Gestión de la Correspondencia Empresarial

1. Entrada de Correspondencia

La entrada de correspondencia se refiere al correo que recibe la empresa procedente del exterior. Este proceso se divide en tres fases:

1.1 Recepción y Clasificación

Esta fase se inicia cuando los documentos llegan a la empresa. Los pasos a seguir son:

• Recepción: Los documentos pueden recibirse directamente en la dirección postal o en un apartado de correos.
• Apertura y comprobación del contenido: Es importante no abrir sobres que indiquen "Confidencial" o "Reservado". Se debe comprobar si hay documentos anexos, como facturas o cheques, y en caso afirmativo, se sujetarán al documento principal. Si la dirección aparece en el documento, se puede desechar el sobre.
• Clasificación: Los documentos se clasifican por tipo (cartas, impresos, paquetes, catálogos, etc.) y por el departamento o persona a la que van dirigidos.

1.2 Registro de Entrada

El registro de entrada es obligatorio para registros públicos y voluntario para empresas privadas. Las tareas principales son:

• Numeración: Se asigna un número a cada documento, se le coloca un sello y una pegatina con el número de registro y la fecha de entrada.
• Registro: Se anota en el libro de registro el número de registro, la fecha, el remitente, la clase de documento, los anexos, etc.

1.3 Distribución

Los documentos se clasifican para planificar los recorridos. Se entrega primero la correspondencia urgente, las comunicaciones privadas se entregan en mano y cuando un documento afecta a más de un departamento, se hacen copias.

2. Salida de Correspondencia

La salida de correspondencia se refiere a la comunicación que se origina en la organización con el fin de comunicarse con el exterior. Consta de tres etapas:

2.1 Confección y Preparación

En esta etapa se redactan los documentos, se imprimen las copias, se firman y se organiza la correspondencia para su envío.

2.2 Registro de Salida

Se coloca un sello y una etiqueta al documento, y se anota la fecha de salida junto con un número de registro.

2.3 Expedición o Envío

• Plegado y ensobrado: Se introduce el contenido en el sobre con el membrete hacia afuera. Los anexos se colocan dentro. Se escriben los datos del destinatario en la parte frontal del sobre. Los documentos se pliegan en tres partes.
• Franqueo: Se coloca el sello postal, franqueo pagado, franqueo en destino o se utiliza franqueo a máquina.
• Envío: La paquetería se lleva a las oficinas de Correos para su envío.

3. Servicios Postales

Los servicios postales realizan actividades de recogida, transporte y reparto de objetos postales.

3.1 Correos

Correos es una empresa pública que presta el servicio postal universal, atendiendo a todos los ciudadanos en igualdad de condiciones. Existen diferentes tipos de envío (consultar imagen).

3.2 Servicios Privados de Mensajería y Paquetería

Estas empresas, como Seur o DHL, recogen el envío en el domicilio del cliente y lo entregan en la dirección del destinatario.

4. Correo Electrónico

Las empresas contratan direcciones de correo electrónico de pago con más prestaciones. Para facilitar el trabajo, se utilizan atajos para organizar los mensajes en carpetas, filtros, grupos de contactos, programación de envíos, respuestas automáticas y firmas de correo.

4.1 Registro Electrónico

Para realizar trámites telemáticos con la Administración Pública, es necesario identificarse con un certificado digital.

4.2 Certificado Digital

Es un documento electrónico que sirve para identificar a una persona. Contiene datos de verificación que confirman su identidad, permitiendo realizar trámites online. Existen dos tipos: certificado software (un fichero que se instala en el ordenador) y certificado hardware (una tarjeta o chip).

4.3 Firma Digital

Es un conjunto de datos asociados a un documento electrónico que permite asegurar la identificación del firmante, la integridad del documento y el no repudio. Disponer del certificado digital es obligatorio para las personas jurídicas y recomendable para las personas físicas.

