Gestión y Conservación de Documentación Empresarial: Normativa y Sistemas
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SESION5
3.1.3. Sistemas y métodos de archivo de la documentación
✓En las empresas se Generan muchos documentos, unos son útiles para la gestión empresarial, Otros se conservan por imperativo legal y otros se archivan por tener un carácter histórico para la empresa.
✓La empresa debe proporcionar Información a clientes, proveedores, instituciones públicas… por ello la Documentación se guarda siguiendo un orden.
✓El archivo es el Lugar donde están reunidos de forma ordenada, para garantizar su rápida Consulta.
✓Las funciones del archivo son.
✓Conservación de Documentos.
✓Imperativo legal con Periodo mínimo de conservación.
✓Ley Orgánica 15/1999, 13 Diciembre Protección Datos.
✓RD Legislativo 5/2000, 4 Agosto, sobre Infracciones y sanciones en el orden social.
✓Art. 21. Conservar 5 años La documentación en materia de afiliación, altas, bajas, pago de salarios…
✓RD 22 de Agosto de 1885 se aprueba el Código
De Comercio.
✓Art. 30. Conservar los Libros, correspondencia y documentación de su negocio 6 años (efectos Mercantiles).
✓Ley 58/2003, 17 de Diciembre, General
Tributaria.
✓Art. 70. Conservación de Documentos tributarios, remite a los 6 años que exige el Código de Comercio.
✓Orden INT/1922/2003, 3 de Julio, sobre Libros de registro y partes de entrada de viajeros en establecimientos De hostelería.
✓Segundo. 5. Conservar los Libros de registro durante 3 años, proporcionar información sobre como funciona La organización, servir de medio de consulta.
✓Existen diversos sistemas Y métodos de archivo.
✓Archivo del puesto:
Uso frecuente del
Usuario, de aquí pasa al departamento, cajas, armarios, archivadores.
▪Archivo departamental.
▪Archivo corporativo:
documentos con valor historio y legal, se revisan d forma esporádica, no se eliminan
3.1.4. Normativa de gestión documental
✓Para emitir facturas, se Deben tener en cuenta las siguientes normas.
✓Proveedor debe emitir la Factura en 15 días naturales máximo desde que se realiza la operación.
✓Ley 3/2004, 29 de Diciembre, Medidas contra la morosidad (art. 4)
✓Proveedor debe expedir la Factura de todas las operaciones conservando copia.
3.1.5. Las nuevas tecnologías en la gestión e interpretación de documentos
✓Las prestaciones que Deben obtenerse de las aplicaciones y programas existentes en nuestro sector Son.
✓Acceso a Internet.
✓Introducción y Modificación de datos.
✓Poder gestionar mas de Una empresa.