Gestión y Conservación de Archivos: Estrategias Eficientes para Empresas
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Archivo de Documentos en Formato Papel
El archivo en formato papel es el sistema tradicional de conservación de información que se ha utilizado durante siglos y que sigue siendo uno de los más extendidos en el ámbito empresarial.
El formato papel genera ciertos problemas al archivar documentos:
- Cuando el volumen de documentos guardados es grande, el espacio ocupado por el archivo se incrementa.
- La localización de un documento concreto resulta un poco más compleja.
- El archivo de todos los documentos escritos, enviados y recibidos es casi imposible.
Purga y Destrucción de Documentos
La destrucción de documentación debe desarrollarse con frecuencia y utilizando métodos que eviten que acceda a ella personal no autorizado.
Con la destrucción de documentos se evita una acumulación innecesaria de documentación.
Para la destrucción se suelen utilizar equipos especializados en dicha labor, como máquinas destructoras de documentación, de las cuales es prácticamente imposible rescatar información.
Archivo Informático de Datos
La utilización generalizada de soportes electrónicos permite el uso, conservación e intercambio de datos de una forma más eficiente gracias a las tecnologías de la información y la comunicación (TIC).
La mayoría de las empresas usan indistintamente tanto formato papel como formato electrónico para el archivo y conservación de datos.
El archivo informático de información tiene una serie de ventajas:
- Los sistemas informáticos de archivo poseen motores de búsqueda muy poderosos que facilitan la localización de información.
- El archivo informático no ocupa tanto espacio físico.
- El archivo en formato papel obliga a estar presente físicamente en el archivo para consultar cualquier información. Sin embargo, gracias a internet, el archivo informático permite la consulta de información en cualquier momento y lugar.
Podemos diferenciar:
- Archivo informático de documentos
- Sistemas de gestión de datos.
Soportes y Materiales de Archivo
La labor de archivo busca como último fin la conservación y localización rápida de cualquier documentación, independientemente de su formato.
La empresa debe elegir, según sus propias necesidades, qué tipo de materiales de archivo utiliza para el alojamiento tanto de documentación escrita como en formato electrónico.
Soportes para el Archivo Informático de Datos
Actualmente existen muchos soportes en los cuales poder conservar archivos informáticos y realizar copias de seguridad:
- Disco duro de ordenador
- Disco duro extraíble.
La Protección de la Información: La LOPD
Las empresas, a la vez que desarrollan una gestión del archivo, también deben proteger los documentos archivados.