5. Otros Documentos Empresariales

5.1 Aviso

Documento breve para informar a un gran número de personas sobre algo importante. Se inicia con "AVISO" o "ANUNCIO". Suelen colocarse en tablones de anuncios. En la parte inferior derecha se escribe la ciudad y la fecha, y más abajo, la firma del responsable.

5.2 Memorando

Documento para transmitir órdenes o recomendaciones, generalmente entre departamentos de la misma empresa. Comienza con "MEMORANDO", seguido del departamento emisor y el receptor.

5.3 Convocatoria

Documento para citar a una reunión, asamblea, junta o evento. Debe constar el lugar, la fecha, la hora, el orden del día con los asuntos a tratar, la fecha del documento y la firma del remitente.

5.4 Acta

Documento que refleja lo acontecido en una reunión. El secretario toma notas durante la reunión para redactar el acta. Incluye la lista de asistentes, el orden del día (lectura del acta anterior, aprobación, ruegos y preguntas), el desarrollo de la junta y el cierre de la sesión con la firma del presidente y el secretario.

5.5 Instancia o Solicitud

Documento para solicitar algo a la Administración Pública. En la parte superior izquierda se coloca el membrete con la dirección del remitente. Debajo, los datos personales del solicitante. A continuación, se escribe "EXPONGO" o "EXPONE" seguido de la explicación, "SOLICITO" o "SOLICITA" y lo que se solicita. Por último, se indica el lugar, la fecha y la firma del solicitante.

5.6 Oficio

Documento utilizado por las Administraciones Públicas para comunicarse entre sí, con particulares y empresas. En la parte superior derecha se indica la administración emisora. Debajo, en el centro, el asunto y la referencia. A continuación, el destinatario. Luego, el cuerpo del texto. Finalmente, en la parte inferior derecha, el sello del organismo, el lugar, la fecha y la firma del responsable.

5.7 Recurso

Documento que se dirige a un órgano de la Administración para mostrar desacuerdo con una resolución. Se solicita la modificación del acto o resolución inicial. Se debe indicar la resolución contra la que se recurre.

5.8 Informe

Documento que recoge la descripción detallada de datos, hechos o acontecimientos. Debe ser objetivo, con lenguaje especializado, confidencial y redactado de forma impersonal. Existen diferentes tipos: personal o empresarial, descriptivo o evaluativo e interno o externo.

5.9 Memoria

Tipo de informe que describe las actividades realizadas durante un periodo de tiempo concreto. Incluye el título, el índice, la introducción con los objetivos, el desarrollo, las conclusiones y, opcionalmente, anexos.

5.10 Certificado

Documento que da constancia de un hecho determinado. Emitido por una persona autorizada. En la parte superior izquierda se coloca el logotipo y el nombre de la empresa emisora. A la derecha, la dirección, ciudad, correo electrónico, código postal y teléfono. En el centro, el nombre y apellido del interesado. Debajo, "CERTIFICA" y el texto del certificado, comenzando con "Que". Abajo, la frase de cierre con el lugar, la fecha y la hora en letra. Por último, el sello de la empresa y la firma.

5.11 Saludo

Documento de cortesía, breve y ceremonioso, utilizado por altos cargos y autoridades para saludar.

5.12 Invitación

Documento para invitar a un acto. Se suele utilizar papel de calidad con un diseño atractivo. Debe incluir la fecha, hora y lugar del evento.

5.13 Tarjeta de Visita

Incluye los datos de la empresa o de alguno de sus miembros. Sirve para que las personas interesadas en la empresa puedan contactar fácilmente.

5.14 Nota de Prensa

Comunicación escrita elaborada por una empresa y dirigida a los medios de comunicación para informar sobre un asunto relevante. Comienza con el encabezado, que incluye el logotipo de la empresa, la fecha de envío y una imagen. A continuación, un resumen del contenido. Luego, el cuerpo del texto con el desarrollo de la información y la descripción de la empresa, incluyendo los datos de contacto.