Gestión Documental y Archivística: Principios, Conceptos Clave y Procesos

Gestión Documental y Archivística

Valor Primario y Secundario de los Documentos

Valor primario: Surge con la génesis documental y otorga sustancialmente interés administrativo (de utilidad para la Administración en sus negocios habituales), legal (de garantía y aval de derechos y obligaciones) y fiscal (en el uso de quehaceres de carácter económico). Valor secundario: Con el tiempo los documentos pierden los valores antes citados y ganan -sólo algunos- valor histórico e informativo. Record Management: Su traducción es Gestión de Datos. Tiene su origen en la pretensión de solucionar los problemas de las Administraciones, debido al crecimiento documental.

Principio de Procedencia y Respeto a los Fondos Documentales

Principio de Procedencia: Es el principio básico de la Archivística. Para muchos, el principio de procedencia es el momento clave en la que la Archivística se “convierte” en ciencia. Definición: Hay 2 condiciones.

1. El principio de respeto de los fondos: Consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos provenientes de diferentes administraciones, establecimientos o personas naturales determinados.
2. El llamado principio de respeto al orden natural de los documentos: Según el cual se debe mantener la disposición original en que han ido surgiendo los documentos, fruto de las actividades y procedimientos seguidos en la institución.

Respeto a los fondos documentales: Es una condición del Principio de Procedencia. Consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos provenientes de diferentes administraciones, establecimientos o personas naturales determinados.

Archivo, Fondo Documental, Fondo, Sección y Serie Documental

Archivo: Archivo es el sistema de información constituido por uno o más sistemas orgánicos de documentos, independientemente de la fecha, forma o soporte material, producidos, recibidos o acumulados naturalmente por cualquier persona física o jurídica, pública o privada, en el ejercicio de sus funciones, actividades y procedimientos, reunidos, organizados y conservados mediante principios y metodología científica, como garantía de derecho y como fuentes de información, en un depósito gestionado por personal cualificado, para obtener una gestión de calidad. Fondo Documental: Conjunto de documentos o costes generados por cada uno de los supuestos productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias. Fondo: Conjunto de documentos con un mismo origen, agrupados en virtud del principio de respeto a los fondos. Sección: Cada una de las divisiones primarias del cuadro de clasificación de un archivo. Están vinculadas a las grandes funciones (o varias funciones de una sola materia de actuación). Serie Documental: Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulada por la misma norma jurídica y/o de procedimiento. Vinculadas, por tanto, a las actividades administrativas.

Cuadro de Clasificación

Estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones que generan la creación o la recepción de documentos. Se trata en suma de un sistema que organiza intelectualmente la información y que permite situar los documentos en sus relaciones los unos con los otros para constituir eso que se llama generalmente expedientes. El fondo, la sección y la serie forman este cuadro.

Documento Archivístico, Clase, Tipología, Formato y Tradición Documental

Documento archivístico: Expresión generada naturalmente (debe ser natural) de carácter íntegro, ingenuo y seriado, conservado como garantía jurídica y fuente de información. Clase Documental: Atributo extrínseco del documento, que alude a los medios por el que se transmite el contenido (textuales/gráficos/sonoros/audiovisuales/electrónicos). Tipología Documental:

Atributo extrínseco del documento, que configura la información expresada mediante diferentes cláusulas y disposiciones. Está estrechamente vinculada a las actividades de la institución que las genera; derivándose infinitud de tipos documentales. Formato Documental: Atributo extrínseco del documento vinculado al soporte y manera en que los documentos se reúnen. Tradición documental o forma documental:

Atributo extrínseco del documento que hace referencia a la afinidad que mantiene con el documento primigenio y con el hecho documentado (borrador/minuta/original/categorías intermedias…). Minuta: Documento preparatorio del original. Son breves. No van firmados. Se conservan en archivos de oficina por no tener valor jurídico (ya que no están firmados), pero sí tienen valor administrativo.

