es necesario conservar adecuadamente dicha documentación.
2. Existe la obligación legal de conservar cierta documentación durante tiempo desde su elaboración. Los plazos son diferentes en función del tipo de documentos y el motivo por el que se exigen.

El archivo empresarial de documentos actúa como memoria colectiva de la empresa y se considera un instrumento para generar información de calidad. Por ello es necesario:

1. Guardar y conservar correctamente los documentos objeto de archivo.
2. Localizar cualquier documento de una forma fácil y rápida.
3. Establecer procedimientos que regulen cuándo un documento debe archivarse y cuándo ha de destruirse.

¿Cómo debe desarrollarse la labor de archivo?

1. Los documentos se deben ordenar para que cualquier persona puede encontrar uno fácilmente.
2. Es necesario registrar todas las entradas y salidas de cualquier documento.
3. No acumular excesiva documentación pendiente de archivo para evitar extravíos.
4. Es preciso ser selectivos, diferenciando lo útil de lo poco relevante.
5. Debemos asegurar, antes de abrir un expediente, que no ha sido abierto con anterioridad con una denominación distinta.
6. Es recomendable utilizar señales visuales al clasificar documentos con objeto de facilitar su localización.
7. Es importante eliminar periódicamente documentos que ya no sean útiles.
8. Se tienen que establecer medidas de seguridad para evitar la modificación, el daño o la destrucción de documentos.
9. En documentos con respuesta es interesante adjuntar copia del documento al que respondemos.
10. Se ha de facilitar la visibilidad de los documentos en una posterior búsqueda doblándolos para que se vea su inicio.

Tipos de Archivo

En función del soporte de archivo utilizado

• Archivo convencional en soporte papel. Tradicionalmente se han utilizado archivadores, carpetas, armarios, etc. Lo podemos encontrar en casi todas las empresas, pero abusar de él conlleva inconvenientes como el uso excesivo de espacio y de personal, además de la complicación de la localización rápida y fluida de documentos cuando el volumen de archivo aumenta.
• Archivo informático. Su utilización está totalmente generalizada en el ámbito empresarial, y reduce al mínimo posible el uso de papel. Este tipo de archivos presenta múltiples ventajas, como la facilidad para buscar y analizar datos. Además, los costes de mantenimiento son menores y la productividad es mucho mayor.

En función de la frecuencia de uso de los documentos

• Archivo activo. Se denomina archivo de oficina o de gestión. Contiene documentos que son utilizados con cierta frecuencia. Debe ubicarse en un lugar accesible y cercano a los puestos de trabajo.
• Archivo semiactivo. Por lo general, recibe el nombre de archivo central. Contiene documentos de consulta reducida, pero que deben conservarse por razones legales. Suelen localizarse en dependencias específicas para dicha labor. Periódicamente han de revisarse para eliminar aquellos que hayan perdido su valor; el resto pasará al archivo inactivo.
• Archivo inactivo. Nos podemos referir como archivo pasivo, histórico o definitivo. Contiene documentos que rara vez son consultados. Incluye archivos sin utilidad operativa, pero con alto valor documental/legal. Se consulta a solicitud del interesado. Cuando la documentación deja de tener valor, debe ser destruida.

En función de la localización física del archivo

• Archivo de gestión centralizada. Guarda toda la documentación en un mismo lugar. Este sistema establece un único responsable de archivo, que se encarga de la clasificación y ordenación de la documentación, de su guarda y custodia. Este sistema dificulta la localización rápida de documentos.
• Archivo de gestión descentralizada. Basado en la utilización de distintos espacios de archivo en cada sección empresarial. Así, cada departamento tendrá su propio archivo, donde guardará y almacenará su propia documentación, con lo que se puede acceder rápidamente a ella. Surgen diferentes formas de clasificar, puede dificultar la localización de archivos y provocar pérdidas.
• Archivo de gestión mixta. Convivencia de archivos activos y semiactivos, con único archivo inactivo centralizado. Se configura como un sistema a medio camino entre una gestión centralizada y una descentralizada.

Sistemas de clasificación de documentación

Requisitos:

1. Ser fácil de entender
2. Ser sencillo de aplicar
3. Ser resolutivo
4. Ser flexible.

Sistema alfabético

• Se determina en cada caso una palabra clave, denominada palabra ordenatriz, que lo represente frente al resto. A partir de ella se ordenará toda la documentación, estableciéndose en orden ascendente o descendente.
• Se utiliza para archivar correspondencia, contratos de trabajo o fichas de personal.

