Gestión de Correspondencia Empresarial: Tipos, Procesos y Herramientas Digitales

Definición de Correspondencia

La correspondencia es el medio por el cual se transmite un mensaje escrito en la empresa, sea cual sea el soporte.

Tipos de Mensajería

Se clasifica en:

• Mensajería interna: circula entre los distintos departamentos, servicios o personas.
• Mensajería externa: tiene lugar en la empresa entre la empresa y otras empresas, proveedores, clientes u organismos públicos, y son:
  • Entrada: es la que recibe la empresa; hay que recepcionarla, registrarla, clasificarla y distribuirla.
  • Salida: la que sale de la empresa; hay que recogerla de los distintos departamentos o servicios de la empresa, clasificarla, registrarla y enviarla en los plazos y formas requeridos.

Correspondencia de Entrada (Fases)

• Recogida: se recibe a través de correo, fax, servicio de mensajería. Se recibe en la dirección postal de la empresa. La empresa puede contratar en el servicio de correos un apartado postal y deberán recogerla en la correspondiente oficina de correos.

Pasos a seguir en la recepción

1. Firmar: albarán o el acuse de recibo en caso de documentos.
2. Apertura: antes de abrir el documento, debemos tener en cuenta que algunas comunicaciones son de carácter privado; si es así, vendrá señalado en el sobre con las inscripciones "a la atención de", "confidencial", "personal", o "reservado" u otros similares. Entonces, este tipo de correspondencia no se abre y se entrega directamente al destinatario.
3. Fecha: si el documento no contiene fecha, debemos escribir la que aparece en el matasellos, en el borde superior derecho del sobre.
4. Remitente: si en el documento no aparecen los datos del remitente, debemos grapar a los documentos el sobre con la dirección.
5. Contenido: comprobar el contenido del paquete del sobre, es decir, que todos los documentos a los que nos hacemos referencia el escrito. Los documentos adjuntos deben sujetarse al escrito normalmente con un clip para evitar su extravío.
6. Bandeja de entrada: una vez abierta y comprobado todo el contenido, se coloca en bandeja de entrada para proceder al registro.

Se registra

• Correo electrónico: siempre que la organización o administración quiera dejar constancia, se imprime y se registra.
• Documentos: que lleguen a través del fax, los documentos relevantes de la actividad comercial.

Pasos a seguir en el registro

1. Consiste en estampar un sello en la parte superior del documento, asignando un número correlativo anotado en la fecha. En algunos organismos públicos, el sello se sustituye por una inscripción mecánica o una pegatina en la que constan los mismos datos (número y fecha).
2. Una vez enumerado, se anota en el registro de entrada de correspondencia con los datos siguientes:
   • Número de registro: el número correlativo que se le ha asignado a la documentación.
   • Fecha: (fecha de llegada a la empresa o a un documento público).
   • Remitente: se anota el nombre y dirección de la persona o empresa que envía la documentación.
   • Clase: indica si es carta, telegrama, tarjeta postal, libro, paquete, etc.
   • Anexo: señala si se adjuntan otros documentos como pedidos, cobro, pago, reclamaciones, presupuesto, etc. En el caso de haber más de un asunto, se indican las palabras "varias".
   • Destinatario: anotamos la persona o el departamento al que va dirigida la correspondencia.

Clasificación

1. Según fecha de carta, impresas, facturas, o algún tipo de paquetería. Para ello se suele disponer de bandejas o estantes clarificativos.
2. Se diferencia entre correo urgente, correo ordinario y certificado y documentación confidencial o personal.

Con el resto de correspondencia procedemos según las reglas:

• Regla 1: El correo que viene dirigido a nombre de una persona o departamento concreto de la empresa se coloca en las casillas correspondientes.
• Regla 2: Si un documento afecta a más de un departamento, se debe hacer una fotocopia para cada uno de ellos; el original irá al departamento destinatario y las copias al resto de departamentos.
• Regla 3: La correspondencia que llega sin especificar personas o destinatario se tiene que apartar para ser suele tratarse de publicidad, catálogos, etc.
• Regla 4: Si los datos del destinatario son insuficientes o erróneos, se apartará para aclarar su posible identificación.
• Regla 5: Cuando por error se recibe un correo que no va dirigido a la empresa, se aparta para remitirlo a la oficina de correos.

Distribución

Pensar en el recorrido, especificando los despachos y los departamentos que se deben visitar en cada entrega. En algunas empresas u organizaciones, la entrega no se hace a mano, sino que existen bandejas específicas para dejar la correspondencia; cada departamento tendrá al menos dos bandejas: de entrada y salida.

Correspondencia de Salida

La que se origina en una organización para comunicarse con el exterior, bien a través del servicio de correos, empresas privadas, de mensajería, o de fax, etc.

