Gestión Documental: Archivo, Clasificación y Seguridad

Gestión Documental

Archivo

Definición: Conjunto ordenado de documentos creados por una persona, entidad o institución en el ejercicio de sus actividades que se guardan siguiendo unos criterios previamente establecidos en un lugar determinado.

Acepciones:

• Conjunto de documentos producidos
• Lugar donde la empresa conserva los documentos
• Institución responsable de la acogida, conservación y servicio de los documentos. Servicio especializado cuya misión consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos.

Documentos

Tipos:

• Textuales: Información mediante texto escrito, soporte papel. Manuscritos (factura, carta comercial)
• Gráficos: Información representada por formas y colores. Mapas, planos.
• Imágenes: Representación visual del objeto. Fotos, diapositivas.
• Audiovisuales: Registros visuales y sonoros. Discos, cintas.
• Informáticos: Reproducciones magnéticas del ordenador. Documento de Word, hoja de cálculo.

Funciones:

• Conservar documentación
• Centro activo de información
• Medio de consulta
• Elemento probatorio

Clasificación

Por Frecuencia de Utilización:

• Activo: Vigente o de gestión, consultados de manera constante.
• Semiactivo: Intermedio, documentos que ya cumplieron su trámite pero por razones legales siguen en curso.
• Permanente: Información vital para la compañía, nivel de consulta muy bajo.

Por Ubicación del Archivo:

• Centralizado: Documentos guardados en el mismo lugar y están a cargo de una o varias personas. Conserva la totalidad de los documentos de la empresa.
• Descentralizado: Documentos en cada uno de los departamentos y secciones donde se originan o utilizan. Comprende el archivo de gestión e intermedio.
• Mixto: Compagina la existencia de documentos en cada uno de sus departamentos con otros que están centralizados en un único lugar.

Por Tipo de Soporte:

• Convencional (papel): Archivo mayoritariamente en las empresas. Documentos generados en papel. Se almacena en carpetas o armarios. Inconveniente de mucho espacio.
• Informático (digital): Se conservan en ficheros automatizados. Ventajas: ahorro de espacio, rapidez de localización, facilidad de transporte y abaratamiento de costes.

Problemas de Seguridad en Archivos Convencionales

• Deterioro: Por el propio uso, envejecimiento del documento, uso descuidado o causa de manipulaciones incorrectas.
• Pérdida: Pérdida por robo, destrucción...
• Avería: En el local donde se almacena el archivo: incendio, inundación.

Confidencialidad y Difusión

• Pública: Pueden tener acceso todas las personas de la empresa. Reproducción permitida.
• Restringida: Requiere autorización para su entrega a las personas que lo soliciten. Acceso a personal autorizado dentro de la empresa.
• Confidencial: Aquella cuya divulgación puede causar perjuicios a la empresa. Solo tienen acceso las personas autorizadas. Se identifica con el sello de confidencial.

Clasificar y Ordenar

Clasificar es organizar un conjunto de documentos en grupos con unas características comunes. Para clasificarlos hay que analizar sus peculiaridades y hacer una recopilación de todos los documentos comunes.

Ordenar es unir todos los documentos de cada grupo según unos criterios de organización con el fin de facilitar su localización.