Sistema numérico

Permite ordenar la documentación del archivo a partir de un número natural determinado, siguiendo un orden ascendente o descendente. Aunque lo ideal es que dicho número sea parte integrante del documento que se va a archivar, como un número de factura, también puede ser que el número se le asigne específicamente para archivarlo. Ejemplo: orden de llegada o entrada del documento en el archivo. Si el número sobre el que se establece la ordenación está relacionado con el contenido del documento, es mucho más fácil su localización posterior.

Ventaja o inconveniente: Dificultad de búsqueda de un documento a causa de la representatividad del número asignado como referente.

Se utiliza para la ordenación de presupuestos, facturas, pedidos y envío de faxes.

Sistemas mixtos: el sistema alfanumérico

Surge de combinar el sistema de clasificación alfabético y el numérico. En él se utiliza como palabra ordenatriz un término en el que se combinan tanto letras como números. Puede que esa palabra ordenatriz esté relacionada con el documento o sea elaborada ex profeso para la ordenación.

Sistema cronológico

Consiste en clasificar los documentos por fechas, ya sea por orden de entrada o fecha de emisión, de recepción, de vencimiento, etc.

La ordenación se puede hacer desde la fecha más reciente a la más antigua, o viceversa.

En el caso de documentación que sea muy recurrente, se recomienda colocar los documentos más recientes al principio.

En aquellas empresas que tienen períodos de actividad muy amplios se suelen clasificar inicialmente los documentos por años o meses, para posteriormente ordenarlos por días.

La principal ventaja está en su sencillez y rapidez de localización, siempre y cuando la fecha utilizada sea un dato determinante. Se recomienda que las actas, los justificantes bancarios, los recibos, las nóminas y los seguros sociales se archiven siguiendo el sistema cronológico.

El sistema geográfico

Sigue como criterio de ordenación una localización física concreta referente en el documento, como por ejemplo el domicilio de la persona o empresa emisora o receptora del documento.

Para aplicar este sistema se suelen clasificar los documentos por países, regiones, provincias, poblaciones, distritos, barrios, calles, etc. Una vez clasificados, se suele combinar con otros sistemas de clasificación, como el alfabético o el numérico para su ordenación final.

La principal ventaja radica en su flexibilidad, ya que permite intercalar subdivisiones. Se hace complejo y algo engorroso en archivos que gestionen una importante cantidad de documentación.

Es recomendable sobre todo para la gestión de documentación proveniente de empresas comerciales o de transporte de mercancías, cuya actividad se desarrolla en múltiples zonas o regiones.

El sistema temático

Para que el archivo de documentos por temas o asuntos sea adecuado, se requiere que estos sean verdaderamente representativos de la documentación que se va a archivar.

Este sistema necesita acudir a cualquier otro para la ordenación posterior de los documentos contenidos en cada uno de los temas establecidos. Para esto último, el sistema más utilizado es el alfabético, encontrándonos en este caso lo que denominamos una ordenación alfabética por materias.

La principal ventaja de este sistema radica en su rapidez y en la flexibilidad para intercambiar documentos. Sin embargo, si un documento trata dos o más temas preestablecidos por la clasificación nos encontraremos con dificultades para clasificarlo y localizarlo.

Materiales de archivo en soporte papel

• Archivadores A-Z
• Carpetas simples
• Carpetas colgantes
• Armario de seguridad
• Armario de carpetas
• Estanterías
• Cajas de archivo

Pasos para archivar documentos escritos

• Confirmar que el documento que se va a archivar no sea requerido por ningún empleado ni departamento empresarial es ese momento.
• Determinar el valor presente y futuro de los documentos susceptibles de archivo.
• Realizar copias de seguridad, copias o digitalización de documentos originales.
• Referenciar documentos que deben estar guardados en más de un expediente por su contenido.
• Prearchivar documentación susceptible de archivo.
• Proceder al archivo definitivo de los documentos.

Tratamiento de la correspondencia

La correspondencia es uno de los principales cauces que una empresa tiene para comunicarse con clientes, proveedores, empleados, la Administración pública, etc. Por ello, suele haber una persona, departamento o sección encargada de esta tarea.

Tipos de correspondencia

• Correspondencia de entrada: es necesario recibirla, clasificarla, registrarla y distribuirla a los departamentos de la empresa.
• Correspondencia de salida: Recoger de los departamentos de la empresa, clasificarla, registrarla y enviarla en los plazos y las formas establecidos.
• Comunicaciones interiores: Se realiza de manera conjunta con la distribución de la correspondencia de entrada y recogida de la de salida.

Tratamiento de la correspondencia

• La distribución ha de ser fluida para evitar demoras en su atención.
• El sistema de canalización dependerá del tamaño de la empresa, de su organización y de las responsabilidades otorgadas por los directivos a sus subordinados.
• Los métodos de distribución utilizados variarán en función del volumen de correspondencia recibida y expedida por la empresa.
• Respecto al control del correo y su archivo, dependerá del modelo de organización escogido por la empresa y de los diferentes sistemas existentes en el mercado.
• La organización escogida puede ser:

○ Centralizada. Los documentos son custodiados en un archivo general o central, lugar al que van a converger tanto los papeles recibidos como los creados por los diferentes departamentos de la empresa.

○Descentralizada. Cada departamento es responsable de la guarda o custodia de la documentación que le llega a través de los canales de distribución, así como de la documentación que origine y salga al exterior, o bien que circule internamente por la propia empresa.

Tratamiento de la correspondencia de entrada

La correspondencia de entrada es la que se recibe del exterior, tanto por el servicio de Correos como de las empresas de mensajería, fax, correo electrónico, etc. Su tratamiento requiere una serie de etapas:

1. Recepción. Pasos:

• Firmar albarán o acuse de recibo
• Abrir el correo ordinario, correo personal entregar cerrado.
• Escribir en borde superior derecho la fecha
• Revisar que aparezca la dirección del remitente
• Comprobar que dentro está toda la documentación, cuando se adjuntan se indican al pie del escrito.

Se coloca en bandeja de entrada

2. Clasificación. Normas:

• Correo a persona o departamento, clasificarse en casilleros correspondientes.
• Cuando un documento afecta a más de un departamento se hacen copias.
• Si no pone a quién va dirigido, se aparta abierto y revisado por el departamento administrativo.
• Si no está identificado se aparta para aclarar su identificación.
• Correo no dirigido a la empresa se aparta para devolverlo a oficina postal.

3. Registro.

Se registra conforme a las normas internas de cada entidad.

Consiste en estampar un sello en la parte superior del documento, asignando un número correlativo y la fecha de la recepción. En algunos organismos públicos, el tradicional sello se sustituye por una impresión mecánica o pegatina que contendrá los mismos datos. Enumerada y fechada la correspondencia, la registraremos en el registro de entrada, dejando constancia de ciertos datos, como la fecha de entrada, el remitente, el destinatario, la clase de documento y el asunto tratado.

4. Distribución.

Recibida, clasificada y registrada, la correspondencia debe ser distribuida a los departamentos o personas correspondientes, teniendo en cuenta que:

• Siempre debe priorizarse la entrega del correo urgente y los telegramas.
• Es preciso planificar el recorrido que se va a realizar en las entradas antes de comenzar con la distribución de la correspondencia.
• En algunas empresas y organismos, la correspondencia se entrega en bandejas especiales para ello. En ese caso existirán al menos dos: una para la correspondencia de entrada y otra para la de salida.

Libro de registro de entrada del correo

• Nº de orden. Será el mismo que se escribe en el sello de registro.
• Anexos. Indicaremos si la carta viene acompañada de algún otro documento.
• Extracto de su contenido. Escribiremos el motivo de la comunicación, se puede utilizar el propio asunto de la carta.
• Fecha. Fecha de recepción del documento registrado.
• Remitente. Nombre, razón social u organismo y localidad de quien envía el documento.
• Clase. Clase de documento recibido, ya sea carta, telegrama, paquete, etc. Se suele usar la inicial del mismo.
• Departamento que recibe la comunicación. Nombre del departamento destinatario.

Tratamiento de la correspondencia de salida

1. Preparación/comprobaciones previas:

La persona que conoce el asunto redacta el documento y se presenta a la persona responsable para su firma. Este es el momento de preparar los anexos que sea necesario incluir. Es aconsejable archivar una copia del documento en el expediente o la carpeta correspondiente para. si fuera preciso, proceder a su comprobación posterior.