Edad del Documento y Etapas del Archivo

Edad del Documento: Es la etapa a la que pertenece un documento en un momento determinado de su vida. Existen tres etapas, son las siguientes, en orden cronológico:

1. 1ª etapa o edad administrativa: De creación y uso, donde el documento tiene valor primario y activo, formando parte de los archivos de gestión.
2. 2ª etapa o edad intermedia: Donde el documento, con valor semiadministrativo y semiactivo, forma parte de los archivos intermedios.
3. 3ª etapa o edad histórica: De custodia y consulta cultural e informativa, donde el documento se apropia únicamente de valor histórico permanente, con valor inactivo, y es guardado en los archivos históricos. La edad del documento está relacionada directamente con las etapas del archivo.

Tipos de Archivos

Archivo Corriente o de Oficina: Son los que conforma la documentación activa, se usa para conseguir las actividades y funciones que tiene encomendada la entidad generadora de los documentos, son archivos que se ubican en oficinas, y se usan para la gestión diaria de los negocios corrientes. Archivo Central o de Depósito: Formados por la documentación semi-activa de primer grado, de posible utilidad para funciones administrativas. Compuesto por documentos que le son transferidos desde los diversos archivos de gestión. Archivo Central: Son los conceptos de segundo grado, de extraña utilidad para funciones administrativas dado que prácticamente ha desgastado su valor activo. Compuesto por la documentación que le es transferida desde el archivo o archivos centrales. Se realizan las labores de valoración, selección con objeto de custodiar solo lo oportuno y pertinente. Archivo Histórico: Son los formados por documentación inactiva, es decir, sin valor administrativo, que ha sido seleccionada por contener valor informativo, histórico y cultural. Ramas regionales de la CIA: Intentan promover el desarrollo de los archivos en una región mundial determinada. Hay 9 ramas regionales y buscan favorecer el desarrollo de los archivos en zonas más desfavorecidas.

Valoración e Identificación Documental

Valoración Documental: Es una de las tareas más difíciles y comprometedoras que tiene que realizar el archivero. Algunos la han definido como el proceso de análisis y selección cuyo objetivo es establecer los plazos de transferencia, la conservación y el acceso a las series documentales. Está ligada a la teoría de las tres edades. Existen dos tipos de valoración:

1. La que se hace en los archivos centrales que se centra en el establecimiento de los valores primarios. La realiza solo el archivero, con la colaboración de los productores de la producción. Tiene como objeto delimitar los plazos de transferencia y saber la preinscripción administrativa y legal de esa documentación.
2. La valoración se realiza en los archivos intermedios, por los archiveros, productores de la documentación, investigadores (historiadores) y representantes del Archivo Central. Esta valoración tiene que concluir con un cuadro, un calendario de selección y de eliminación, donde se va a recoger las series documentales para su eliminación.

Identificación Documental: Tiene como objeto investigar las categorías administrativas y archivísticas en las que se sustenta la estructura de un fondo.

Relación de Entrega de Documentos y Transferencias

Relación de Entrega de Documentos: Documento normalizado con los datos identificativos de los archivos (emisor y receptor) y de la documentación remitida (breve descripción, plazos de conservación, fechas extremas, etc.). Uno de los impresos será para el archivo emisor y los otros dos para el archivo receptor. Cumple una finalidad jurídica, de gestión y de información. Transferencias:

Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de serie documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la valoración para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos. Valoración Documental:

Es una de las tareas más difíciles y comprometedoras que tiene que realizar el archivero. Algunos la han definido como el proceso de análisis y selección cuyo objetivo es establecer los plazos de transferencia, la conservación y el acceso a las series documentales. Está ligada a la teoría de las tres edades. Catálogo Documental:

El Catálogo de disposición documental es la herramienta clave para llevar a cabo la valoración de los documentos, pues contiene los plazos de conservación que afectan a cada una de las series durante su ciclo vital. En el catálogo se fijan los periodos de conservación en la fase de actividad-trámite y semiactividad-concentración y la disposición de la documentación al alcanzar la fase de inactividad (ya sea de transferencia al archivo histórico o de eliminación total o parcial de la serie)

Inventario de Bienes Muebles:

Objetividad Documental:

Ley de Patrimonio Histórico: