Gestión de Datos e Información: Claves para una Comunicación Eficaz
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Gestión de Datos e Información
- La Gestión de Datos (La Información)
En términos generales, la información se define como la “comunicación o adquisición de conocimientos que permiten ampliar o precisar los conocimientos que se poseen de una materia determinada”.
La necesidad de información está estrechamente relacionada con el desarrollo económico y social. La investigación, la planificación y la toma de decisiones exigen información precisa, oportuna, completa, coherente y adaptada a las necesidades específicas del demandante y a cada circunstancia.
La expansión de la información en todos los sectores políticos, económicos y sociales en los últimos años permite calificarla como una segunda revolución industrial, marcando el comienzo de una nueva era en el desarrollo de la Humanidad.
Dato vs. Información
La información es un dato procesado, es decir, útil. Un dato es un hecho, un acontecimiento, un número; la materia prima para la información.
Agregación de la Información
El nivel más bajo de información es el bit, seguido por el octeto, y así sucesivamente hasta llegar al nivel de Base de Datos.
Cualidades de la Información
El crecimiento de las necesidades de información y su mayor disponibilidad pueden producir una “polución informativa” si no se toman medidas. En tal caso, la información pierde sus cualidades y no cumple sus objetivos, siendo más nociva que beneficiosa. Para evitar esto, la información debe cumplir con las siguientes cualidades:
Precisión
Se refiere al porcentaje de información correcta sobre la información total del sistema (fichero, base de datos, etc.). Existe una distinción entre “Exactitud” y “Precisión”.
Oportunidad
Se refiere al tiempo transcurrido desde que se produjo el hecho que originó el dato hasta que la información se pone a disposición del usuario. La oportunidad depende de cada aplicación. Por ejemplo, un tiempo de proceso de meses no resta oportunidad a una aplicación que maneja millones de datos de carácter estable, como el censo. Sin embargo, es inadmisible esta demora en la obtención de indicadores de coyuntura, como el IPC mensual.
Compleción
La información ha de ser completa para cumplir sus fines. La compleción absoluta es imposible, por lo que se busca alcanzar un nivel suficiente, que depende de:
- Los datos existentes en el sistema de información.
- Los datos que el sistema es capaz de localizar ante una consulta concreta, relacionados con la flexibilidad e idoneidad del lenguaje de recuperación de los datos y con el acierto en la formulación de la consulta.
En resumen, la compleción no solo es función de la información en sí misma, sino también de factores técnicos y humanos.
Significado
La información suministrada al usuario ha de poseer el máximo contenido semántico posible, siendo comprensible e interesante. No se deben proporcionar grandes masas de información que no puedan ser asimiladas. Un volumen de información justo es indispensable para que ésta sea significativa.
Coherencia
La información contenida en el sistema debe ser coherente en sí misma y consistente con las reglas semánticas del mundo real al que ha de representar fielmente. Esta cualidad, conocida como INTEGRIDAD en las bases de datos, coincide en parte con el concepto de PRECISIÓN.
Seguridad
La información ha de ser protegida tanto frente a su deterioro (por causas físicas o lógicas) como frente a accesos no autorizados. La seguridad de la información está adquiriendo gran relevancia con la difusión de las comunicaciones y la extensión de redes como internet e intranet. Actualmente, el concepto de seguridad comprende los conceptos de confidencialidad, disponibilidad e integridad, que se tratarán más ampliamente en otros capítulos.