2. Recogida

Suele depender del personal de conserjería o secretaria. Es importante hacer un recorrido a diario por departamentos de la empresa en busca de la correspondencia que hay que enviar. En algunos organismos la correspondencia de salida se coloca en bandejas para su recogida.

Tratamiento de la correspondencia de salida

3. Registro:

La correspondencia de salida también debe ser registrada. Siguiendo las normas internas de cada entidad y utilizando los medios convencionales o informáticos de la organización. Es importante indicar la fecha de salida. el destinatario. la clase de documento, el asunto tratado. etc..

Expedición o envío

Una vez recibida la correspondencia que se va a enviar, la persona encargada de ella comprueba que aparecen todos los datos del destinatario y que se adjuntan los anexos necesarios. Posteriormente se procede al plegado. ensobrado y franqueo de los envíos para presentar la correspondencia en las oficinas postales o agencias de mensajería o bien avisar que la recojan.

Libro de registro de salida de la correspondencia

• Nº de orden. Número de orden correlativo de salida.
• Anexos. Especificaremos si la carta va acompañada de algún otro documento.
• Fecha. Fecha de salida.
• Destinatario. Nombre, razón social u organismo a quien se envía los documentos y localidad.
• Clase. Clase de documento enviado.
• Observaciones. si la carta es certificada, urgente, etc.

Servicios de correspondencia y paquetería

Las empresas pueden optar por:

• Correos. Es el operador designado para prestar servicio postal universal en España. Distribuye documentos escritos y otros paquetes por todo el mundo, entrega certificada, pago contra reembolso, franqueo electrónico o recogida en domicilio, entre otros.
• Compañías privadas. Son una alternativa al servicio de Correos para el envío de documentación y paquetería urgente, tanto en envíos nacionales como en internacionales. Su utilización supone una ventaja para muchas empresas, ya que suele adaptar sus horarios de recogida y entrega a las necesidades del cliente, sin tener una franja horaria de reparto específica.

Tratamiento telemático de la documentación

Oficina virtual de Correos. Permite gestionar servicios online:

• Correo digital. Permite confeccionar cartas y tarjetas postales. Únicamente tenemos que redactar el contenido y los destinatarios del envío, y Correos se encarga de su impresión, ensobrado y admisión en la oficina postal.
• Franqueo electrónico. Con él es posible pagar a través de Internet una relación de envíos. El pago del servicio se puede realizar mediante tarjeta bancaria u otros sistemas de pago electrónico.
• Identificación de certificados y notificaciones. Permite confeccionar una relación de envíos certificados a través de internet. Como resultado obtenemos un listado de dicha relación y unas etiquetas con un código de barras para adherirlas a las cartas.
• Telegramas. Posibilita el envío de telegramas por Internet a cualquier punto de España. Solo tenemos que redactar el contenido y los destinatarios y se transmite de forma inmediata.
• Tu sello. Se emplea para encargos de sellos personalizados con nuestras propias imágenes.

Servicios online de compañías de mensajería.

Los servicios ofrecidos por estas compañías son distintos en cada una de ellas, pero en general ofrecen la posibilidad de encargar los envíos online, pagar desde la web o hacer el seguimiento del estado de los envíos por Internet.

Administraciones Públicas.

La mayoría ofrece a los ciudadanos la posibilidad de hacer sus trámites administrativos a través de Internet. Muchas administraciones públicas están comenzando a implantar un registro electrónico o telemático, que cumple la misma función y tiene la misma validez legal que el registro tradicional, garantizando la autenticación de ambas partes, la integridad y confidencialidad de la información y el sellado y fechado digital de los documentos.

La eficacia del registro electrónico requiere una óptima interconexión entre los distintos organismos públicos, a fin de que pueda darse una adecuada comunicación de documentos electrónicos entre ellos, desde el registro de entrada hasta el órgano que se encargue de su tramitación.

Adecuada transmisión: dos herramientas principales

• Portafirmas electrónico

Facilita a los órganos y las unidades administrativas el uso de la firma electrónica, con la consiguiente afiliación de la actividad administrativa. La firma electrónica de un documento a través de esta herramienta incluye un código seguro de verificación mediante el cual se puede contrastar su integridad y autenticidad.

• Certificado digital.