Pasos

1. Elaboración y comprobación previa: se realiza en el departamento que origina la comunicación.
2. Se presenta a la persona responsable: para que la firme, se entrega en una carpeta con separadores internos, denominaciones "portafirmas".
3. Se hacen 3 copias del documento y se envía el registro y una vez registrada:
   • 1 copia se envía (original).
   • 1 copia se queda el registro.
   • 1 copia se devuelve al departamento que originó la documentación para incorporarlo al expediente.

La recogida se puede realizar

1. El personal del propio departamento se encarga de llevarla al registro.
2. Se deposita en las bandejas del registro de salida habilitada en el departamento de registro.

Registro

1. Estampamos el sello de la correspondencia de salida en la parte superior del documento en el que se asigna el número correlativo y la fecha de salida.
2. Después hay que apuntar en el registro de salida: Número de registro, Fecha (salida), fecha del documento, destinatario, clase de envío, anexo, asunto, observaciones -> Departamento de compras.

Expedición o envío

Cada uno de los trabajadores de un departamento, hace llegar sus envíos a la persona encargada de registrar la correspondencia (recogen la correspondencia en encargado de registro, o la persona que lo elabora). La persona encargada comprueba que aparezcan todos los datos, del destinatario de cada envío y adjunta los anexos.

Etapas

1. Plegado del documento: siempre con el contenido hacia dentro y el membrete hacia fuera (A-4 en 3 partes).
2. Franqueo: consiste en pegar y pagar el transporte y reparto que generalmente se envía por correo postal, pero existen otros métodos como correo postal que tiene un sello o impresión.
3. El traslado de la paquetería o documentación a la oficina de correos, o las agencias de mensajería y paquetería o se avisa para recogerlo.

Procedimiento con la Administración Pública

Tanto en la relación con los ciudadanos como en la coordinación entre sus empleados, precisa de instrumentos mediante los cuales dan entrada y salida a la documentación generada.

Procedimientos en el registro público

El registro de entrada y salida de documentos en la administración pública cumple una doble función:

1. Suministrar al ciudadano una prueba fehaciente de la presentación de documentación.
2. Dar salida a la documentación generada por la administración.

Los documentos llegan al registro público

1. A través del mostrador.
2. Desde otras dependencias administrativas por correo electrónico.
3. Por correo ordinario.
4. Telemáticamente.

El interesado tiene derecho a recibir justificante de la presentación de la documentación en la que se presenta. (fotocopia).

Compañías de Mensajería

Compañías de mensajería de capital privado que surgieron para cubrir servicios que en ese momento el servicio de correos no cubrían.

Tipos

• Nacionales:
  • Urgente: llega al destinatario el mismo día.
  • Días siguientes: a lo largo del día.
  • Nocturno: llega a primera hora del día siguiente.
  • Día de la semana: elegir el día de la semana.
  • Envíos Insulares: entre 1-7 días.
• Servicios complementarios: reembolso, agencia- agencia / oficina- oficina, confirmación entrega, valor declarado, servicio buzón.
• Internacionales: dividido por zona geográficas.

Medios Telemáticos: Funciones y Procedimientos

Las empresas han encontrado la forma de incrementar su productividad y el ahorro de tiempo y costes en sus envíos.

Servicios de envío online (a la oficina de correo)

• Correo digital: redacta cartas y tarjetas postales desde el ordenador. Solo hay que escribir el contenido e indicar los destinatarios y las direcciones del envío.
• Franqueo electrónico: paga a través de internet mediante tarjeta bancaria u otros servicios electrónicos.
• Telegrama: el envío de telegramas por internet desde el ordenador a cualquier punto de España. Solo hay que redactar el contenido e indicar su destinatario; se transmite de forma inmediata.
• Identificación de certificados y notificaciones: se obtiene un listado y unas etiquetas, para pegarlas a las cartas o imprimirlas en los sobres. Estas etiquetas llevan un código de barras que identifica cada uno de los envíos de la lista.
• Tu sello: se puede encargar sellos personalizados con imágenes propias.

Servicios online de Compañías de Mensajería

• Encargar los envíos online.
• Realizar el seguimiento online del estado de los envíos.
• Pagar desde la web mediante tarjeta.

Administración Electrónica

La administración pública ha dejado de dar prioridad a la relación presencial con el ciudadano.

Pilares

1. Registrar telemáticamente un documento electrónico con la misma validez que un documento en papel.
2. Firmar telemáticamente cualquier documento con la misma validez que una firma manuscrita.

Registro Electrónico

Tiene la misma validez legal que el tradicional. La transmisión electrónica garantiza la autenticación de ambas partes:

• Suministrar al ciudadano una prueba fehaciente de la presentación de documentación.
• Dar salida a la documentación generada por la administración.

El Portafirmas Electrónico

Es una herramienta que facilita el uso de la firma electrónica a las unidades administrativas.

Siguiente agilización

1. El impulso de la práctica de la firma electrónica por parte de los empleados públicos.
2. La agilización de los trámites administrativos.
3. La desaparición progresiva del soporte físico de los documentos y de la circulación de estos a través de los organismos.
4. La posibilidad de firmar documentos en cualquier lugar incluso fuera del trabajo.