Documento electrónico que establece que a un ciudadano (nombre y NIF) le corresponde una clave pública determinada. La firma digital o electrónica equivale a la firma autografiada. Gracias a la existencia de una entidad de certificación se garantiza que esta asociación entre clave pública e identidad ciudadana sea válida. En España existen varias autoridades certificadoras, como la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre o la ACE (Agencia de Certificación Electrónica).

Medidas para la protección de la información

A. Para documentación que no contenga información especialmente sensible

• Crear un procedimiento claro y sencillo que guíe su uso y manipulación.
• Elaborar plan de actuación por cualquier tipo de incendio, inundación o fallo eléctrico, que ponga en riesgo la documentación escrita.
• Nombrar a un responsable de seguridad del archivo físico. Encargada de establecer normas internas de entrada, clasificación, conservación, usos y salida de cualquier documento; conocerá la ubicación de toda la documentación.
• Establecer mecanismos que impidan la divulgación de aquella documentación.
• Exigir a los trabajadores secreto y confidencialidad respecto de la información proporcionada por los clientes de la empresa. Es el secreto profesional.

B. Para datos almacenados en soporte electrónico.

• Hacer copias de seguridad de dichos datos con frecuencia para evitar una posible pérdida accidental de información relevante.
• Establecer accesos restringidos a los equipos informáticos estableciendo contraseñas individuales y permitiendo el acceso a la información según el perfil de usuario.
• Permitir, en el caso de determinados archivos, solo su lectura y no su modificación.
• Instalar en todos los equipos informáticos un software para protegerlos de posibles virus, así como un firewall con el que eviten accesos externos no autorizados al equipo.
• Usar, en caso del correo electrónico, programas de cifrado y encriptación que eviten accesos no autorizados.

C. Para documentos escritos e informáticos que contienen datos personales y confidenciales

• Utilizar, tratándose de documentos que contengan datos identificativos de personas o empresas, sistemas de archivo con mecanismos que dificulten el acceso a ellos por parte de personal no autorizado.
• Desarrollar, en el caso de documentación donde se encuentren datos relativos a niveles de ingresos, datos financieros, multas, antecedentes penales, etc., una auditoría de seguridad de datos adicional con una periodicidad no superior a dos años.
• En documentación con datos relativos a investigaciones policiales, ideología, afiliación sindical, creencias, salud, orientación sexual, etc., establecer, adicionalmente a las medidas anteriores, un acceso restringido con llave al archivo. Este acceso se permitirá solo a personal autorizado, estableciéndose controles tanto en la reproducción de dicha documentación como en la destrucción de copias.

Aplicación de la ley de protección de datos

La legislación se ha encargado de establecer límites al acceso y la cesión de datos personales.

Objetivo: «Garantizar y proteger los derechos y las libertades de las personas físicas, en especial su honor y su intimidad»

• Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos y Garantías y Derechos Digitales (LOPDGDD),
• Reglamento de la UE 2016/679, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de sus datos personales y a la libre circulación de estos (RGPD).

Aplicable a toda empresa con archivos en España, independientemente de si esta es nacional o extranjera.

Aplicación de la ley de protección de datos

Toda empresa o empresario que desarrolle una actividad empresarial en territorio español y trabaje con datos personales estará obligado, entre otros aspectos, a:

• Deberá notificar a la Agencia Española de Protección de Datos los ficheros de datos personales que posea o las aplicaciones informáticas que utilice para su gestión. A tal fin utilizará el sistema telemático NOTA.
• Tendrá que redactar un documento de seguridad que refleje las políticas, las normas y los procedimientos aplicables a la gestión de los datos personales almacenados. Recogerá las medidas que se van a desarrollar en la empresa para proteger la confidencialidad de los datos personales y se aplicarán a cualquier documento que contenga información sensible.

Aplicación de la ley de protección de datos

Obligado a:

• Habrá de firmar contratos de encargo de tratamiento de datos con aquellas empresas o profesionales que, en el desarrollo de la prestación de un servicio, accedan a dichos datos personales.
• Deberá informar a los titulares de los datos de que está cumpliendo con la normativa relativa a la protección de estos, especialmente en lo concerniente a:

○La recogida del consentimiento en el tratamiento de datos.

○La guarda del secreto y la confidencialidad de los datos.

○El ejercicio de sus derechos sobre dichos datos, especialmente en cuanto a la información, la consulta, el acceso, la cancelación, la cesión y la oposición.